Trabajo flexible: ¿puede tu sistema de RRHH adaptarse? en resumen:
- Los sistemas de RRHH deben ser capaces de adaptarse al trabajo flexible, no solo para garantizar una mejor experiencia a los empleados, sino también para que las operaciones de personal sean lo más eficientes posible.
- Las empresas también deben evaluar si sus sistemas actuales de RRHH y nóminas soportan transferencias de datos sin problemas y si resistirán el aumento de los requisitos normativos y de seguridad.
Según datos recientes de LinkedIn, el 77% de los empleados considera que la flexibilidad en el lugar de trabajo es más importante que el salario a la hora de plantearse un nuevo empleo.
Además, los expertos en temas laborales creen que es una tendencia que ha llegado para quedarse y que es especialmente relevante en las nuevas generaciones. Aunque de entrada las empresas no tienen por qué decir que sí a la flexibilidad, deberían empezar a tenerlo en cuenta. Los empresarios no sólo tienen que entender cómo puede interactuar esta flexibilidad con las normas de la empresa, sino que también tendrán que analizar si su tecnología está a la altura de las circunstancias.
Esto significa que tal vez debas plantearte revisar tus políticas internas para adaptarlas a las nuevas realidades del mercado laboral, pero…
¿Puede tu sistema de RRHH adaptarse al cambio?
¿Por qué es tan importante la adecuación de la tecnología que soporta las operaciones de la plantilla si se decide ofrecer una mayor flexibilidad? Ninguna empresa quiere tropezar con sus operaciones, hacer que la experiencia digital del trabajo sea deficiente o incumplir leyes, normativas y marcos de protección de datos por cambiar las estructuras de trabajo habituales.
Por ejemplo: si un empleado pasa a trabajar a tiempo parcial o adquiere total libertad de horarios, es probable que ello repercuta en sus niveles salariales, deducciones (como las pensiones), contrato, información laboral y necesidad de seguimiento de las distintas horas.
Es mucho lo que deben tener en cuenta los responsables financieros, los profesionales de nóminas y personal, y sus sistemas. Hay muchas cosas que pueden salir mal. Por eso, es vital contar con la tecnología de RRHH y nómina adecuada.
La flexibilidad exige cuidar el «compliance»
El cumplimiento de las normas también será clave. Si las empresas flexibilizan los horarios y los contratos, es probable que cambien las cotizaciones a la seguridad social, el derecho a vacaciones e incluso la interacción de los nuevos horarios con las políticas de la empresa, así como el derecho a la desconexión o las implicaciones para la salud y la seguridad.
Es mucho lo que hay que tener en cuenta, pero contar con un conjunto de tecnologías, o un único HRIS, que pueda gestionar estos cambios de forma eficiente y precisa será fundamental para que la flexibilidad sea un beneficio para la empresa, en lugar de un mero «detalle».
Afortunadamente, existe tecnología de RR.HH. y nóminas que puede ayudar a gestionar el trabajo flexible, desde las nóminas hasta la flexibilidad del personal, de forma que beneficie a la empresa y a los empleados.
Un sistema de RRHH todo en uno
Un sistema de RRHH todo en uno, que permita el acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar, es una buena opción a la hora de gestionar el trabajo flexible.
¿Por qué? En primer lugar, la accesibilidad móvil y remota es fundamental para los empleados que trabajan a distancia o en distintos lugares. Pueden acceder y actualizar las plantillas de horas y la información personal crítica (como los datos bancarios), lo que podría afectar a que las nóminas se paguen sin problemas, en el horario y el lugar en el que trabajan.
Además, los administradores financieros y de RR.HH. que trabajan a distancia, o en horarios no tradicionales, también pueden consultar los sistemas siempre que lo necesiten. Sistemas como el HRIS de Cezanne también permiten configuraciones que apoyan a los administradores financieros y de RRHH con el acceso que necesitan dondequiera que estén trabajando, al tiempo que garantizan que otros empleados no puedan acceder a los datos personales de los demás.
Y no sólo eso, un sistema de recursos humanos adecuado almacena datos en múltiples áreas, como los datos básicos de gestión de personal y los módulos de nóminas. Por ejemplo, si las funciones de un empleado cambian, cualquier actualización de la retribución o las horas en los módulos de RR.HH. aparecerá automáticamente en la nómina. Esto garantiza que los cambios en las horas o los niveles salariales, incluidos los impuestos y las deducciones, se reflejen con precisión en la nómina. Así, los horarios de trabajo flexibles no causarán errores de pago a los empleados.
