Cosa ti ha distratto oggi? Il ping incessante delle email che arrivano nella tua casella di posta? Un telefono che squilla continuamente? O forse lavorare da casa ha reso difficile separare la tua vita lavorativa da quella non lavorativa?
Alcune ricerche rilevano che 1 dipendente su 10 ritiene di essere improduttivo per oltre quattro ore al giorno al lavoro.
Cosa sta causando questo calo della produttività? Le pause caffè, le chiacchiere, la noia, le riunioni eccessive e le email esagerate sono i maggiori colpevoli. Molte persone sentono di avere meno distrazioni quando lavoravano a casa rispetto a quando sono in ufficio: ma non per tutti. I lavoratori più giovani ritengono di avere più distrazioni quando lavorno da casa.
Abbandonare le distrazioni
La perdita di produttività è un problema che i professionisti delle risorse umane non possono ignorare, sia dal punto di vista personale che in termini di supporto ai dipendenti affinché siano il più produttivi possibile.
Come persona delle risorse umane, c’è molto che puoi fare per aiutare a risolvere i problemi di produttività sul posto di lavoro.
Prendere l’iniziativa ha anche altri vantaggi. Potrebbe consentirti di dimostrare il valore economico del tuo dipartimento, inclusa la sua capacità di raggiungere obiettivi difficili e scadenze rigide. Inoltre, sarai nella posizione migliore per aiutare i dipendenti a gestire le proprie prestazioni con gli strumenti e le tecniche giusti per gestire il proprio tempo in modo più efficace. Questo può aiutarli a sfruttare al meglio la loro giornata e raggiungere quegli importantissimi obiettivi aziendali, indipendentemente da dove o quando completano i loro compiti.
Nelle risorse umane è quasi impossibile non distrarsi di tanto in tanto. Arrivano così tante chiamate che trovare il modo migliore per destreggiarti tra tutte le tue responsabilità e rimanere produttivo può essere una grande sfida. Per mantenerti concentrato anche durante i carichi di lavoro più impegnativi, abbiamo raccolto alcuni consigli rapidi su come lavorare in modo più intelligente, rompere le cattive abitudini e aumentare la tua produttività personale. Non si tratta sempre di apportare enormi cambiamenti: anche piccoli passi possono portare a miglioramenti nel modo in cui impegni il tuo tempo. E una volta che inizierai a vedere i risultati di un’attività più mirata, sarai incoraggiato a continuare a fare quei passi per ottenere risultati ancora migliori!
Identifica le perdite
Fai un passo indietro e pensa a cosa esattamente ruba il tuo tempo e ti impedisce di raggiungere i tuoi obiettivi quotidiani. Se sei in un ufficio, ci sono persone che irrompono nel tuo spazio per discussioni non programmate? O forse è un flusso costante di e-mail, SMS e messaggi istantanei, che ti rende difficile la concentrazione?
Se riesci a identificare dove si trovano le perdite nella tua gestione del tempo, puoi iniziare a mettere in atto misure per combatterle.
Smetti di essere multitasking
Siamo stati portati a credere che la capacità di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente sia una cosa positiva. Ma la verità è che il multitasking non è un approccio produttivo: significa che stai spendendo energia e potenza cerebrale in direzioni diverse invece di concentrarti sul fare bene una cosa. Le ultime ricerche e riflessioni suggeriscono che le persone altamente produttive lavorano solo su un compito alla volta.
Affronta prima le attività più impegnative
Quante volte hai guardato la tua lista di cose da fare e hai scelto le cose più facili e veloci da fare per prime? Quindi, prima che te ne accorga, è tardi e non hai nemmeno iniziato il compito più grande con la scadenza più urgente.
È nella natura umana voler cogliere il frutto più in basso sull’albero e ottenere la soddisfazione di spuntare molti compiti dalla lista, ma non è produttivo se i lavori che stai facendo non sono i più importanti. Quindi, cerca di affrontare prima i compiti più grandi quando hai più energia e concentrazione.
Blocca il calendario
Non ci penseresti due volte a bloccare il tempo per una riunione nella tua agenda, ma quanto spesso blocchi il tempo per lavorare su un particolare progetto o attività? La verità è che se dedichi del tempo del tuo calendario per lavorare su qualcosa di specifico, è molto più probabile che lo porti a termine che se lo aggiungi semplicemente alla tua lista di cose da fare. Anche lavorare in blocchi di tempo può essere utile.
Prova a impostare una sveglia sul telefono ogni 50 minuti. Quindi, spegni la tua e-mail o qualsiasi altra cosa che possa distrarti e concentrati su quel pezzo di lavoro che devi davvero portare a termine.
Se ti trovi in un ufficio open space, perché non vedere se c’è un posto più privato o più tranquillo in cui puoi lavorare per qualche ora senza distrazioni, come una sala riunioni? Lo stesso vale se lavori da casa e devi condividere uno spazio con altri, o hai coinquilini, partner o figli che entrano e escono durante la giornata lavorativa. Rendi chiare le regole e negozia il tempo in cui puoi stare da solo in modo da poter escludere qualsiasi distrazione.
Quando suona la sveglia, rimarrai sorpreso da quanto sei riuscito a ottenere. Impostala di nuovo per altri 10 minuti per arrivare (o almeno avvicinarti) al traguardo di quel particolare progetto.
Tieni separate la vita lavorativa e quella privata
Può essere allettante dare un’occhiata al tuo cellulare per vedere cosa sta succedendo su una qualsiasi delle miriadi di piattaforme social. Ma i social media e i dispositivi mobili possono essere kryptonite per la produttività: soprattutto se si considera che le persone trascorrono in media 4,8 ore al giorno sui loro cellulari!
Tieni il tempo sui social media per la sera una volta che ti sei disconnesso dal lavoro.
Avere un piano di produttività
Le liste di cose da fare sono una guida utile per ricordare cosa devi fare, ma il problema è che si allungano man mano che la giornata va avanti. Tutto ciò che è rimasto in sospeso viene trasferito al giorno successivo, lasciandoti ancora sopraffatto e demotivato.
Cerca di restringere il campo alle cose più importanti che devi assolutamente fare per portare avanti un progetto. Inoltre, identifica le persone con cui devi davvero entrare in contatto. Completa un progetto alla fine di ogni giornata e fallo diventare la prima cosa che raccogli quando ti siedi alla tua scrivania il mattino successivo.
Assicurati di concentrarti su quelle priorità prima ancora di aprire la tua casella di posta in modo da non essere travolto da una marea di altre attività meno cruciali.
Non dimenticare di fare una pausa
Infine, non dimenticare di fare una pausa ogni tanto, soprattutto se stai affrontando un lavoro complesso o un report ricco di dati. Prendere una pausa può essere molto utile per te e il tuo lavoro, dandoti la possibilità di schiarirti le idee e concentrarti di nuovo.
Le micro-pause, le pause pranzo e le pause più lunghe hanno dimostrato di avere una relazione positiva con il benessere e la produttività. Alcuni dei vantaggi includono una migliore memoria, una riduzione dei livelli di stress e una maggiore creatività. Quindi, mentre interrompere il lavoro può sembrare controintuitivo, può essere fondamentale per migliorare la propria produttività.
Prova solo alcuni di questi suggerimenti e scoprirai presto che la tua produttività inizierà ad aumentare. Per migliorare ulteriormente la tua motivazione, premiati con qualcosa che ti piace davvero quando hai completato con successo un progetto o un’attività nel miglior modo possibile. Una tazza di caffè e un biscotto al cioccolato di solito funzionano per me!
