Informes: uno de los cinco grandes beneficios de un sistema de RRHH
Es crucial mantener datos precisos y completos en tu sistema de RRHH para obtener informes fiables, ya que la mala calidad de los datos puede socavar la toma de decisiones.
Los datos deben estar actualizados para ser útiles; la información obsoleta es, en gran medida, irrelevante en entornos que evolucionan rápidamente.
Los sistemas de RRHH deben ser compatibles con varios tipos de informes, como los de cumplimiento normativo, financieros, de seguimiento de la eficacia y de gestión operativa, para satisfacer las diferentes necesidades de la organización.
¿Te comprometes a proporcionar al personal directivo y operativo la información que necesitan? ¿Sabes cuántos días pierdes por enfermedad cada mes, o cuánto tiempo se tarda en cubrir una vacante? Muchas empresas no lo saben.
Estas y otras preguntas similares están causando una considerable inquietud a los altos directivos.
En realidad, no debería ser un problema en absoluto si utilizas las capacidades de elaboración de informes de tu sistema de RRHH para que hagan el trabajo duro por ti.
Precisión de los datos
Volvamos al principio. Los datos que introduces en tu sistema de RRHH deben ser precisos y completos. Parece obvio, ¿verdad? Pero puedo afirmar con seguridad que la mayoría de mis clientes han dicho al principio que sus datos eran «dudosos», «en su mayoría correctos» o algo intermedio.
El autoservicio hace que los empleados sean responsables de gran parte de sus datos. Sin embargo, debe existir un procedimiento de control riguroso que dicte que los cambios autorizados por los directivos, como el salario, el puesto, el departamento, etc., deben reflejarse en el sistema sin excepción. Después de todo, los profesionales del sector ya han perdido suficiente tiempo teniendo que corregir manualmente los informes debido a las omisiones y descuidos.
Datos oportunos
En segundo lugar, los datos deben ser oportunos. Si tus estadísticas de ausencias o rendimiento tienen un mes de antigüedad, entonces el resultado solo sirve para fines históricos, lo cual en esta era de cambios a la velocidad del rayo es bastante irrelevante. Los amplios derechos de autoservicio eliminan el viejo problema de las solicitudes de vacaciones en papel, los formularios de ausencia por enfermedad que se acumulan en la oficina de RRHH o las evaluaciones de rendimiento que nunca salen de los escritorios de los gerentes de línea.
A continuación, es necesario configurar los informes adecuados. En el pasado, los creadores de informes de los sistemas de RRHH eran complicados y requerían un título en lógica para dominarlos, pero ahora son mucho más intuitivos y fáciles de usar.
Determina qué debe reflejar el informe deseado y cómo debe aparecer, identifica los elementos de datos y utiliza filtros y otras herramientas para llegar al resultado deseado. Es posible que tengas que experimentar al principio para conseguir lo que buscas.
Recomendaríamos a cualquier profesional que invierta tiempo y recursos, cuando tenga un sistema de RRHH nuevo (¡o existente!), para ser competente en esta parte vital del software. Los datos, y la capacidad de presentarlos en los formatos requeridos, son ahora una parte esencial del trabajo de cualquier profesional de RRHH.
Los informes que tú y tu organización deben utilizar se basan en:
- Cumplimiento normativo, como el control de igualdad de oportunidades, la presentación de informes sobre la brecha salarial de género, la elegibilidad para trabajar y el control del cumplimiento de la legislación sobre el salario mínimo.
- Finanzas, por ejemplo, el presupuesto de plantilla y salarios en comparación con los reales, y las vacaciones pagadas pendientes.
- Seguimiento de la eficacia, como el seguimiento de la eficacia de tus gastos en formación o aprendizaje, observando la asistencia, los comentarios o la mejora del rendimiento después del evento.
- Gestión general y operativa, que muestre áreas de ausentismo, bajo rendimiento o rotación de empleados que podrían indicar problemas locales de gerencia o un problema más fundamental a nivel de toda la organización.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de informes que necesitarás poder configurar en tu sistema. El contenido de los puntos 2, 3 y 4 variará de una empresa a otra, y aquí es donde debes mantener una estrecha comunicación con esos departamentos (tus clientes internos) para establecer exactamente qué información necesitan y qué puede ofrecerles tu sistema. Ser proactivo en este punto te ayudará inmensamente.
Si necesitas ayuda para elaborar informes, no dudes en ponerte en contacto con tu proveedor del sistema de RRHH; te darán los mejores consejos y puede que incluso tengan una plantilla que puedas modificar para ahorrar tiempo.
¡No ignores los informes!
Por último: recuerda que estos informes son de vital importancia para tu organización. No te quedes la información para ti. Ponlos a disposición de tus actores clave a través del sistema de autoservicio. Esta es una de las mejores maneras de demostrar el verdadero valor de RRHH.
Obviamente, la seguridad de los datos es fundamental, especialmente a la luz de la GDPR. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de RRHH modernos vienen con seguridad avanzada basada en roles, por lo que puedes controlar el acceso a los datos según parámetros, como el puesto o la ubicación. Vale la pena recordar que permitir a los gerentes consultar los datos mientras están conectados a tu sistema de RRHH será considerablemente más seguro que los datos que se envían por correo electrónico como hojas de cálculo u otros archivos adjuntos.
Las 5 funciones clave de un sistema de RRHH
- Autoservicio
- Flujo de trabajo
- Creador de informes
- Activadores / Notificaciones automáticas
- Organigramas