Datos, datos, datos
Del mismo modo, los HRIS que admiten transferencias de datos fluidas son fundamentales a la hora de pasar a un modelo más flexible. Un sistema de RRHH «todo en uno» no sólo reduce la fricción al convertir lo que podrían ser sistemas separados en módulos interconectados, en los que todas las actualizaciones de datos se reflejan en los módulos pertinentes a través de una sola entrada, sino que esto sucede a gran velocidad. Significa que la ubicación física del lugar de trabajo o el tiempo no afectan a la eficacia de las operaciones. Es decir, la flexibilidad puede funcionar como una ventaja empresarial.
Además, la configuración de la seguridad basada en roles con el HRIS de Cezanne permite a los equipos de RRHH, finanzas y directivos acceder a los sistemas que necesitan – sin que otros empleados puedan acceder a información sensible, y con cuadros de mando dedicados que muestran los datos relevantes para ellos. Esto implica que las partes interesadas pueden acceder a los datos correctos, con configuraciones disponibles en el momento de la instalación, lo que significa que la flexibilidad no afecta a la información personal.
Una mayor experiencia digital del usuario
Los responsables de RR.HH. y finanzas deben tener en cuenta la experiencia digital de los trabajadores flexibles, especialmente si son cada vez más los remotos, híbridos o que trabajan en horarios que pueden requerir que inicien sesión a horas cada vez más dispares.
La flexibilidad puede añadir un nuevo nivel de frustración a la experiencia digital, ya que los administradores tienen que comprobar con sus compañeros si se han perdido algún cambio mientras estaban fuera del trabajo (o trabajando a una hora diferente) y ponerse al día para ver qué cambios se han realizado en la información clave de RR.HH.
En su lugar, el sistema integrado de RR.HH. adecuado debería permitir acceder a toda la información, en su última iteración, a través de un inicio de sesión único con un panel de control fácil de usar.
Y con sistemas como el de Cezanne que tiene actualizaciones automáticas, se simplifica el cumplimiento de la normativa. Esto significa que los equipos financieros se liberan para pasar más tiempo en contacto con los empleados que pueden tener preguntas válidas sobre la flexibilidad y la remuneración, por ejemplo: «Si reduzco mi jornada a tiempo parcial o comparto un puesto de trabajo, ¿cómo afectaría esto a mi salario neto?» Se trata de un tipo de contacto que compromete más al personal y mejora su experiencia laboral.
Seguridad y legislación
Por último, no sería correcto afirmar que el paso al trabajo flexible es sencillo. Hay muchos elementos en juego: desde la comprensión del impacto en la dinámica de equipo y la responsabilidad individual hasta los detalles de la remuneración. Y algo que los equipos financieros y de RR.HH. deberían tener muy presente es la seguridad.
Dado que es más probable que los empleados y los administradores accedan a los sistemas de forma remota y que es más probable que los horarios reducidos o flexibles choquen con los marcos normativos, existe una preocupación, y con razón, de cómo sus sistemas financieros y de RR.HH. soportan esto de forma que cumplan con los protocolos de seguridad y protección de datos.
Pero un buen HRIS seguro en la nube permitirá el acceso remoto o fuera del horario laboral con la seguridad como prioridad. Por ejemplo: Cezanne HR puede ser «en cualquier momento, en cualquier lugar», pero su certificación ISO27001, el cumplimiento del RGPD y el inicio de sesión único seguro, así como las pruebas de penetración regulares, el alojamiento en la nube fiable y el cifrado de datos, significa que esto no se hace a expensas de la seguridad. De hecho, al externalizar las preocupaciones de seguridad, como la ISO27001, que puede ser increíblemente difícil de conseguir, los profesionales quedan liberados para su trabajo diario con la seguridad de que los riesgos están mitigados.
Así, incluso los departamentos financieros y de RR.HH. pueden trabajar de forma flexible, centrándose en la mejor forma de ofrecer resultados a la empresa y a los empleados, con el respaldo de un sistema que les ayuda a mantener segura la información financiera y de los empleados.
