Quando le risorse umane vanno in vacanza…

Fine giugno, la mente di ognuno di noi è già alle ferie, ma per le risorse umane, prima di poter godere del meritato relax, è necessario compiere un ultimo sforzo organizzativo; chi si occupa di HR in azienda infatti, non può pianificare solo le proprie vacanze, ma deve anche assicurarsi che le ferie dei dipendenti siano ben pianificate, così da non compromettere lo svolgimento delle attività lavorative e quindi l’andamento del business.

Sarebbe tutto più semplice se all’interno di un team tutti pianificassero le loro ferie con largo anticipo, così da poter organizzare il lavoro in modo da coprirne l’assenza. Ma sappiamo tutti che non è quasi mai così che vanno le cose: vi sono persone che decidono quando andare in vacanza all’ultimo minuto, altre che, pur essendosi organizzate da mesi, si trovano a fronteggiare un imprevisto e quindi richiedono un cambio…

Di fronte a tutte queste variabili, i mesi prima della chiusura estiva possono diventare un periodo molto intenso e stressante per le risorse umane, soprattutto nei casi in cui i processi di gestione ferie ed assenze non vengono gestiti in maniera strutturata e con gli strumenti opportuni.

Quali sono gli aspetti su cui si rischia di perdere più tempo e di commettere il maggior numero di errori? Quali strumenti possono aiutarci?

• Pianificazione ferie

La maggior parte delle aziende definisce delle scadenze entro cui ciascun collaboratore deve consegnare il proprio piano ferie. Questa richiesta nasce dall’esigenza per HR e management di avere il tempo necessario per confrontare le richieste di ognuno e verificare quali siano in sovrapposizione e debbano perciò essere modificate per assicurare la copertura delle attività.

Il nodo principale perché sia un processo fluido e non troppo oneroso è dato dalle modalità in cui viene gestito: i dipendenti come richiedono le ferie? Manager ed HR quali strumenti hanno a disposizione per confrontare i periodi e rispondere alle richieste?

Utilizzare un software per la gestione delle ferie fa sì che tutte le informazioni siano gestite in un unico spazio centralizzato, sicuro ed accessibile: qui i dipendenti caricano il piano ferie in autonomia, le assenze vengono automaticamente registrate su un calendario aziendale e gli approvatori notificati della richiesta, così da verificare il calendario ed approvarla o meno, in pochi click.

Il residuo viene calcolato in automatico in base a policy fissate ed ore lavorate, riducendo drasticamente gli errori di un calcolo manuale (e le perdite di tempo!).

Nel calendario compaiono tutte le tipologie di assenza, così come le festività (nazionali e locali) e le chiusure aziendali, in modo da rendere più immediata la verifica della copertura lavorativa.

Programmare e condividere i piani ferie aiuta ad efficientare il lavoro rendendo ognuno più consapevole del proprio ruolo.

• Stagionali

Ci sono dei settori in cui, al contrario di molti altri, l’estate è il periodo più caldo (perdonateci il gioco di parole!), in cui si lavora maggiormente. In questi ambiti non è raro che, ad un momento di maggiore produttività, corrisponda un aumento dell’organico. Come gestite tutti i documenti e le informazioni relativi ai dipendenti stagionali? Quali strategie utilizzate perché siano operativi più rapidamente possibile?

Chi rimane in azienda solo alcuni mesi ha bisogno di essere fin dal principio parte operativa delle attività; per farlo deve avere accesso immediato a tutte le informazioni utili; grazie al sistema di gestione Onboarding di Cezanne HR puoi configurare facilmente dei portali di benvenuto in cui inserire tutte le informazioni necessarie ad un neo-assunto: policy aziendali, contatti dei membri del team, oltre a delle liste di task utili a non dimenticare nessuna attività importante.

• Policy

Tra i documenti più importanti a cui ciascun collaboratore deve avere accesso, vi sono le policy aziendali che, se ben redatte, danno le linee guida su tutti i processi aziendali. Renderle accessibili a tutti significa avere un team che non avrà sempre bisogno di rivolgersi alle risorse umane per comprendere come agire in una situazione specifica. Se si parla di ferie, le policy dovranno esplicitare entro quale data debba essere consegnato il piano ferie, quante persone dello stesso team possano assentarsi contemporaneamente, come debbano essere inoltrate le richieste…

Tutta questa documentazione può essere archiviata nel portale HR del vostro gestionale risorse umane, così che ciascun dipendente possa consultarla in qualunque momento in autonomia.

• Deleghe

E quando HR o manager sono in ferie invece? Come fare affinché il processo di gestione del personale non si arresti, rallentando il lavoro di molti?

Può succedere per esempio che un dipendente inoltri una richiesta di assenza, ma che la persona indicata per l’approvazione non sia disponibile per controllarla ed approvarla. In questo caso le opzioni sono due: il responsabile può comunque avere accesso alla sua mail e quindi alla notifica di richiesta assenza ed approvarla direttamente dalla mail in un click, anche da smartphone. Ma se l’approvatore sa che durante la sua assenza non potrà occuparsi della gestione dei dipendenti, può indicare, all’interno del gestionale HR, la persona che potrà occuparsene al posto suo. La delega dell’approvatore può essere nominale o è anche possibile indicare il ruolo aziendale delle persone autorizzate all’approvazione.

• Autonomia

Quanto tempo perdono le risorse umane aziendali a ricercare le informazioni che vengono richieste dai dipendenti? “Quante ferie mi sono rimaste?” “Siamo chiusi il giorno X?” “Dove trovo le policy sulle ferie?”

Ottimizzare la gestione del tempo lavorativo è la strategia migliore per ridurre gli sprechi e rendere tutti più efficienti e produttivi sulle attività che contano davvero. Per questo un software di gestione HR moderno deve avere al suo interno funzionalità self-service che consentano a ciascun dipendente di consultare e modificare i propri dati e di gestire alcuni processi. Tra questi la richiesta di assenze: ogni collaboratore accede all’area self-service del gestionale, verifica il proprio residuo ed il calendario aziendale ed inoltra la richiesta di ferie. Tutto questo anche da app mobile.

Di fronte all’evidenza del tempo risparmiato dalle risorse umane e della riduzione degli errori, ogni azienda dovrebbe dotarsi di un software di gestione ferie. Pensi faccia al caso vostro? Prenota la tua demo online gratuita>>