Oxford Imunotec e Cezanne HR

L’azienda ha incontrato numerose sfide nella gestione di una forza lavoro eterogenea ed internazionale.

Il team HR si è reso conto che le attività amministrative quotidiane, come gestire ferie ed assenze, stavano ostacolando la propria capacità di operare a livello strategico.

La complessità di gestire una forza lavoro globale comporta la necessità di lavorare con valute differenti e con un ampio numero di normative sul lavoro differenti tra loro. Diventava sempre più chiaro che il software HR che stavano utilizzando non era adeguato alle loro necessità.

“Ci serviva una soluzione efficiente dal punto di vista dei costi e flessibile, che potesse incontrare i nostri bisogni più complessi e che fosse capace di crescere con noi,” afferma il Direttore HR Hailey Mackenzie.

Risolvere la sfida della valutazione delle performance

Trovare un sistema che li aiutasse ad ottimizzare i processi di valutazione delle performance era altrettanto prioritario per l’azienda. Il precedente sistema era lento e non sempre adottato in modo consistente. In più i manager negli USA trovavano difficile gestire la valutazione delle performance, dovendo riportare direttamente all’Europa, con una conseguente mancanza per una parte dello staff di indicazioni e confronti chiari su priorità ed obbiettivi.
“È molto importante che i manager lavorino con il proprio team per impostare obbiettivi che siano basati sulle necessità del business, ed allo stesso tempo che vi sia una comprensione chiara del fatto che le aspettative sono importanti anche per le performance e le motivazioni delle persone,” continua Hayley.

Il modulo di valutazione delle performance è stato implementato a giugno per supportare la valutazione semestrale. I processi di valutazione esistenti sono stati trasferiti sul software con l’aiuto del team di Cezanne HR. I dipendenti ora possono completare la scheda di valutazione dei loro progressi rispetto agli obbiettivi stabiliti nella valutazione annuale di gennaio, direttamente online.

L’informazione viene sottoposta al manager attraverso il sistema, così da permettere l’organizzazione di un colloquio vis-à-vis (o via skype se si tratta di sedi dislocate) per discutere sullo stato di avanzamento. Ogni azione concordata al termine della valutazione viene caricata sul software così da essere sempre a disposizione per responsabili e dipendenti che abbiano necessità di riconsultarla in altre occasioni

I momenti di valutazione più formali, che solitamente si svolgono ad inizio anno, sono l’occasione in cui vengono identificati i bisogni formativi. Con il sistema utilizzato in precedenza, il team HR doveva consultare ogni singola scheda di valutazione per estrarre le informazioni relative alla formazione e salvarle in un foglio di calcolo a parte.

Con Cezanne HR quest’attività, che in precedenza richiedeva molto tempo, non è più necessaria; il sistema prende le informazioni necessarie e le archivia in uno spazio centralizzato, rendendo molto più semplice per lo staff Risorse Umane avere uno sguardo d’insieme sui bisogni formativi presenti in azienda.

“Il software sta rendendo il processo di valutazione delle performance più uniforme ed efficiente, permettendoci di risparmiare tempo”, sottolinea Hayley.

L’abilità di gestire le performance in modo efficace è molto importante per l’azienda, soprattutto perchè alle valutazioni corrispondono aumenti di salari e bonus. “Abbiamo insegnato ai manager in UK e USA ad utilizzare il software Cezanne; è stata anche un’occasione per rinforzare l’importanza della valutazione delle performance, che deve essere organizzata in modo efficiente e chiaro.”

Fino ad ora i feedback dei dipendenti sono stati positivi: Ci vorrà circa un anno per vedere tutti i benefici apportati dal sistema, ma i nostri colleghi hanno ben accolto il cambiamento, trovando Cezanne HR intuitivo e semplice da utilizzare”.

Favorire il coinvolgimento dei dipendenti

L’azienda inoltre vuole cominciare ad utilizzare il portale social, integrato in Cezanne HR. Il portale HR, che offre ai dipendenti uno spazio virtuale in cui reperire informazioni, condividere e collaborare ai progetti, al momento viene utilizzato per archiviare i documenti HR, con il progetto di rimpiazzare con esso l’intranet aziendale.

Guardando avanti, Oxford Immunotec pianifica di utilizzarlo per incoraggiare la condivisione tra colleghi e per costruire un maggiore coinvolgimento con l’azienda. “Ha dimostrato di avere un ottimo potenziale, nonostante per ora stiamo sfruttando solo alcune delle sue funzionalità”.

Semplice ed intuitivo da usare

Trascorso un anno dall’avviamento di Cezanne HR, l’azienda ha raccolto grandi benefici in termini di risparmio di tempo, miglior utilizzo delle risorse ed aumento dell’efficienza. I manager sono stati in grado di guidare i propri team con maggiore efficacia, grazie alle funzionalità Self Service del software, che permettono di autorizzare con semplicità le richieste di ferie e di avere una visione d’insieme di chi è presente così da pianificare al meglio le risorse. Possono anche monitorare le assenze, assicurarsi che i documenti siano completati e caricati, tenendo sotto controllo qualsiasi tematica si sollevi nel team.

I dipendenti hanno apprezzato la semplicità di accesso ai documenti di policy ed ai processi, e la possibilità di caricare e gestire in autonomia i propri dati. L’azienda ha valutato la soluzione estremamente vantaggiosa in termini di efficienza e costi; una delle caratteristiche che fin dal principio aveva attirato l’attenzione sul software Cezanne è infatti il basso costo di avviamento e la modalità “pay as you go” che modula il prezzo sulla base dei dipendenti attivi nel mese.

Il direttore HR ha inoltre valutato la soluzione molto più flessibile di quanto si aspettasse.

“La flessibilità è stata sin dal principio una delle ragioni per cui abbiamo scelto Cezanne HR e nel tempo ha dato prova di esserlo ancora di più di quanto ci aspettassimo in termini di adattabilità alle modalità di lavoro aziendali.”

“Il team di supporto si è sempre dimostrato brillante e rapido nel rispondere alle nostre richieste. Essendo noi una piccolo azienda in rapida crescita ci piace lavorare con fornitori simili a noi, che mostrano lo stesso approccio informale e comprendono i nostri bisogni.”