Chiunque si occupi di risorse umane in azienda sa bene che uno dei compiti più difficili che deve affrontare è quello della gestione delle assenze dei dipendenti.
Non parliamo solo degli aspetti più amministrativi e burocratici come saper tenere il conto e dare informazioni ai dipendenti sul residuo ferie, piuttosto che organizzare le ferie estive o di Natale in modo da assicurare la giusta copertura del lavoro o mantenere sempre approvato e rendicontato il numero di assenze, di malattie ed evitare errori nel conteggio per la formulazione delle buste-paga.
Si tratta anche, e soprattutto, di gestire le assenze dal punto di vista organizzativo, così da riuscire ad impostare una gestione di ferie ed assenze soddisfacente per tutti i membri del team, dal management fino a tutti i dipendenti.
Per farlo è importante riuscire ad individuare i trend di assenza in modo da scoprire rapidamente eventuali situazioni poco chiare che possono essere preludio di problematiche interne allo staff.
Il primo passo è quindi cercare di indagare le motivazioni dell’assenza dal lavoro del personale.
Perché i miei collaboratori non vengono a lavorare?
Chiaramente le ragioni sono molteplici, vediamone alcune.
Malattia
In primis abbiamo le assenze per malattia: le persone non vengono a lavoro perché hanno un problema di salute che può essere più o meno grave. Cercare di comprendere, senza sfociare nell’invasione della privacy, le ragioni di queste malattie e la loro entità vi aiuterà anche ad individuare più rapidamente quelle instabilità dovute non ad un vero e proprio disagio di salute, ma ad un malessere condizionato dall’ambiente di lavoro.
Per esempio una persona che si assenta alla minima avvisaglia di raffreddore e influenza, potrebbe cogliere la palla al balzo per sfuggire ad altre problematiche che invece incontra nel contesto lavorativo; è il tipico caso delle malattie e a breve termine che in realtà magari sono la scusa per concedersi un giorno di riposo in più senza utilizzare ferie e senza dover dichiarare apertamente l’esigenza di staccare e rilassarsi.
Esigenze di cura
Sempre più forte tra le motivazioni di assenza individuiamo gli impegni di cura. In una situazione in cui spesso le politiche di Welfare sono carenti le persone si trovano ad assentarsi dal lavoro perché hanno a carico la gestione dei figli o di parenti anziani che non sanno, non possono e non riescono a delegare. Necessariamente quindi si trovano ad assentarsi dal lavoro: basti pensare a chi ha figli in età scolare non ancora abbastanza grandi per stare a casa da soli; quando questi figli si ammalano se non si hanno accanto i nonni o se non si ha la possibilità di rivolgersi ad una babysitter, uno dei due genitori si trova a doversi assentare dal lavoro. Lo stesso vale in caso di genitori o familiari anziani che iniziano a non essere più autonomi ed hanno esigenza di essere accompagnati una visita medica piuttosto che essere aiutati con la cura della casa e la spesa.
Sindrome del lunedì
Ancora, tra le cause di assenza dal lavoro possiamo elencare quella che viene chiamata sindrome del lunedì: si tratta di tutte quelle assenze di chi, per esempio, si è giustamente divertito nel fine settimana o la sera precedente e il giorno dopo ha bisogno di riprendersi.
È chiaro che tutti noi abbiamo diritto di sfruttare come meglio crediamo le ferie e i permessi a nostra disposizione, ma questo diventa un problema nel momento in cui non si tratta più di un episodio sporadico ma di una situazione molto frequente che è sintomo probabilmente gli altri disagi sul lavoro.
La famosa sindrome del lunedì è quella che porta le persone ad assentarsi spessissimo proprio nella giornata di lunedì perché faticano a trovare la forza e la giusta motivazione per rientrare al lavoro dopo il weekend.
Problemi sul lavoro
Ultimo plausibile motivo, che è forse tra i più importanti per le risorse umane sono tutte quelle assenze cui non riuscite a trovare una motivazione che magari si nascondono dietro scuse, ma che in realtà celano una problematica forte sul posto di lavoro: problemi con gli altri membri del team o con i propri responsabili, valutazione delle performance scadenti che hanno fatto perdere motivazione ed entusiasmo alla persona, mancanza di stimoli nello svolgimento della propria attività lavorativa…
Tutte queste cose chiaramente tolgono entusiasmo al collaboratore che sarà sempre più spinto a non presentarsi al lavoro ed a concedersi del tempo extra fuori dall’ufficio.
Non è sicuramente semplice individuare tutte queste dinamiche e situazioni, ma sicuramente un buon software HR per la gestione di ferie ed assenze può aiutare.
Attraverso la reportistica si possono raccogliere i dati di assenza di tutto lo staff ed analizzarli per comprenderne più velocemente le cause. Individuare in poco tempo determinati trend insorgenti mi aiuterà per esempio a comprendere se vi sia una concentrazione preoccupante di assenze in determinati giorni della settimana, che magari sono legati a riunioni o progetti di un certo tipo, piuttosto che assenze più elevate all’interno di un team specifico o di un dipartimento.
Avere già di fronte dei dati strutturati rende più semplice notare queste dinamiche consentendo di studiare delle strategie di intervento più rapide che vi aiuteranno a risolvere eventuali problemi di assenze dei dipendenti dal lavoro, prima che diventino più gravi.
