Le ferie estive si avvicinano velocemente… ed è solo aprile! La Pasqua è passata, le richieste per l’estate iniziano ad arrivare.
La prospettiva di una meritata vacanza può riempirci tutti di eccitazione, ma la corsa alle ferie può essere un periodo dell’anno difficile per i team delle risorse umane. Saranno spesso in prima linea quando si tratta di affrontare la carenza di personale dell’ultimo minuto o di calmare i dipendenti scontenti che non riescono a prendere ferie nel periodo desiderato.
Naturalmente, se sei un professionista delle risorse umane, molto probabilmente vorrai anche goderti una vacanza. E, con la prospettiva dei gradi viaggi che sembrano di nuovo possibili, la tentazione di volare in un posto esotico potrebbe essere più forte che mai.
Ma prima di iniziare a fare le valigie e rispolverare il passaporto, qual è il modo migliore per assicurarsi che le ruote dell’ufficio HR continuino a girare senza intoppi mentre sei via? Ecco alcune delle cose chiave che dovrai considerare se vuoi spegnere felicemente il telefono e non leggere le e-mail mentre sei a bordo piscina:
Dare all’azienda largo preavviso
Se lavori in un’impresa più piccola, e in particolare se sei l’unico addetto alle risorse umane, assicurati di avvisare tutti in anticipo delle date delle tue vacanze. In questo modo, se il board ha richieste urgenti di dati sulle risorse umane o se i manager stanno pianificando di apportare modifiche che influiranno sulle buste paga, sapranno di doverti contattare con largo anticipo.
Verifica che le policy HR siano aggiornate e disponibili
Spesso le risorse umane vengono bombardate da domande a cui è abbastanza facile rispondere facendo riferimento ai documenti aziendali. La maggior parte dei sistemi software per le risorse umane fornisce un portale centrale in cui è possibile accedere facilmente a tutte le policy ed ai processi. Assicurati che le tue politiche su congedi per malattia, disciplinari e reclami, salute e sicurezza, ecc. siano aggiornate e che tutti sappiano dove trovarle.
Incoraggiare le richieste di ferie anticipate
L’estate è tra qualche mese, ma vale la pena ricordare ai direttori di linea di incoraggiare il proprio team a segnare le date delle ferie in anticipo, in particolare se lavorano in aree in cui ci sono regole su quando è possibile prendere le ferie o se tra colleghi non sono autorizzati a essere assenti allo stesso tempo. È facile che i cattivi sentimenti per il rifiuto delle ferie causino conflitti e tensioni nella squadra: se tutti sanno in anticipo qual è la situazione (e gli è stato ricordato) non ci saranno brutte sorprese.
Inoltre, puoi anche evidenziare l’importanza di registrare le richieste di ferie annuali il prima possibile tramite le tue comunicazioni interne o i tuoi spazi di lavoro condivisi.
Tieni d’occhio le date chiave
Assicurati di essere a conoscenza di tutte le date chiave che cadranno durante la tua assenza, in modo da poter pianificare con largo anticipo. Di quali altri eventi potresti essere responsabile? Controlla anche gli eventi aziendali. Ci sono nuove persone in arrivo o il periodo di prova sta per finire? Altre date a cui dovresti prestare attenzione potrebbero essere l’inizio o la fine di un congedo di maternità o la formazione obbligatoria in scadenza. Se disponi di un sistema HR automatizzato, può essere configurato per ricordarti quando è necessario intraprendere delle azioni in modo da poter pianificare in anticipo.
Assicurati che i nuovi candidati non rimangano in attesa
Il mercato del lavoro è estremamente competitivo in questo momento, i buoni candidati non rimangono disponibili a lungo. Quindi, assicurati che i responsabili del recruiting abbiano preso in considerazione le date delle ferie delle persone chiave coinvolte nel colloquio e nel processo decisionale in modo che possano pianificare di conseguenza.
Con il mercato del lavoro che dovrebbe essere inondato di laureati a luglio, può essere un buon momento per le aziende per assumere nuovi dipendenti di talento. Tuttavia, non ha senso avviare una campagna di reclutamento se le persone chiave non saranno presenti.
Ricorda ai dipendenti il self-service
A nessuno piace tornare al lavoro e trovare una casella di posta traboccante di richieste urgenti. Se disponi di un sistema HR automatizzato, è probabilmente una buona idea ricordare ai dipendenti le opzioni self-service a loro disposizione prima di partire per le ferie. La maggior parte dei sistemi avrà uno spazio virtuale in cui puoi caricare e archiviare tutti i tuoi documenti importanti. I dipendenti possono quindi accedervi e aiutarsi a trovare le risposte a tutte le loro domande.
Ad esempio, sistemi come Cezanne HR consentono ai dipendenti di registrare facilmente le assenze per malattia, richiedere ferie e inserire modifiche di indirizzo o numero di telefono. Consente inoltre ai responsabili di linea di “delegare” le approvazioni a un collega mentre è in vacanza. Ciò garantisce che le richieste urgenti provenienti dai loro dipendenti diretti possano essere gestite mentre sono assenti. Un promemoria tempestivo di ciò che dipendenti e manager possono fare da soli potrebbe salvarti da una casella di posta inondata al tuo ritorno.
Avere un piano di emergenza
C’è una regola non scritta che dice che il peggio generalmente accade quando le risorse umane non sono presenti. Assicurati che sia in atto un piano di riserva in modo che se dovesse succedere qualcosa di grave in tua assenza, i manager sappiano chi dovrebbero contattare, che si tratti del CEO, di una linea di assistenza legale o del supporto delle risorse umane in outsourcing.
…E ricorda: non dimenticare di spegnere!
Infine, non dimenticare di staccare la spina dal lavoro quando sei in vacanza. Sebbene viviamo in una cultura “always on”, non cogliere l’occasione per rilassarci e ricaricarci può avere serie implicazioni sia per la salute mentale che fisica.
Cerca di lasciare il tuo laptop al lavoro (o spento se sei a casa) e disattiva le notifiche e-mail sul telefono in modo da non essere tentato di leggerle. Se hai bisogno di tenere d’occhio le e-mail, stabilisci dei limiti e rispettali.
