SOFTWARE DE GESTIÓN DE GASTOS

Control y gestión administrativa simplificadas

Registra todos los datos relacionados con los desplazamientos en un único entorno seguro, estando disponibles durante todo el proceso y para posteriores análisis de costes.

Además de los elementos habituales de los gastos de desplazamiento (naturaleza, fecha, competencia, importe,…), el software de gestión de Notas de Gastos, permite a los empleados gestionar:

  • Kilómetros recorridos en coche, valorados según la tarifa predefinida
  • Indemnización y vales de comida
  • Modalidades de pago: efectivo, tarjeta de crédito, prepago.
  • Inclusión de compañeros y clientes (ej. Restaurante) si la Travel Policy lo permite.
  • Anexar recibos, facturas y justificantes
  • Gestión multi-divisa a nivel financiero (anticipos, cambio de moneda, préstamos) y económico (conversión de los gastos a la moneda habitual de la empresa).
Expenses form from Cezanne HR software

Gestiona las notas de gasto


Las funciones de comunicación automática y el menú personalizable del Software para la Gestión de los Desplazamientos, permiten acceder rápidamente a las actividades y facilitar el proceso de autorización.

 

Travel Policy clara y transparente

Permite a la empresa redactar y hacer cumplir la Travel Policy estableciendo diferencias según las necesidades (por ejemplo, en base a rol/cualificación, destinos, etc.)

Sistema de Alerta y Recordatorio

Un sistema de alertas que avisa, en el momento del registro, sobre los gastos que se excedan del límite máximo determinado. El responsable, en casos excepcionales, podrá anular el tope, y autorizar los gastos que, de otra manera, no serían permitidos.

Acceso integrado

Con el módulo de Gestión de Personas de Cezanne HR, no es necesario cambiar, el registro de los empleados, el organigrama o los perfiles de acceso de los usuarios ya definidos gracias a la integración avanzada del sistema en tiempo real, con el Sistema de Notas de Gastos.

Flujos de aprobación

El software de Nota de Gastos dispone de un motor de workflow configurable que utiliza los mismos flujos de autorización de Cezanne HR y está diseñado para la gestión de los tres roles: viajero, validador del gasto y administrador.

Gestión administrativa simplificada

Cada empleado accede y envía los datos de su nota de gastos, incorporando recibos y facturas lo que reduce la posibilidad de cometer errores o descuidos que pueden provocar importantes pérdidas de tiempo.

Informes integrados

La solución proporciona informes de síntesis que facilitan la verificación de los datos y permite exportarlos a Excel e imprimir los saldos reintegrables a los empleados, los pagos realizados con tarjetas de crédito, los registros financieros y contables.

Solución dinámica siempre contigo

Disponible para Smartphone

El software de control de gastos también dispone de una versión móvil con la que es posible realizar de manera más sencilla, cualquier operación relacionada con las notas de gastos, explotando también las funcionalidades nativas de los dispositivos
(ej. cámara de fotos para las solicitudes de registro recibidas/documentos anexos).

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