Gestión de gastos

Realizado en colaboración con Sarce, el módulo de gestión de gastos de Cezanne OnDemand simplifica las tareas de control y gestión administrativa. Estas tareas deben hacerse con demasiada frecuencia y restan tiempo para la realización de otras de mayor valor para la empresa

Simple, seguro, accesible

En pocos clics el sistema permite registrar las notas de gastos, los anticipos y cualquier otro dato relacionado con la gestión de los gastos. El sistema transfiere automáticamente la información vinculada al proceso a un único entorno, centralizado, seguro y accesible también para el posterior análisis de costes.

Las avanzadas funcionalidades de comunicación con menú automático y personalizable, proporcionan un acceso rápido a todas las actividades, facilitando el proceso de autorización.

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Información consolidada y configurable

Además de anotar los elementos característicos de un viaje de negocios como la naturaleza del mismo, la fecha, la jurisdicción, la cantidad asignada en dietas, etc., el sistema permite gestionar la forma de pago (efectivo, tarjeta, prepago, etc.), registrar los nombres de los invitados a una cena o comida de trabajo, gestionar el kilometraje del coche, gestionar las monedas de otros países desde una perspectiva financiera, quedando constancia del cambio de divisas, de las devoluciones, de los anticipos etc. En términos económicos es importante la opción que ofrece el sistema para dejar grabados los gastos en diferentes monedas.

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Política de viaje clara y transparente

El módulo de gestión de gastos de Cezanne OnDemand permite a la empresa establecer una serie de reglas y hacer cumplir su propia política de viajes diferenciándolas en función de sus necesidades, ya sea según la función, la posición, destinos, etc.

Otro de los elementos destacados de este módulo es su capacidad para facilitar el acceso y la autorización integrada de los flujos de trabajo y la posibilidad que ofrece para notificar al usuario, en el momento de la inscripción, si los gastos han excedido el límite o están a punto de sobrepasarlos.

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Acceso y aprobación integrado de los flujos de trabajo

El nuevo módulo de gastos de Cezanne OnDemand dispone de un motor de workflow configurable que utiliza los mismos flujos de trabajo presentes en las autorizaciones de Cezanne OnDemand y está diseñado para la gestión de los tres actores que intervienen en el proceso: solicitante, aprobador y administrador de gastos.

La información sobre registros de personal, organización y perfil de acceso de usuarios ya registrada en el módulo de Gestión de las Personas, el programa base de Cezanne OnDemand, se integra automáticamente y en tiempo real, por lo que no precisa ser modificada.

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Control y gestión administrativa simplificada

Los controles administrativos requieren sólo unos pocos minutos cada mes porque, además de las validaciones automáticas, la solución tiene informes de resumen que facilitan la verificación de los datos y permiten la exportación de excel y la impresión de:

  • Saldos de reembolso al personal
  • Pagos hechos con tarjetas de crédito
  • Registros financieros
  • Registros contables
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Solución dinámica siempre contigo

El nuevo módulo para la gestión de gastos de Cezanne OnDemand dispone también de una versión móvil con la que es posible realizar todas las operaciones asociadas a estos procesos, de una manera sencilla, dinámica y, sobre todo, desde cualquier lugar. La versión móvil se puede instalar en cualquier dispositivo móvil, smartphone o teléfono inteligente, con independencia del sistema operativo con el que trabaje.

El nuevo aplicativo permite ahorrar hasta un 50% en los gastos habituales del procedimiento ya que simplifica la gestión de todo el personal implicado; impulsa un modelo sencillo, flexible y multi-dispositivo para la recopilación de cualquier nota de gastos; facilita las herramientas necesarias para la aprobación inmediata; y el acceso a informes y seguimiento para administrar de manera eficiente todas las actividad relacionadas con el backoffice ya sea el cálculo del balance, la impresión, la liquidación o el registro y control de la contabilidad.

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