Per molte organizzazioni, l’elaborazione delle paghe è ancora un’attività amministrativa frustrante, soggetta a errori e ritardi. Non esiste un modo semplice per garantire che le informazioni chiave dei dipendenti siano aggiornate; molti sistemi di gestione delle paghe offrono solo funzionalità limitate e richiedendo aggiornamenti difficili.
Con scadenze importanti da rispettare, accuratezza dei dati, sfide di manutenzione dei software, rispetto delle normative di legge, non è insolito trovare organizzazioni che hanno interi team dedicati all’elaborazione delle buste paga o che la esternalizzano completamente. Il dipartimento HR sta spendendo molto tempo e denaro su aspetti legati all’elaborazione delle buste paga che, sebbene estremamente importanti, dovrebbero essere molto più semplici.
È una sfida che i moderni sistemi di gestione paghe online sono progettati per risolvere.
Ecco sei motivi per cui dovresti utilizzare un servizio per l’elaborazione paghe Cloud.
1. Dati tempestivi e accurati con molto meno sforzo
Il vantaggio principale dei servizi in outsourcing per l’elaborazione della busta paga nel cloud è che sono pensati per essere parte di un quadro più ampio, normalmente parte di una suite HR e integrati con altri strumenti per rendere i flussi di dati semplici e automatici.
Date di inizio, stipendi, assenze per malattia e molto altro ancora, possono essere inseriti direttamente dal sistema centrale di gestione delle risorse umane nel LUL, evitando la doppia immissione dei dati e potenziali errori. Le modifiche allo stato lavorativo, ad esempio la variazione di inquadramento o qualifica o un licenziamento, fluiscono altrettanto agevolmente. E, grazie all’accessibilità del cloud, le risorse umane possono condividere parte dell’onere dell’amministrazione dei dati. Ad esempio, per consentire ai dipendenti di aggiornare i propri dati bancari o registrare un cambio di indirizzo o stato civile tramite un accesso sicuro al proprio sistema HR principale.
Questi sistemi sono inoltre progettati per connettersi con gli enti di previdenza e assicurativi, sincronizzando automaticamente le codifiche, accelerando le opportune verifiche e generando i rapporti ei documenti necessari.
2. Aggiornamenti automatici: così non sarai mai lasciato indietro
Mantenere aggiornato un software paghe, rispettando i cambiamenti normativi e contrattuali non è facile. Applicare le modifiche, testarle rispetto alle configurazioni esistenti e risolvere gli inevitabili problemi tecnici richiede giorni di tempo prezioso.
Un moderno servizio in outsourcing basato su soluzioni software cloud adotta un approccio diverso. Queste soluzioni, spesso descritte come multi-tenant, sono progettate appositamente in modo che il fornitore del servizio possa gestire tutti gli aggiornamenti per te, senza problemi. In questo modo, i sistemi multi-tenant riducono i costi generali dell’IT e sono molto più affidabili e convenienti. Anche nuove funzionalità possono essere aggiunte più velocemente. Ad esempio, il servizio per l’elaborazione paghe e contributi del nostro partner Wospee dispone già di tutte le funzionalità e i report necessari per la gestione degli stipendi, assicurazione nazionale e contributi pensionistici.
3. Un valore per i dipendenti del servizio e questo consente di risparmiare tempo
Un servizio di gestione risorse umane in cloud consente una migliore esperienza per i tuoi dipendenti, fornendo loro un accesso online ai cedolini paga digitali e modo semplice e sicuro per farti sapere se le informazioni rilevanti, come i loro dettagli bancari, sono cambiate. Sapranno sempre dove andare per controllare le proprie informazioni personali o trovare buste paga attuali e passate. Immagina solo quanto tempo risparmierete sia tu che loro!
4, Sicurezza e privacy: elementi essenziali per il GDPR
I migliori sistemi software cloud per le risorse umane e la gestione delle buste paga sono progettati attorno a un’architettura di prodotto multilivello eccezionalmente robusta con sicurezza integrata e testata più e più volte. Sono un modo molto più sicuro per chi si occupa di elaborazione paghe e consulenza del lavoro di proteggere i dati rispetto ad una gestione basata sulla condivisione di fogli di calcolo tramite e-mail o all’utilizzo di obsoleti sistemi interni.
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5. Rischio ridotto di sanzioni o danni alla reputazione
Quando il LUL è errato, le ripercussioni per le imprese possono essere gravi. Oltre al rischio di sanzioni, ci sono importanti rischi reputazionali quando le cose vanno male (internamente ed esternamente).
I sistemi Cloud HR hanno due vantaggi significativi.
- In primo luogo, è più facile accedere ai dati accurati, quindi non devi rimescolare per colmare le lacune o convalidare le informazioni all’ultimo minuto.
- In secondo luogo, poiché i fornitori di un servizio cloud in outsourcing sono responsabili di mantenere tutto aggiornato per tutti i loro clienti, hanno un interesse a farlo bene e tanta esperienza! L’impegno del fornitore per gli aggiornamenti significa che è molto meno probabile che tu rimanga bloccato per la mancanza di funzionalità chiave o che tu debba utilizzare il tuo team IT per correggere i bug del software.
6. Costo
Un servizio payroll Cloud è molto conveniente per una serie di motivi:
- Le buste paga digitali evitano le spese per l’elaborazione delle buste paga cartacee.
- Un’efficiente funzione di reportistica fornisce informazioni in tempo reale con un semplice clic.
- Una migliore esperienza per i dipendenti significa meno richieste di informazioni da affrontare per l’amministrazione del personale.
- Gli aggiornamenti vengono forniti come parte del servizio e sono gratuiti e automatici.
- Meno costi fissi per il personale interno o per le infrastrutture IT che gestiscono gli aggiornamenti di sistema.
Il servizio per l’elaborazione delle paghe in Cloud ha completamente modernizzato il mondo dell’amministrazione del personale. Per scoprire come il sistema integrato e completo HR e payroll di Cezanne HR potrebbe aiutarti a trasformare i tuoi processi di gestione del personale, prenota oggi la tua demo online senza impegno.
