La temporada de vacaciones se acerca rápidamente… ¡y sólo estamos en abril! Metidos de lleno en la Semana Santa, me apuesto cualquier cosa a que la avalancha de solicitudes de vacaciones de verano está a punto de llamar a tu puerta.
La perspectiva de unas merecidas vacaciones es ilusionante. Pero el periodo previo puede ser un momento difícil para los equipos de RRHH. Equipos en primera línea de fuego para lidiar con la escasez de personal de última hora. O para calmar a los empleados descontentos porque su solicitud de vacaciones no ha sido atendida como quisieran.
Por supuesto, aunque seas un profesional de RRHH, es más que probable que también quieras disfrutar de tus vacaciones. Y, con la posibilidad de viajar por todo el mundo, la tentación de visitar algún lugar exótico puede ser más fuerte que nunca.
Pero antes de que empieces a hacer las maletas y a desempolvar el pasaporte, ¿cómo puedes asegurarte de que el engranaje de RRHH sigue girando sin problemas mientras estás fuera? He aquí algunas de las cosas debes tener en cuenta, antes de las vacaciones si, de verdad, quieres desconectar:
Avisa a la empresa con suficiente antelación
Si trabajas en una empresa pequeña, y, sobre todo, si eres el único responsable de recursos humanos, asegúrate de avisar a todos con antelación sobre tus vacaciones. De este modo, si la Dirección tiene alguna petición urgente relacionada con RRHH o los managers quieren hacer cambios que pueden afectar a las nóminas, sabrán cuándo tienen que contactar contigo.
Comprueba que las políticas de RRHH están actualizadas y disponibles
Muchas veces, vemos que los responsables de RRHH tienen que responder a preguntas recurrentes que bien podrían resolverse consultando los apartados correspondientes de la política de empresa. La mayoría de las soluciones de software de RRHH que conozco ofrecen un portal desde el que se puede acceder fácilmente a las políticas y procedimientos corporativos. Asegúrate de que toda la información sobre bajas por enfermedad, disciplina, requerimientos sobre saludo o reclamaciones y seguridad esté actualizada. Y, que todo el mundo sabe dónde y cómo encontrarla.
Fomenta la solicitud de vacaciones con antelación
Puede que todavía falten unos meses para el verano. Pero conviene recordar a los managers que animen a su equipo a solicitar las vacaciones con antelación. Sobre todo, si trabajan en áreas en las que existen normas específicas sobre cuándo se pueden coger las vacaciones. O si hay que turnarse con los compañeros para no coincidir fuera al mismo tiempo. Es fácil que los malos sentimientos por la negativa a coger vacaciones provoquen conflictos y tensiones en el equipo. Pero, si todo el mundo sabe a qué atenerse -y se le ha recordado- no habrá sorpresas desagradables, ni mala voluntad.
También puedes reiterar la importancia de reservar las vacaciones con antelación a través de las comunicaciones internas. O en los espacios de trabajo compartidos que podrás encontrar en un software de RRHH como Cezanne HR.
Controla las fechas clave
Asegúrate de estar al tanto de las citas clave que vencerán durante tu ausencia, para poder planificarlas con suficiente antelación. ¿De qué otros eventos puedes ser responsable? Comprueba los eventos corporativos. Por ejemplo, nuevas incorporaciones. O finalización de períodos de prueba. Busca otras fechas a las que deberías prestar atención. No sé, ser el inicio o el final de una baja por maternidad, la finalización de la formación obligatoria o la renovación del visado para los empleados no comunitarios. Si tienes un sistema automatizado de recursos humanos, podrás configurarlo para que te recuerde cuándo deben realizarse todas las acciones asociadas a cualquier evento. De este modo, podrás planificarlas con tiempo suficiente.
Asegúrate de que los nuevos candidatos no se hacen esperar
El mercado laboral es muy competitivo en estos momentos, Y, a pesar de las alarmantes tasas de paro atraer el talento siempre es un reto. En un mercado laboral tan ajustado, los buenos candidatos no se quedarán mucho tiempo. Por eso, asegúrate de que los responsables de la contratación tienen en cuenta las vacaciones de las personas clave que participan en las entrevistas. Y, de quienes toman las decisiones. Eso te ayudará a planificar en consecuencia.
Se espera que el mercado laboral se llene de graduados universitarios en julio, por lo que puede ser un buen momento para que las empresas contraten a nuevos empleados con talento. Sin embargo, no tiene sentido lanzar una campaña de contratación si las personas clave no van a estar presentes para hacer el seguimiento adecuado de las solicitudes.
Recuerda a los empleados las funciones de autoservicio
A nadie le gusta volver al trabajo y encontrarse una bandeja de entrada rebosante de solicitudes urgentes. Si tienes un sistema automatizado de recursos humanos, probablemente sea una buena idea recordar a los empleados las opciones de autoservicio que tienen a su disposición antes de irte de vacaciones. La mayoría de los sistemas tienen un espacio virtual en el que se pueden cargar y almacenar todos los documentos importantes. Los empleados pueden acceder a ellos. Y encontrar respuestas a cualquier pregunta que les puedan surgir.
Por ejemplo, sistemas como Cezanne HR facilitan a los empleados el registro de las ausencias. Cualquier tipo de ausencia: baja por enfermedad, vacaciones o permisos puntuales. Y también que modifiquen datos básicos como su dirección postal o el número de teléfono. Además, permite a los managers «delegar» las aprobaciones a un colega mientras están de vacaciones.
Esto garantiza que las solicitudes urgentes de sus subordinados directos, como la firma de los partes de horas o las solicitudes de TOIL, puedan atenderse mientras ellos están fuera. Un recordatorio oportuno de lo que los empleados y directivos pueden hacer de forma autónoma evitará que la bandeja de entrada rebose a tu vuelta.
Solicitudes de los interesados
El RGPD obliga a las organizaciones a responder a las solicitudes de acceso de los interesados mucho más rápido que antes. Para evitar que cunda el pánico si llega una solicitud mientras estás de viaje, asegúrate de haber hecho un simulacro. Y de haber documentado muy bien dónde se almacenan los datos de los empleados. Y cualquier otra información que pueda ser necesaria. Puedes encontrar más información sobre estas solicitudes y los plazos correspondientes aquí.
Dispón de un plan de emergencia
Hay una regla no escrita que dice que lo peor suele ocurrir cuando RRHH no está presente. Asegúrate de que existe un plan de emergencia. Así, si ocurre algo grave en tu ausencia, todos sabrán con quien deben contactar. Ya sea con el director general, con el área legal o con cualquier otro entorno.
.. Y recuerda: ¡no te olvides de desconectar!
Por último, no olvides desconectar del trabajo cuando estés de vacaciones. Lo sé. Vivimos en una especie de cultura de «conexión permanente». Pero, no aprovechar la oportunidad de relajarse y recargar pilas puede tener graves consecuencias para tu salud mental y física.
Procura dejar el portátil en el trabajo (o apagado si estás en casa). Y desactiva las notificaciones del correo electrónico en tu teléfono para no tener la tentación de leerlas. Si necesitas estar atento al correo electrónico, ponte unos límites y cúmplelos.
