The Jamie Oliver Group trova la ricetta giusta per la Gestione del Personale con Cezanne HR.

Jamie Oliver GroupLe persone e la passione sono al centro del lavoro di Jamie Oliver Group, azienda attiva in diversi ambiti, dalla produzione televisiva, ad un network Youtube, passando per una fondazione benefica (la Jamie Oliver Food Foundation); per questo sono fondamentali per loro processi efficienti e comunicazione snella.

Il sistema HR che utilizzavano iniziava ad essere inaffidabile e difficile da navigare, per questo il team Risorse Umane ha iniziato a guardarsi attorno per trovare una nuova soluzione adeguata alla complessità della loro organizzazione ed in grado di crescere con il business.

Cezanne HR ha colpito nel segno perché intuitivo, user-friendly, modulare e Cloud, consentendo a tutto lo staff di accedervi ovunque e da qualunque device: PC, Mac, tablet e mobile. Elementi che si adattano perfettamente alla strategia aziendale di ottimizzazione delle risorse IT e migrazione verso sistemi SaaS.

La transizione verso il nuovo sistema si è svolta senza difficoltà, anche grazie al team di supporto di Cezanne HR che ha affiancato l’organizzazione nell’avviamento del sistema: “Il team di Cezanne HR è stato di grande aiuto nella fase iniziale, consentendoci di settare tutto il sistema con i nostri dati in meno di un mese”, ci conferma il Project Manager Gareth Simpson.

Il Gruppo Jamie Oliver inizialmente ha scelto di dotarsi del modulo base e del modulo di Gestione Ferie ed assenze. Questo gli ha consentito di archiviare tutte le informazioni HR, inclusa relativa documentazione, in uno spazio centralizzato, e, grazie alle funzionalità Self-Service, ha dato allo staff la possibilità di aggiornare in autonomia alcuni dei propri dati, richiedere le proprie ferie o registrare eventi di malattia.

I team HR ed IT hanno partecipato ad alcune sessioni formative iniziali, aiutando poi tutti a familiarizzare con il sistema. “Abbiamo fornito a tutti le loro credenziali di accesso ed un manuale di avviamento, offrendo poi supporto in caso di difficoltà. Al momento nessuno ci ha ancora chiesto aiuto, tutti hanno trovato semplice utilizzare il nuovo software ed i feedback sono molto positivi.”

In continuità con la cultura giocosa dell’azienda è stato lanciato un contest interno per scegliere un nome al sistema e così, in Jamie Oliver, Cezanne HR si chiama Vera (Very easy really accurate).

Dopo pochi mesi dall’implementazione, si vedono i primi benefici. Per esempio, richiedere le ferie è diventato molto più semplice e veloce: “Con il sistema precedente il processo si svolgeva attraverso 5 schermate e non sempre il dipendente aveva chiaro come muoversi, pensando a volte di aver inviato la richiesta quando così non era. Ora un solo passaggio e la richiesta arriva all’approvatore”.

La registrazione delle assenze per malattia è altrettanto semplice, ed unitamente ai dati sulle ferie consente al business analisi approfondite sui trend di assenza. Allo stesso modo l’utilizzo delle app mobile si è rivelato molto utile: “I dipendenti possono registrare le assenze anche quando non si trovano in ufficio ed il management ha un quadro sempre aggiornato su chi sia presente in azienda o meno”.

Dopo i primi mesi di utilizzo, l’organizzazione ha deciso di dotarsi anche del modulo di Gestione delle Presenze, in modo da tenere traccia delle presenze a confronto con il budget stimato. “Ci aiuta a comprendere quanto siamo bravi a stimare il tempo che spenderemo su ciascun progetto, in modo da essere sempre più produttivi ed efficienti”.

Guardando al futuro il gruppo Jamie Oliver mira ad introdurre anche il modulo di gestione delle Performance, per spostarsi da un processo manuale eccessivamente time-consuming ad uno che riduce il livello di errori ed agevola lo sviluppo mirato del team.

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