Cómo mejorar la gestión de las vacaciones: 8 funciones esenciales que debe tener tu sistema de RRHH en resumen:
- Implementar cálculos automatizados para los derechos de vacaciones basados en las horas de trabajo, las fiestas locales y las normas de la empresa garantiza una gestión justa y eficiente.
- El autoservicio seguro y los flujos de trabajo multi-aprobador de los sistemas de RR.HH. más avanzados permiten a los empleados comprobar sus derechos, reservar días libres con facilidad y garantizar procesos de aprobación adecuados.
- Funciones como las agendas de equipo, las notificaciones de solapamiento de ausencias y la delegación de aprobaciones ayudan a planificar las ausencias de forma eficaz para evitar conflictos y mantener la continuidad de la empresa.
Con el verano, comienza el mayor periodo de vacaciones del año, en el que los trabajadores buscan alejarse del bullicio de la ciudad y tener un merecido descanso.
Pero no es sólo el sol, el mar y la relajación lo que hace que la gente se apresure a tomarse unas vacaciones. Con las vacaciones escolares de verano en pleno apogeo, es más que probable que los padres también quieran ausentarse del trabajo para pasar un tiempo de calidad con sus familias.
Así pues, la gran pregunta es si tus procesos de gestión de ausencias por vacaciones son capaces de hacer frente al aumento de días libres durante la temporada alta de vacaciones.
Si en tu lugar de trabajo los meses de verano suelen ser una carrera para conseguir las preciadas vacaciones anuales, ahora es el momento perfecto para comprobar cómo funcionan tus procesos de gestión de ausencias e identificar qué podría mejorarse en beneficio de todos.
Gestión eficaz de las vacaciones: empieza por las políticas
En un mundo ideal, las solicitudes de vacaciones se reservarían y aprobarían con meses de antelación. Con un equilibrio perfecto entre un nivel adecuado de cobertura para la empresa y la posibilidad de que todo el mundo se tomara sus fechas preferidas. Pero, como todos sabemos, rara vez es así…
La realidad es que los jefes de línea no pueden aprobar todas y cada una de las solicitudes de vacaciones en los momentos que sus empleados desean. Sin embargo, una política de ausencias clara y adaptada puede ayudar a evitar los problemas más obvios: por ejemplo, que los empleados reserven viajes caros y no reembolsables ANTES de que se apruebe su solicitud de vacaciones, o que programen un descanso a mitad de semana que coincida con una reunión esencial de la empresa.
Por supuesto, las políticas de vacaciones anuales no son suficientes. Lo que hace que las políticas funcionen realmente en la práctica son los sistemas de RR.HH. con un software de gestión de ausencias integrado que te simplifique a ti -y a los directivos y sus empleados- el trabajo conjunto para gestionar el tiempo libre de la mejor manera posible.
Aquí tienes 8 características esenciales de un buen software de gestión de ausencias que apoyarán la gestión eficaz de las vacaciones en tu organización.
1. Cálculo automático de las vacaciones
Garantizar que los derechos a vacaciones se calculan de forma justa y en tiempo real en función de las horas de trabajo específicas, los días festivos locales y las normas de la empresa (y la legislación local) te permitirá ahorrar tiempo y asegurarte de que todo el mundo disfruta del tiempo libre adecuado.
Un buen software de gestión de ausencias hará el trabajo duro por ti, liberándote de esta tediosa tarea administrativa. Así pues, ya no tendrás que depender de complicadas hojas de cálculo de Excel con macros problemáticas o, peor aún, realizar cálculos manuales… el software de gestión de ausencias hará el trabajo por ti.
2. Autoservicio seguro
Ni que decir tiene que tu sistema de RR.HH. debe disponer de un autoservicio para los empleados, ¡y ser seguro! Si a los empleados no les resulta fácil comprobar sus derechos y solicitar días libres, o les preocupa la seguridad de sus datos personales, no utilizarán el sistema.
3. Flujos de trabajo multi-aprobador
Para las empresas con estructuras sencillas, puede bastar con un proceso de autoaprobación o de un solo paso para las solicitudes de ausencia. Sin embargo, en organizaciones más complejas en las que los empleados desempeñan múltiples funciones o contribuyen a varios proyectos, es crucial que varios responsables aprueben o sean informados de una ausencia.
Un software de gestión de ausencias que incluya flujos de trabajo con varios aprobadores garantiza que se cubran todos los aspectos de la empresa, evitando interrupciones y manteniendo el buen funcionamiento. Las aprobaciones múltiples también ayudan a gestionar el solapamiento de tareas y garantizan que ninguna tarea crítica quede desatendida durante la ausencia de un empleado.
4. Agendas de equipo
Con un software de gestión de ausencias que incluya agendas de equipo y de compañeros en tiempo real, los empleados pueden comprobar fácilmente cuándo tienen libres sus compañeros o cuándo se celebran eventos de la empresa. De este modo, pueden planificar sus propias vacaciones sin coincidir con fechas importantes ni dejar proyectos sin personal.
Es una forma estupenda de que todo funcione a la perfección, evitar interrupciones innecesarias y reducir las consultas a los jefes y equipos de RR.HH., ¡así que todos salen ganando!
5. Notificaciones de ausencias que se solapan
Los managers pueden pasar por alto solicitudes de ausencia conflictivas, especialmente si tus mecanismos de solicitud de vacaciones son inconexos o están en formato papel. Por suerte, un software de RRHH con gestión de ausencias integrada puede detectarlos fácilmente.
Por ejemplo, los correos electrónicos de solicitud de vacaciones de Cezanne HR muestran claramente los detalles de las ausencias que se solapan. El sistema también activa las notificaciones por correo electrónico antes de que se produzcan las ausencias, por lo que no debería ser una sorpresa si alguien que está de vacaciones se pierde una reunión de equipo el lunes por la mañana.
6. Delegación de aprobación
Los responsables jerárquicos también necesitan descansar. Por eso, tu sistema de RR.HH. debería permitirles delegar las tareas de aprobación en sus compañeros o en RR.HH. cuando estén fuera de la oficina. De este modo, todo sigue funcionando sin problemas, incluso si el responsable habitual no está para gestionar las solicitudes de ausencias.
La delegación de la aprobación garantiza que no se produzcan cuellos de botella en el proceso de aprobación de las ausencias y que los empleados puedan seguir tramitando sus solicitudes de vacaciones sin demora. Además, los jefes pueden estar tranquilos sabiendo que todo está cubierto mientras ellos no están.
7. Cálculo de traspasos
Reflejar las normas de traspaso de vacaciones anuales en el sistema de RR.HH. puede ayudar a evitar problemas al final del año. Esto es especialmente útil si se pueden generar informes que muestren cuánto tiempo les queda por disfrutar a los empleados, de modo que se les pueda animar a utilizarlo (o arriesgarse a perderlo) a tiempo.
8. Informes de ausencias
Por último, la gestión eficaz de las vacaciones se basa en este principio: si no se puede medir, no se puede gestionar. Es esencial disponer de informes rápidos, sencillos y específicos en el sistema de RRHH. De este modo, podrás calcular rápidamente cuántos días de vacaciones les quedan por utilizar a los empleados. Además, te permite analizar más fácilmente los patrones de ausencia entre los grupos de empleados, lo que ayuda con la planificación y la dotación de recursos.
Con informes detallados y accesibles, la gestión de las vacaciones resulta mucho más sencilla y eficaz para todos, especialmente para Recursos Humanos.
