Avere a che fare con collaboratori le cui performance non sono il massimo è una sfida che molti manager devono affrontare ad un certo punto della loro carriera. Molti però rifuggono da questa incombenza perché sanno che è complicato affrontare il tema senza urtare la sensibilità di nessuno e perché temono di doversi mettere in gioco in un confronto aperto.
Nascondere le performance scadenti sotto al tappeto tuttavia non è un’opzione praticabile; se i dipendenti vengono lasciati da soli è improbabile che modifichino il loro comportamento. E lavorare con persone sempre più risentite non può che creare un clima di disagio e scarsa collaborazione in azienda.
Quindi cosa puoi fare per superare la paura di dover dare feedback negativi e tenere sotto controllo l’andamento delle performance dei tuoi collaboratori?
Vai alla radice del problema
Performance scarse non sono sempre ciò che sembrano. Spesso c’è una ragione per cui qualcuno commette errori frequenti o sembra non impegnarsi più come prima. Scava a fondo per capire quale sia la radice del problema.
Un dipendente sta affrontando un carico di lavoro eccessivo e fatica a dare le giuste priorità? Un cambiamento di ruolo lo ha messo in difficoltà, ha bisogno di più formazione e fatica ad assumersi tutte le nuove responsabilità? O semplicemente è solo annoiato dal ruolo che ricopre?
Certo, le persone possono anche trovarsi ad affrontare problemi personali che influenzano la loro capacità di rimanere concentrati. Se riesci a scoprire cosa sta causando il problema, sarai meglio equipaggiato per affrontarlo.
Preparati per il confronto
Dare feedback negativi non sarà mai semplice, ma un po’ di preparazione aiuterà ad assicurarsi un dialogo più significativo e produttivo.
Scegli con cura il momento, preferibilmente non quando sei al picco dell’arrabbiatura per un progetto che non procede come sperato. Questo non significa rimandare la conversazione fino alla prima occasione formale di valutazione, data in cui il dipendente probabilmente avrà già dimenticato ciò che è accaduto.
È importante dare feedback subito dopo l’evento specifico, aspetta solo di esserti tranquillizzato e pensa razionalmente a cosa sia meglio dire. Cerca di essere chiaro in merito ai messaggi chiave che vuoi far arrivare e presta attenzione a come le persone potrebbero reagire alle tue parole.
Chiarisci le aspettative
Ci sarà sempre qualcuno che non prende il lavoro seriamente e cerca di fare il meno possibile. Ma non sempre performance poco soddisfacenti sono dovute a scarso impegno. Spesso si verificano perché le persone non hanno chiaro il loro ruolo e cosa ci si aspetti da loro. Prima di entrare nel merito del rendimento assicurati quindi che il collaboratore abbia chiari i confini del suo ruolo: quando deve essere coinvolto nelle riunioni, a chi deve riportare, che autonomia decisionale abbia…
Chiarire gli obiettivi legati a target e tempistiche, può inoltre aiutare a comprendere come utilizzare al meglio il proprio tempo e quali siano le priorità. Rivedi gli obiettivi regolarmente per assicurarti che siano comunque adeguati allo scopo se cambiano le priorità di business. Se non si lascia spazio ai fraintendimenti, le persone sapranno meglio focalizzare i loro sforzi nella giusta direzione evitando l’insorgere di problemi.
Concentrati sui comportamenti
Sarebbe stupendo se le nostre vite lavorative fossero piene di persone che ci piacciono, che rispettiamo e con cui ci piace trascorrere del tempo. La verità tuttavia, è che ci sarà sempre qualcuno nel team che ci irrita, con cui non troviamo affinità e che vorremmo evitare. Se il collaboratore con cui devi parlare per le sue scarse performance rientra in queste categorie, assicurati di riuscire a tenere separato il comportamento dalla personalità. Fai un passo indietro per assicurarti di non criticare le performance di qualcuno solo perché non ti piace come persona. Separa i fatti dalle sensazioni e dai esempi chiari su ciò che non è stato fatto correttamente. Accetta anche che non tutti affrontano un compito nella stessa maniera in cui lo gestiresti tu e che alcune volte potrebbe andare bene comunque.
Pianifica
La chiave per migliorare performance scadenti è escogitare un piano chiaro che sia condiviso da entrambe le parti in causa. Identifica che tipologia di formazione potrebbe servire ai collaboratori e cerca di attuarla. Schedula un incontro informale ogni due settimane circa così da poter verificare come procedano le cose e quali progressi siano stati fatti.
Assicurati che i dipendenti sappiano con certezza che tu vuoi il loro successo e che hanno il tuo totale supporto per migliorare le loro capacità ed affrontare le difficoltà che incontrano. Allo stesso modo, assicurati che siano chiare le conseguenze nel caso in cui, a discapito del tuo sostegno, dovessero continuare a non dimostrare impegno. Familiarizza con le procedure disciplinari dell’azienda e non temere di riportare ai vertici il problema se dovesse essere necessario.
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