La privacy e la sicurezza dei dati sono stati i grandi argomenti di discussione nel 2018, quando è entrato in vigore il GDPR, ma c’era sempre il pericolo che, passato il clamore iniziale, anche l’attenzione delle aziende alla questione privacy sarebbe calata. Fortunatamente, questo non sembra essere il caso delle risorse umane, ed anzi il tema dei Software HR e privacy torna fortemente alle cronache in questo periodo di introduzione del Green Pass in azienda.
Dato che la natura del ruolo delle risorse umane significa che trattano molti dati personali, è molto importante che i dipendenti si fidino di loro.
Software HR e privacy: che fare?
Dati HR: anagrafiche e molto di più
Dalle basi dei dati, come la protezione dei dettagli personali e di contatto, alla gestione delle informazioni associate a processi complessi delle risorse umane come questioni disciplinari e licenziamenti, le risorse umane devono essere al primo posto.
I professionisti HR dovrebbero essere sempre consapevoli dei diversi modi in cui i dati arrivano loro.
Ad esempio, è facile riconoscere che i dettagli bancari di una persona devono essere tenuti al sicuro. Ma che dire di quella conversazione casuale tra responsabile HR e manager davanti a un drink al pub? Quella in cui è stata menzionata la prestazione di un dipendente… Le risorse umane devono essere consapevoli di ogni aspetto legato alla privacy ed essere formate per comprendere i diversi modi in cui i dati potrebbero circolare.
In che modo un sistema HR aiuta a proteggere i dati?
Mettendo da parte le rare occasioni in cui un professionista delle risorse umane provoca deliberatamente una violazione dei dati, per la maggior parte delle organizzazioni, sono probabilmente gli errori involontari quelli più diffusi, ma non meno allarmanti. Un modo per proteggersi da queste situazioni è disporre di un buon software per la gestione risorse umane, come Cezanne HR, che conservi tutti i dati del personale in modo sicuro seppur facilmente accessibili a chi ne abbia i permessi.
Gli aggiornamenti dei dettagli di contatto non andranno persi negli scambi di e-mail perché vengono effettuati direttamente a sistema dal dipendente; le conversazioni di revisione delle performance sono documentate e mantenute riservate; la gestione del tempo è accurata e archiviata in modo sicuro; la lista continua!
Protezione dei dati ad ogni livello
Quando i dipendenti utilizzano un buon sistema delle risorse umane giorno dopo giorno, la loro fiducia nel modo in cui vengono gestite le loro informazioni personali aumenterà. I sistemi modulari come Cezanne HR offrono anche alle organizzazioni l’opportunità di espandere la portata del loro software HR, in modo che sempre più processi e informazioni relativi alle risorse umane possano essere portati in uno spazio sicuro cloud.
Dare alle risorse umane gli strumenti tecnologici di cui hanno bisogno per assicurare il rispetto delle normative sulla privacy e la riservatezza farà molto per migliorare eventuali carenze nella fiducia che la forza lavoro ha per le risorse umane in questo settore. Quindi spetta ai leader delle risorse umane e aziendali assicurarsi che i loro comportamenti e le loro procedure siano in linea con un approccio sicuro ai dati, in modo che i dipendenti non si sentano esposti e vulnerabili alle violazioni della privacy.
