Cos’è il GDPR e perché è importante?

Il ruolo del GDPR nella gestione dei dati

Il regolamento generale di protezione dei dati (GDPR) è entrato in vigore il 25 Maggio 2018 e si applica alla gestione dei dati personali delle persone con nazionalità europea, ovunque esse vivano o lavorino.

In quanto gestori e custodi dei dati dei dipendenti, le risorse umane aziendali sono in prima linea nell’assicurazione della compliance. Scopri come il software HR Cezanne, un sistema sicuro e GDPR compliant, possa aiutarti nel gestire i dati dei dipendenti a norma di legge.

Scopri come Cezanne HR può aiutarti
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I requisiti principali del GDPR

Cosa devi sapere

 

Sicurezza dei dati

I dati associati ad una persona identificabile devono essere gestiti in modo da assicurarne la sicurezza, siano essi conservati su documenti cartacei, fogli di calcolo o gestionali HR.

Accuratezza dei dati

I dati personali devono essere accurati e completi. La raccomandazione è quella di fornire a ciascun collaboratore un proprio accesso self-service ai dati che lo riguardano così che possa verificarli e correggerli.

Conservazione dei dati

I dati personali devono essere cancellati o anonimizzati quando non più necessari allo scopo per cui sono stati raccolti inizialmente.

Trasparenza

Ai dipendenti devono essere fornite informazioni circa modalità e finalità della raccolta dei dati, come vengono gestiti, se siano al sicuro e quali diritti abbiano in merito alle informazioni che li riguardano.

Consenso

Devi ricevere il consenso degli interessati per processarne i dati personali. Il consenso deve essere specifico, facile da comprendere, fornito spontaneamente e registrato.

Consapevolezza

La compliance al GDPR è un tema che riguarda tutta l’azienda ed i team HR ricoprono un ruolo fondamentale nell’assicurare che tutti i dipendenti siano opportunamente formati e nell’incoraggiare una cultura di protezione dei dati.

Richiesta dei dat

Il GDPR impone una risposta tempestiva ed efficiente alle richieste di ciascun soggetto in merito ai dati che lo riguardano direttamente.

Processi limitati

I dipendenti possono richiedere che i loro dati vengano utilizzati secondo alcune limitazioni specifiche o che vengano permanentemente cancellati; questo deve essere bilanciato con le esigenze di legge che impongono all’azienda la conservazione di alcune informazioni.

Portabilità dei dati

I soggetti dei dati (dipendenti o candidati) possono richiedere una copia dei loro dati personali gestiti dall’azienda ed hanno il diritto di riceverli in un formato di uso comune, accessibile e strutturato.

 


Si prega di notare: le informazioni contenute in questa pagina forniscono delle linee guida generiche e non hanno valore legale.

Se un’azienda non può dimostrare che la sicurezza è il fondamento delle proprie prassi di gestione dei dati, va incontro alla possibilità di azioni individuali o collettive che possono danneggiarne business e reputazione.

Elizabeth Denham, Information Commissioner

Come può aiutarti Cezanne HR

Funzionalità potenti, sicurezza garantita

 

Dati centralizzati

Tutti i dati ed i documenti aziendali conservati in un unico spazio sicuro; sai sempre dove si trovano tutte le informazioni, mai più documenti cartacei che si perdono o fogli di calcolo non aggiornati.

Sicurezza garantita

Dalla criptazione dei dati, alla certificazione ISO27001, passando per penetration test indipendenti, Cezanne HR è costruito dalle basi per mantenere i tuoi dati al sicuro. Leggi di più in merito alla sicurezza del software.

Gestione dati automatizzata

Funzionalità smart ti consentono di configurare il sistema Cezanne HR per cancellare o anonimizzare in automatico i dati in base alle regole che hai inserito, così da permetterti di risparmiare tempo senza perdere il controllo delle informazioni.

Self-service sicuro

I dipendenti possono verificare ed aggiornare le informazioni che li riguardano, così da migliorare l’accuratezza, ridurre gli oneri amministrativi per gli HR pur mantenendo il controllo sui dati grazie ai workflow approvativi.

Firma digitale

Il sistema integrato di gestione documentale consente di distribuire e tenere traccia dei documenti importanti, ottenere un consenso scritto quando necessario e verificare che i documenti siano stati firmati.

Hub informativo

Il portale HR integrato ed i gruppi di lavoro rendono più semplice la condivisione di consigli e best-practice ed assicurano che ognuno sappia dove trovare policy, documenti e guide.

Export dei dati

Un sistema di reporting completo e l’export ad Excel semplificato ti aiutano a rispondere ai requisiti di portabilità dei dati o a verificare quali dati stai gestendo in caso di richiesta da parte di un collaboratore.

Visibilità sulla formazione

Le attività formative necessarie e le certificazioni per essere compliant sono sempre sotto controllo anche grazie a notifiche ed alert che ti ricordano le scadenze e gli aggiornamenti necessari.

Cultura della sicurezza

Incoraggia un approccio sicuro ai processi, includendo l’attenzione alla sicurezza in tutte le attività aziendali, dalla comunicazione quotidiana, alle valutazioni delle performance.

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