Triangle Solutions (anteriormente Selectiva) y Cezanne HR
Profesionalizar la gestión de los recursos humanos ayuda a tomar decisiones operativas y estratégicas
Triangle Solutions buscaba profesionalizar su área de recursos humanos con una solución tecnológica que le permitiera optimizar el tiempo empleado en tareas de gestión, análisis y dirección, mejorar el conocimiento de las personas que conforman su plantilla con la disponibilidad automática de datos, tanto personales, como aquellos relacionados con formación, desempeño o remuneración, entre otros, facilitar la comunicación fluida en todos los niveles de la organización, tanto en horizontal como en vertical, e impulsar la participación y colaboración interdepartamental.
En estos momentos, Triangle Solutions es una compañía en plena expansión. En el último año ha abierto 6 delegaciones en España y por consiguiente ha duplicado el número de empleados por lo que necesitaba acompañar ese crecimiento con una herramienta tecnológica que le permitiera gestionar el cambio de manera ordenada y segura.
Tras analizar las diferentes opciones del mercado, la directora de recursos humanos, Ana Holgado optó por la implementación de Cezanne HR, una solución online que le permitía alcanzar todos sus objetivos funcionales, al mismo tiempo que prometía una implantación sencilla y rápida y un manejo flexible, fácil y cómodo. La variable del precio, fue también determinante, pues el hecho de pagar sólo por aquello que se utiliza, le abría las puertas a una tecnología de última generación a un coste asequible.
De este modo, el departamento de recursos humanos se dotaba de una herramienta capaz de automatizar las labores de gestión, dirección y administración de sus empleados y centralizaba toda la información derivada de los mismos, en una única suite. Con ello además, el área de recursos humanos de Triangle Solutions igualaba su dotación tecnológica con la de otros departamentos de la firma que también habían automatizado sus funciones con herramientas tecnológicas para el desempeño de sus tareas.
Conseguido el primer objetivo -profesionalizar la gestión de las personas- e indirectamente, alcanzadas otras metas adicionales como la de hacer partícipe al departamento de recursos humanos del avanzado nivel tecnológico con el que cuenta la organización, sólo quedaba iniciar el proceso de implementación, formación y puesta en producción. Todo ello, apenas se demoró 30 días.
Gestión de Personas, Formación y Desempeño, el triángulo del éxito
Ana Holgado tuvo claro desde el principio, que apoyarse en una solución tecnológica le permitiría liberar parte de su tiempo “administrativo” para dedicarlo a otras tareas de mayor valor para la organización. Si cada vez que necesitaba un dato -por ejemplo, información de contacto de los empleados o su antigüedad en la compañía, las vacaciones que habían disfrutado o los días libres que tenían pendientes- podía conseguirlo con un solo “clic”, estaría en disposición de dedicar todo el tiempo ganado a establecer nuevas políticas y estrategias basadas además en un conocimiento más profundo de las necesidades de su equipo.
Pero si, además, hacía partícipe al propio equipo, proporcionándole un Portal del Empleado, desde el que acceder a información corporativa relacionada con, por ejemplo, el Plan de Desarrollo Personalizado o las Políticas de gestión de las personas el éxito de su propuesta estaría garantizado. Ana Holgado asegura que “con Cezanne HR hemos conseguido primero conocer más y mejor a nuestros compañeros, y segundo hacerles partícipes de un proyecto que les ha convertido en protagonistas. Ahora ellos mismos pueden introducir nuevos datos, hacer peticiones a sus managers de manera más sistematizada e intercambiar opiniones y diferentes puntos de vista sobre por ejemplo, proyectos exitosos llevados a cabo en algunas áreas que podrían replicarse en otras”.
La directora de recursos humanos de Triangle Solutions habla de las funcionalidades más avanzadas de Cezanne HR como unos “pluses” a lo que demandaba. En el apartado de Formación destaca la directiva, que disponer de información consolidada, actualizada y ordenada sobre las necesidades formativas que plantean los miembros de su plantilla, o sobre el nivel de capacitación de los mismos o sobre el histórico a nivel genérico e individual relacionado con los cursos que han recibido o, incluso con los que han solicitado pero no han recibido, también le ayuda a visualizar con mayor claridad, por un lado, el historial de cada empleado y hacia dónde podrá dirigir su carrera, permitiéndole determinar con mayor objetividad si la persona está ubicada en el puesto correcto o si su proyección profesional avanza o se ha quedado estancada.
