L’azienda DA Systems sta utilizzando la soluzione HR Cezanne HR per ridurre le incombenze amministrative ed ottimizzare i processi di gestione del personale.

DA Systems è specializzata nella fornitura di soluzioni mobile per i settori trasporti, retail e sanitario. L’azienda sta crescendo rapidamente e David Upton, managing director, cercava un sistema che lo aiutasse a sprecare meno tempo in attività di gestione del personale routinarie.

“Non siamo abbastanza grandi per avere una figura HR full-time, ma siccome l’azienda si sta ampliando, le attività di gestione del personale iniziavano a sottrarci molto tempo, e non c’è dubbio che il mio tempo sia meglio speso a sviluppare e costruire il business.”

David ha valutato diversi sistemi per poi scegliere Cezanne HR per la sua flessibilità e ricchezza funzionale. “Ho preso in considerazione numerosi fornitori, e per quanto tutti svolgessero diverse attività abbastanza bene, nessuno di loro sembrava avere tutte le caratteristiche presenti nella mia wish-list.”

“Se dedico tempo ed investo in un software HR, non voglio dover scendere a compromessi e non avere tutto ciò che mi serve. Cezanne HR era l’unico che riusciva a soddisfare tutti i requisiti. Fa tutto ciò che mi serve al momento e dimostra grande capacità di evolvere con noi.”

Il look&feel moderno e fresco è stato un ulteriore elemento di attenzione: “Si dimostra molto user-friendly e ben realizzato graficamente, ed essendo noi stessi una compagnia tecnologica, ci interessava anche questo dettaglio, non si dà importanza solo alla funzionalità, ma altrettanta all’usabilità.”

L’azienda prima gestiva i propri processi HR attraverso una serie di fogli di calcolo e documenti word. Gestire ferie e permessi era un compito molto faticoso, con numerose richieste dallo staff sull’entità del credito residuo, e su quando avrebbero potuto usufruirne.

Grazie alla parte self-service di Cezanne HR, queste richieste vengono soddisfatte in maniera molto più rapida ed efficiente. Qualunque dipendente fa semplicemente log-in al sistema, controlla quanti permessi gli sono rimasti ed invia una richiesta per avere l’autorizzazione dal proprio manager online. Un importante punto di forza per la gestione delle assenze è che i clienti possono impostare dei criteri autonomamente affinché riflettano le proprie policy. Questo per DA Systems ha significato poter caricare automaticamente il programma ferie dei dipendenti, che incrementa annualmente durante i primi cinque anni di lavoro.

Anche l’onere di gestire le procedure amministrative inerenti i permessi di lavoro in UK diventerà assai più semplice grazie a Cezanne. Il sistema genera automaticamente una notifica allorché il permesso di lavoro del dipendente è prossimo alla scadenza, assicurando che l’informazione non si perda e di essere sempre adempienti rispetto alle normative.

Inoltre il processo mensile di raccolta delle informazioni sulle presenze per le paghe è diventato molto più snello. “Prima era necessario raccogliere manualmente da ogni singolo manager le informazioni in merito a straordinari e quindi alla retribuzione extra da corrispondere, così da inviarle poi a chi gestisce le paghe. Adesso ogni manager può inserire nel software le informazioni, riducendo le possibilità che alcune vengano perse o confuse e consentendoci di avere un controllo costante su ogni cambiamento o aggiustamento apportato.”

L’azienda ha da poco cominciato ad utilizzare Cezanne HR, ma guardando al futuro, prevede di utilizzarlo anche per monitorare le assenze per malattia, e supportare la gestione delle Performance.

“La forza di questo sistema è che offre ai line manager la possibilità di monitorare e gestire diverse situazioni, fornendogli una visione che al momento non hanno. Potranno monitorare i livelli di assenza così da intervenire su qualunque problematica in tempi brevi. Siccome stiamo crescendo, ci aiuterà ad essere più dinamici nella gestione delle performance, consentendoci di dare e avere feedback costanti e non limitarci a valutazioni annuali.”

David inoltre è rimasto colpito dal supporto ricevuto da Cezanne, anche nel periodo precedente all’acquisto. “Diverse aziende che ho contattato, si limitavano ad inviarmi mail commerciali, con tutta probabilità automatizzate; avevo bisogno di un fornitore che mi facesse sentire più di un numero ed il supporto che ho ricevuto da Cezanne è stato impeccabile.”

Su DA System

Nata nel 1999, è una delle aziende UK più importanti nella fornitura di soluzioni mobile per trasporti, settore sanitario e retail. Grazie al software ACI, DA System fornisce soluzioni di spedizione real-time per corrieri, trasporti ed operazioni logistiche.

Per saperne di più su DA System visita il sito web.