Alchemy Worx, agenzia di marketing digitale ha deciso di adottare un approccio più strategico alla gestione delle risorse umane, grazie al supporto nella gestione dei dati offerto dalla soluzione software cloud-based HR Cezanne HR.
Alchemy Worx è specializzata in email marketing ed impiega 70 dipendenti presso gli uffici a Londra e Atlanta. L’azienda è cresciuta ad un tasso del 30 per cento all’anno ed ha rapidamente realizzato che il precedente sistema per la gestione delle informazioni sul personale, basato su fogli di calcolo, era ormai inadeguato.
“È stata una vera sfida mantenere il sistema aggiornato con nuovi assunti che arrivavano ogni settimana, così come la gestione di ferie e altre assenze dal lavoro”, afferma il COO Tim Ferguson. “Con il crescere della società, abbiamo capito che dovevamo diventare più professionali, introdurre nuove policy e procedure, e mantenerci sempre più aggiornati sulle nuove normative del lavoro.”
A seguito di una visita alla fiera del software HR, Alchemy Worx ha elaborato una lista di 10 potenziali soluzioni software da implementare. Cezanne HR è stata la prima scelta grazie alla sua flessibilità, interfaccia intuitiva e modalità di pagamento a consumo assai conveniente. “La maggior parte degli altri fornitori proponevano di sviluppare costose soluzioni su misura o ci chiedevano di installare il loro prodotto sui nostri server”, spiega Tim Ferguson. “Quelli di Cezanne, poi, hanno fatto davvero la differenza. Hanno preso il tempo necessario per analizzare le nostre esigenze e comprendere il business, quindi ci hanno offerto la soluzione ideale senza alcun bisogno di personalizzazioni”.
Alchemy Worx è riuscita ad avviare il sistema cloud-based molto rapidamente ed utilizzano Cezanne HR con successo ormai da tre mesi. L’elemento self-service, che permette ai dipendenti di aggiornare i propri dati personali e gestire le loro richieste di ferie, è stato particolarmente apprezzato dai responsabili. “L’automatizzazione del processo di autorizzazione delle ferie ha tolto un peso enorme dalle spalle dei manager, che hanno inoltre trovato lo strumento molto utile per avere una panoramica di chi è presente e chi è assente”, sostiene Tim Ferguson.
Il prossimo passo per Alchemy Worx è quello di completare l’implementazione ed avviare il modulo di valutazione delle prestazioni. “Attualmente dobbiamo letteralmente inseguire i manager perché completino le valutazioni per tempo. L’intero processo è legato alla retribuzione, pertanto è fondamentale che venga completato nei tempi stimati. Ora il processo sarà molto più snello ed il sistema tampinerà i manager inadempienti per noi “, commenta Tim Ferguson.
In qualità di COO, Tim Ferguson ottiene grandi benefici da una gestione dei dati del personale più accurata grazie a Cezanne HR, soprattutto quando si tratta di gestire ferie e assenze. “È fantastico avere tutte le informazioni a portata di mano”, dice Tim Ferguson. “Ha certamente contribuito ad aiutarci ad introdurre un approccio più professionale alla gestione delle assenze, tutte le richieste vengono tracciate e registrate in modo trasparente. Risulta uno strumento di supporto utile quando ci si trova a dover autorizzare una richiesta di permesso, avendo a disposizione tutte le informazioni sul credito residuo, le ferie già godute e il calendario di tutto il team.”
L’ambizioso progetto di crescita di Alchemy Worx prevede l’apertura di nuovi uffici in Australia e nella costa occidentale degli Stati Uniti, parallelamente ad un costante sviluppo del business nel Regno Unito. Tim Ferguson ritiene che il grande punto di forza di Cezanne sia la sua capacità di crescere insieme all’organizzazione.
“Possiamo aggiungere nuovo personale man mano che cresciamo e il sistema sarà anche in grado di far fronte al fatto che stiamo utilizzando valute differenti ed operando in paesi diversi”, conclude Tim Ferguson. “È stato fondamentale per noi aver adottato un sistema che continua a progredire tecnologicamente ed avere la possibilità di influenzare con i nostri suggerimenti come evolveranno le sue funzionalità nel prossimo futuro. In questo momento stiamo solo grattando la superficie di ciò che il sistema è in grado di fare e non vediamo l’ora di farne un uso sempre più spinto man mano che il business si espande.”