Pero además, por otro lado, y ligando la Formación al Plan de Desarrollo Personalizado le permite proponer acciones formativas grupales, si detecta que existen áreas de mejora generales en un departamento concreto, o en relación a determinadas tareas, o bien, comprobar si las necesidades de formación deben orientarse, de manera individualizada, a determinadas personas para responder a requerimientos puntuales. Esta capacidad analítica que le ofrece Cezanne HR le ayuda a establecer nuevas pautas en sus estrategias.
Aunque el apartado del Desempeño es sobre el que está trabajando en estos momentos, con el abordaje de la descripción de los puestos y la carga de las competencias, Ana Holgado, estima que los beneficios en esta área, serán muy similares a los obtenidos con los otros módulos.
El impacto interno
Una vez que el departamento de recursos humanos implementó la solución e “invitó” por primera vez a participar en la puesta en marcha de los nuevos procesos de trabajo, managers y empleados, percibieron la herramienta como un elemento de valor para su día a día. Unos y otros entendieron que Cezanne HR les confería un mayor nivel de autonomía. A los managers para conocer mejor y gestionar de manera más eficiente a su equipo. Y a los empleados, para optimizar la comunicación con sus superiores, estableciendo una metodología más trasparente, más sencilla y más rápida.
“Todos coinciden en que la herramienta encierra un gran potencial y están muy motivados para aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece para Triangle Solutions. De repente han empezado a ver un montón de funcionalidades que, aunque inicialmente no echaban en falta, piensan que pueden ser muy interesantes para mejorar en el desempeño de sus tareas pero también para potenciar la relación entre los miembros de la empresa. Así, por ejemplo, el workspace que propone Cezanne HR es una de las “joyas de la corona” para compartir ideas, crear foros de debate, opinar sobre diferentes aspectos que pueden afectar a la mejora del entorno laboral y también al desarrollo de nuevos proyectos. El hecho de que la mayoría de la plantilla sean personas muy vinculadas al entorno de los recursos humanos, también ha sido un elemento no sólo facilitador, sino incluso, impulsor del cambio”, asegura Ana Holgado.
Seguridad, una condición innegociable
La responsable de recursos humanos de Triangle Solutions tenía muy claro que la solución sobre la que haría girar toda la gestión de sus personas debería cumplir dos requisitos extraordinarios. Por un lado, debería ser una herramienta 100% segura. Es decir, que garantizar la seguridad en todos los niveles, era una máxima irrenunciable y sobre eso, podría empezar a construirse el resto de la plataforma.
En este sentido, Cezanne HR proporciona a la multinacional española especializada en la cobertura global a las necesidades de selección nacional e internacional de directivos y mandos intermedios, Trabajo Temporal y Outsourcing, seguridad 360º, destacando los siguientes elementos:
- Garantía de cumplimiento con los requisitos establecidos en la LOPD. El acuerdo entre proveedor y cliente ha sido revisado por el departamento legal de Triangle Solutions refrendado además por otros convenios adicionales sellados entre ambas partes con el fin de no dejar ni una posible grieta de seguridad que pueda hacer peligrar los datos, altamente confidenciales que maneja el sistema.
- Garantía de seguridad en la Nube. Cezanne HR está alojada en uno de los servidores más seguros del mundo –Amazon Web Services (AWS)- por lo que, la posibilidad de producirse una pérdida de datos es bastante remota. Una de las características más importantes de AWS según Gartner, son las numerosas certificaciones en seguridad que ostenta concedidas por los estándares internacionales más exigentes como ISO 27001, SOC 1/SSAE 16 (primera SAS70) o SOC 2. Por otra parte, la capacidad de su infraestructura como servicio en la Nube es hasta 5 veces más alta que la del resto de sus competidores.
- Garantía en el propio desarrollo de la solución. Cezanne HR ha sido diseñada situando la seguridad de la información como objetivo prioritario por lo que se han empleado protocolos criptográficos para proteger los datos del cliente, además del reconocimiento de usuario y la verificación de sus credenciales.
