Estos últimos días del mes de diciembre, son para HR una verdadera pesadilla hasta llegar a la Navidad. Para muchos, estos días se ven como un momento de relax, días en los que preparase para pasar el tiempo con familiares y amigos cercanos. Sin embargo, para Recursos Humanos, la Navidad es un momento para cerrar diferentes asuntos, muchos de ellos, relacionados con el ajuste de los días libres de los empleados. Complacer las peticiones de todos, garantizando al mismo tiempo, el buen funcionamiento de la empresa no es tarea fácil. Encontrar un par de manos adicionales en una época que para muchas organizaciones es la más productiva del año, tampoco.
Melancolía navideña
Cuando se trata de reservar los días libres para la Navidad, hay tres tipos de empleados. Está el empleado súper organizado que reserva sus vacaciones con antelación suficiente (nos encanta). Está el empleado que también quiere cogerse días libres en Navidad pero que no ha encontrado el tiempo para hacer su solicitud y espera hasta el último minuto para hacerla. Y, luego, está el empleado al que todavía le quedan por disfrutar muchos días de vacaciones, pero, bien porque siente que tiene demasiado trabajo o bien, porque no quiere cargar a sus compañeros con tareas adicionales mientras él está fuera, aún no ha reservado sus días. ¿Qué pasa? Pues que a medida que se aproxima el 1 de enero y las políticas de “úsalo o piérdelo” entran en vigor, este tipo de empleados, empieza a sentirse agobiado con la solicitud de sus vacaciones y le entran las prisas -lógicamente- por resolver el tema cuanto antes.
Y, claro, todo esto provoca un tiempo de estrés para HR -también para los managers- que se tienen que enfrentar a la desagradable conversación en la que explicar a los empleados por qué no pueden disfrutar de los días libres que esperaban, o, bien, tratar de encontrar personal suficiente para cubrir las bajas inesperadas durante la Navidad. Si HR confiaba que este período sería un tiempo para la calma, las reuniones familiares y el disfrute del espíritu festivo, desde luego, estas situaciones se lo ponen bastante difícil.
Toma el control de la solicitud de vacaciones
Los sistemas de gestión o software de Recursos Humanos en cloud como Cezanne HR te permiten recuperar el control sobre la solicitud de las vacaciones.
Por ejemplo: a medida que se vaya acercando la Navidad, puedes empezar a preparar un informe en Cezanne HR para ver qué miembros del equipo tienen vacaciones y cuáles no. Anima a tus empleados a decidir sobre los días libres que quieren sin esperar hasta el último minuto. Puedes hacerlo publicando un aviso en el portal del empleado de Cezanne HR para recordar a toda la plantilla que el fin de año se aproxima y que deben reservar sus vacaciones si no quieren perderlas. Adicionalmente, puedes utilizar Cezanne HR para crear mails dirigidos a todos aquellos empleados que aún no hayan reservado sus vacaciones, para impulsarles también a que lo hagan.
Habla con los managers y jefes de equipo y asegúrate de que se obtiene el máximo rendimiento de los cuadros de mando y calendarios que proporciona Cezanne HR. Si tienes usuarios con más antigüedad haz que compartan su experiencia con otros que conozcan menos la herramienta. Los almuerzos informales de trabajo o las sesiones de formación funcionan muy bien y son una buena oportunidad para mejorar el conocimiento de la solución.
Con Cezanne HR, tanto los responsables de recursos humanos como los managers tienen una mayor visibilidad sobre las vacaciones de todos los empleados. Y, es evidente que este conocimiento proporciona el poder – el poder de administrar los recursos de una manera mucho más efectiva.
Prepárate para el año nuevo
Con el reto aún fresco en la mente de encontrar personal para cubrir las bajas de Navidad, enero es un buen momento para animar a todos a dar una vuelta de tuerca.
Qué tal si…
- Utilizas Cezanne HR para identificar a los empleados “tardones”, esos que solicitan sus vacaciones siempre en el último momento y les animas a que se tomen algunos días libres durante el resto del año.
- Revisas la política de “úsalo o piérdelo”. Puede que ejerza menos presión en diciembre si los managers proporcionan cierta flexibilidad y permiten que se demoren las vacaciones más tiempo si es necesario.
- Publicas la actualización del cuadro de vacaciones en el portal de Recursos Humanos recordando a todos los empleados que deben solicitar sus vacaciones de Navidad con antelación suficiente -asegúrate que la política de ausencias y vacaciones también está disponible en el mismo portal-. Los empleados no siempre recuerdan que las necesidades e intereses del negocio siempre tienen prioridad sobre las individuales y que su manager o responsable puede rechazar su petición, por lo que deberá tener alternativas.
- Programas los informes sobre los días libres pendientes para que se envíen automáticamente a los managers. De este modo, incluso aunque tengan la misma información en sus cuadros de mando, en realidad, les estarás dando un empujón adicional para encaminarlos en la dirección correcta.
Y, después, solo después de todo esto, te animo a que brindes por una feliz y relajada Navidad.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
