Un innovativo sistema di condivisione online basato su gruppi di lavoro per migliorare produttività, comunicazione e partecipazione dei collaboratori

Cezanne HR, fornitore leader di soluzioni software online per la gestione risorse umane ha appena annunciato l’uscita della “Summer release 2013”. Quest’ultimo aggiornamento, come sempre reso disponibile gratuitamente ed automaticamente, consentirà a tutti i clienti di definire e gestire gruppi di lavoro in cui i dipendenti possono condividere in modo sicuro documenti, pubblicare annunci e commenti, creare pagine, aggiungere link e ricevere feedback dai colleghi. Tra le varie novità, introdotte in quest’ultima versione uscita lo scorso weekend, è prevista anche una maggiore flessibilità nella definizione dei processi di approvazione.

“Il mondo del lavoro è cambiato”, dice Sue Lingard, Direttore Marketing di Cezanne HR. “Molti sono ormai i collaboratori che si possono definire “nativi digitali”, cioè nati e cresciuti in una società che considera la tecnologia ed il nuovo paradigma “social” un elemento naturale. Si aspettano di poter interagire, condividere apertamente idee e collaborare con persone diverse in tempo reale. Eppure, la maggior parte dei software aziendali, ed in particolari quelli accessibili alle piccole e medie aziende, è decisamente fuori moda; focalizzati unicamente sulla gestione dei dati e dei processi, lo stesso approccio di un decennio fa o forse più”.

“Siamo anche diventati meno efficienti nel modo di gestire le informazioni” aggiunge. “Siamo tutti così impegnati e sopraffatti da stimoli diversi, che tendiamo a rispondere alle necessità del momento piuttosto che seguire un approccio programmatico. Le informazioni sono discontinue e distribuite tra email, messaggi di testo, server aziendali e personal computer, senza particolare coerenza o contesto. Si finisce per passare delle ore cercando di ricomporre tutti i diversi filoni, e quando qualcuno lascia l’azienda, la sua cassella di posta viene chiusa, le conversazioni on-line perdute  e preziose conoscenze scompaiono. E ‘una perdita di tempo e denaro”.

Sole le grandi organizzazioni, per un certo tempo, si son potute permettere il lusso di adottare piattaforme specializzate per la comunicazione e la collaborazione, ma con investimenti e costi di gestione che difficilmente si possono giustificare in una piccola azienda.

Ora, con la nuova funzionalità social dei Gruppi di Lavoro in Cezanne HR, le aziende possono fornire ai propri collaboratori  ambienti di lavoro sicuri e facilmente accessibili dove poter condividere documenti, pubblicare aggiornamenti, raccogliere idee e feedback. Il risultato è un miglioramento tangibile del valore dell’informazione e della produttività di chi la utilizza.

Gianfranco D’Aurelio, Product Manager di Cezanne HR spiega: “Piuttosto che partire dalla singola informazioni, ad esempio un documento, un foglio di calcolo, email o link, che potrebbe essere ovunque, i Gruppi di Lavoro partono da un tema, un argomento condiviso, attorno al quale si raccolgono le informazioni. L’informazione assume più valore e significato perchè inserita in un contesto: sappiamo chi l’ha pubblicata e quando, possiamo interagire con l’autore, possiamo vedere i commenti ed i feedback degli altri utenti. L’informazione è inoltre permanente, accessibile sempre e da qualsiasi luogo perchè nel Cloud, e disponibile a tutti i partecipanti  di quel particolare gruppo di lavoro”.

I Gruppi di lavoro in Cezanne possono essere definiti e gestiti facilmente dalla funzione HR oppure, opzionalmente, da altri amministratori, e prevedono tre impostazioni di accesso: aziendale, pubblico o privato ed un sistema di notifica automatico all’aggiornamento dei contenuti. La funzione HR può scegliere se mantenere il controllo sulla creazione di nuovi Gruppi, se delegare la gestione ad un particolare gruppo di amministratori, oppure consentire a tutti i collaboratori di aprire nuovi spazi di condivisione. I Gruppi pubblici sono aperti e chiunque, se interessato, può aderirvi, mentre quelli privati sono accessibili solo su invito.

“L’introduzione di strumenti di collaborazione all’interno di un sistema software HR ha perfettamente senso”, commenta Gianfranco. “E’ per sua natura l’unica applicazione aziendale in grado di rappresentare fedelmente nel tempo l’organizzazione ed i suoi membri e tutti gli utenti sono portati ad utilizzarla in maniera regolare, che sia per aggiornare le proprie informazioni personali, le richieste di ferie, le notifiche di assenza per malattia o per gestire le valutazioni e la propria formazione.  E’ familiare, è accessibile e, dal momento che è sempre aggiornata con gli ultimi dati dei dipendenti, non presenta i problemi di integrazione degli strumenti esterni di Social enterprise che richiedono un controllo ed un aggiornamento costante degli utenti e delle autorizzazioni di accesso alle informazioni al variare dell’organizzazione. Queste informazioni sono già presenti in Cezanne HR.”

In quest’ultimo aggiornamento ci sono anche ulteriori miglioramenti al portale HR, così come nuove opzioni per la configurazione dei processi di approvazioni delle assenze. Ad esempio, le aziende possono ora scegliere di inviare le notifiche di assenza per malattia direttamente alla funzione HR mentre possono decidere di indirizzare le richieste di ferie al responsabile diretto o ad altri responsabili per approvazione.

Per maggiori informazioni, o per una demo live chiama 051 363 333 oppure invia una email a info.italia@cezannehr.com.