“Teníamos muy claro que había que proteger la información en todos los niveles. Por eso, también establecimos una política de permisos para determinar quién podía acceder a qué información de modo que todos los datos estuvieran protegidos y las consultas a los mismos, controladas”, dice Ana Holgado.
El servicio de acompañamiento y la formación para aprender a “volar solos”
Cuando Triangle Solutions se planteó apoyar la gestión de sus recursos humanos en una solución tecnológica entendió que detrás de esa decisión, había implícita una necesidad de abordar una reingeniería de procesos para que su metodología, y la propia esencia de su organización -una compañía matricial con dos responsables, uno funcional y otro jerárquico- pudieran alinearse con el nuevo modo de proceder que planteaba Cezanne HR para ganar en agilidad, trasparencia y eficiencia.
El período de implementación fue corto y, durante el mismo, se aprovechó además para impartir la formación necesaria para la utilización fiable de la solución. Sin embargo, Ana Holgado, se mostraba preocupada por lo que sucedería una vez concluido el proceso de implantación y formación. ¿Qué pasaría el día después? El primer día en el que debiera dejar de apuntar y revisar datos de un documento en papel o de una hoja de Excel y manejar su nuevo aplicativo. Las dudas reconoce haberlas resuelto pronto pues el proveedor le ha facilitado un Servicio de Acompañamiento que le ha hecho mucho más sencillo el trámite. Le ha ayudado a utilizar de manera ágil el sistema, pero también le ha facilitado las herramientas necesarias para seguir investigando en la búsqueda de nuevas funcionalidades.
“Tanto por email como por teléfono o a través del Manual de Ayuda que incorpora la propia solución, he podido resolver, sobre la marcha, todas las dudas que me han surgido. Mi valoración del área de soporte de Cezanne HR es muy positiva porque su respuesta siempre ha sido rápida, concreta y resolutiva”, dice Ana Holgado.
Beneficios y consecuencias
Cezanne HR es, desde el pasado mes de enero de 2015, el aplicativo que soporta la gestión y administración de los recursos humanos de Triangle Solutions. Es una solución que utiliza en este momento el 100% de la plantilla y entre las muchas ventajas que subraya la responsable de recursos humanos, destacan las siguientes:
Gestión automatizada. Es un elemento que impacta directamente sobre la cuenta de resultados de la compañía porque libera recursos para emprender acciones más valiosas para la organización.
Análisis y control: No sólo el departamento de recursos humanos está ahora capacitado para acceder a información sobre las personas, solicitar analíticas o estadísticas sobre temas concretos como pueden ser las ausencias, la formación o las competencias, sino que los propios managers pueden solicitar esa información referida a los miembros de su equipo. Eso les permite tomar decisiones más inteligentes a nivel operativo pero también desde el punto de vista estratégico.
Conexión interdepartamental e interpersonal. El departamento de recursos humanos tiene ahora más y mejor conocimiento de las personas de la organización, algo que también comparten los jefes de área con sus equipos.
Profesionalización de la gestión. Al ahorro de coste y tiempo que implica esta profesionalización el área de recursos humanos suma un elemento más conceptual que tiene que ver con la sensación de poder hacer las cosas de la manera más adecuada, ganando en eficiencia y seguridad.
Las personas en el centro del sistema. El Portal del Empleado ha colocado a las personas en el corazón de la herramienta otorgándoles la capacidad para auto-gestionar encuestas, evaluación del desempeño, plan de desarrollo personalizado, formación, en base a unos criterios, lógicamente establecidos por la propia organización, pero que les ayuda a sentirse parte activa de la misma.
Mejora de la imagen corporativa. La creación de foros, debates, puntos de encuentro, etc. ha servido para impulsar el clima positivo y la relación entre los miembros de la compañía. La confianza que la empresa deposita en las personas le es devuelta en forma de aumento de compromiso y potenciación de sentimiento de pertenencia.
En definitiva. Ana Holgado, directora de recursos humanos de Triangle Solutions asegura estar orgullosa de la decisión que ha tomado, pero también de la respuesta que ha obtenido de las personas que conforman la organización. Para el futuro apuesta por la implantación del módulo de Selección con el fin de agilizar la gestión de candidatos, centralizando, en una única base de datos, toda la información relacionada con los mismos.