Realizzato in collaborazione con Sarce e perfettamente integrato nella innovativa soluzione software per la gestione delle risorse umane, il modulo di Gestione Nota Spese semplifica un’attività spesso onerosa per gli uffici interni che devono effettuare le attività di controllo e la gestione amministrativa.
Bologna, 9 aprile 2014 – Cezanne HR annuncia l’integrazione all’interno della sua soluzione software per la gestione delle risorse umane della nuova funzionalità per la gestione delle note spese. Il nuovo modulo è stato realizzato in collaborazione con Sarce Spa, società leader nella fornitura di soluzioni software per la pianificazione e gestione dei viaggi di lavoro.
Attraverso la nuova applicazione viene semplificata la gestione delle spese del personale in trasferta coinvolto, a vario titolo, nel processo: chi deve compilare la nota spese, chi deve approvarla, chi deve effettuare le cosiddette attività di back office (controllo, liquidazione, registrazione contabile, ecc.). Con pochi passaggi si possono registrare le spese, gestire gli anticipi e utilizzare la posta elettronica per sollecitare l’approvazione dei rimborsi spese. Un menu con icone personalizzabili permette di accedere rapidamente a tutte le attività ed ai report.
“Con questa partnership rafforziamo la nostra offerta utilizzando una tecnologia best-of-breed che, come noi, si basa su modello Cloud. Sfruttiamo il vantaggio tecnologico e l’interoperabilità dei sistemi cloud-based con l’obiettivo di fornire al cliente un servizio unico e ad alto valore aggiunto in termini di costi, disponibilità e sicurezza” afferma Gianfranco D’Aurelio, Group Product Manager di Cezanne HR.
“La gestione delle note spese, e delle trasferte di lavoro più in generale, con l’apertura di nuovi mercati esteri è diventato un ambito sul quale le aziende pongono sempre più attenzione” continua. In Cezanne abbiamo trovato un partner affidabile per affrontare un nuovo segmento di mercato e che condivide con noi un medesimo obiettivo: garantire un prodotto di qualità ad un costo sostenibile”, spiega Antonello Bartolone, Marketing & Communication Manager di Sarce.
Oltre agli elementi caratterizzanti una spesa di trasferta (natura, data, competenza, importo, nota), il sistema consente di gestire i chilometri percorsi con una vettura, le modalità di pagamento, la gestione di colleghi ed ospiti, la foto del documento giustificativo, le operazioni in multi-valuta. Il nuovo modulo di Cezanne HR permette all’utente diversi approcci per la registrazione delle spese: lista di inserimento, matrice con date sulle colonne e voci di spesa sulle righe oppure con una modalità guidata direttamente dal proprio tablet o smartphone.
Grazie a Cezanne HR, l’azienda può scrivere le proprie regole di travel policy differenziandole in base ai ruoli (impiegati, dirigenti, ecc.) e/o in base alle destinazioni. Le regole di viaggio immesse nel sistema potranno essere visualizzate a tutti gli utenti dando modo al personale viaggiante di apprenderle ancora prima di effettuare una spesa. Un ulteriore sistema di alert a video, segnala all’utente, nel momento della registrazione, le spese che hanno superato il massimale stabilito.
Il modulo Note Spese dispone di un motore di workflow che utilizza gli stessi flussi autorizzativi di Cezanne HR ed è predisposto per la gestione di tre ruoli: trasfertista, approvatore delle spese, amministratore. Un sistema di tracciabilità registra le attività compiute da ogni singolo utente su tutti i documenti: anagrafiche, travel policy, note spese. Le anagrafiche del personale, l’organigramma ed i profili di accesso degli utenti possono essere gestiti unicamente in Cezanne HR ed un avanzato sistema di integrazione gestirà la comunicazione real-time delle informazioni tra i due sistemi.