Per chi si occupa di gestione del personale di un’azienda, è sempre difficile comprendere quando la normale incidenza delle diverse tipologie di assenze di un dipendente stia aumentando in maniera eccessiva, sfociando in fenomeni di assenteismo su cui intervenire.
Esistono svariate tipologie di assenze che possono indicarci l’insorgere di una problematica a riguardo: brevi assenze di un lavoratore durante la giornata lavorativa, ritardi costanti, abuso dei permessi, aumento improvviso delle assenze per malattia…
Ovviamente le aziende subiscono un danno dal palesarsi di questo fenomeno; proprio perché imprevedibili, le assenze incidono fortemente sulla produttività e quindi sull’andamento del business: bisogna intervenire tempestivamente per sostituire il collaboratore mancante, obbligando gli altri dipendenti ad un carico aumentato di lavoro o a rivedere i piani ferie già stabiliti. Anche dal punto dei costi, l’assenteismo ha delle conseguenze significative poiché aumenta i costi per l’organizzazione (indennità per malattia, calo della qualità produttività…).
Per tutte queste ragioni ogni impresa ha come priorità la lotta all’assenteismo dei dipendenti e mira a mettere in atto strategie che possano ridurlo e controllarlo. Ma anche comprendere se vi sia un problema in tal senso non è sempre semplice: “È vero che le persone si assentano maggiormente o è solo una mia sensazione? Il collaboratore X è davvero a casa tutti i lunedì o sono io che l’ho preso di mira?”
È importante avere dati certi in merito, come base di partenza per ogni analisi ed intervento futuro. Utilizzare un software per la Gestione ferie ed assenze, potrà semplificare la raccolta di questi dati. Ciascun dipendente può infatti utilizzarlo per controllare il proprio residuo e richiedere le assenze, in modo che tutto il processo sia sempre tracciato; sempre tramite il sistema, i responsabili approvano o meno le richieste ed hanno a disposizione un archivio che consente diverse analisi e l’estrazione di diverse informazioni tra cui: concentrazione assenze per giorni della settimana, per reparti, assenze medie di un dipendente, rapporto tra numero assenze e giornate lavorabili, tasso di assenteismo…
Una volta in possesso di queste informazioni sulle assenze è fondamentale individuarne le motivazioni.
Quali sono le cause principali dell’assenteismo?
È possibili distinguere due principali categorie di ragioni, quelle prettamente individuali e quelle invece legate all’ambiente di lavoro.
Le prime possono essere difficili situazioni familiari da gestire o, restando nel contesto lavorativo, una forte mancanza di stimoli professionali. Per quanto riguarda invece l’ambiente di lavoro, individuiamo tra gli elementi principali un clima teso, poco stimolante e rapporti difficili con colleghi e superiori.
Entrambe le tipologie di motivazioni, portano ad un risulto comune: dipendenti sempre più stressati, che vivono con angoscia l’idea di andare a lavoro e quindi approfittano di ogni buona occasione per assentarsi.
Cosa fare, quindi, per ridurre l’assenteismo?
La prima iniziativa che management ed HR mettono solitamente in atto è quella di inasprire i provvedimenti verso coloro che abusano delle assenze. Una scelta che nella maggior parte dei casi non porta però i frutti sperati. Prima di tutto è necessario chiarire a tutti i collaboratori quali siano le policy aziendali in merito e le procedure di richiesta assenze e ferie. Un elemento fondamentale è indagare nel profondo il fenomeno e comprenderne le cause attraverso colloqui individuali aperti e sinceri, in cui il dipendente possa sentirsi a suo agio ed esprimere senza timori le proprie difficoltà.
Accade spesso che vi siano dinamiche lavorative distorte che causano forti stress ai collaboratori e, di conseguenza, l’aumentare delle assenze richieste. In questo l’azienda può fare molto, per lavorare sul clima aziendale, ridurre le tensioni ed incentivare collaborazione e confronto. Iniziative di welfare ed attività di gruppo agiscono a livello generale, ma è poi necessario confrontarsi con ciascuno per comprendere come aiutarlo senza penalizzare i colleghi e l’andamento del business.
Per chi rivela di avere problematiche famigliari da gestire potrebbe essere sufficiente, laddove possibile, concedere una maggiore flessibilità oraria, purché tutti i compiti vengano portati a termine. In questo modo il collaboratore saprà di avere la fiducia del management e sarà meno spinto ad approfittarne, trovandosi comunque a poter meglio conciliare il rapporto tra vita professionale e vita privata.
Nei casi invece in cui la problematica emersa risulti legata totalmente al lavoro, l’approccio sarà diverso: un collaboratore che non si senta apprezzato e stimolato, non darà mai il massimo. È necessario fornire costanti opportunità formative e di crescita, dedicare del tempo ad un confronto aperto sulle possibilità di carriera e sull’andamento delle performance, così da individuare le strategie migliori per far sì che ogni dipendente si senta apprezzato e veda un futuro per sé all’interno dell’impresa.
