Las caídas de productividad en verano son reales y están bien documentadas; de hecho, casi la mitad de los empleados del Reino Unido afirman que su rendimiento disminuye notablemente durante el verano.
Las causas principales son la concentración de las vacaciones anuales, la falta de cobertura equitativa y el personal que se queda al mando, pero que se siente silenciosamente desmotivado. La solución pasa, sobre todo, por la transparencia (quién está de baja y cuándo), una planificación honesta de la carga de trabajo y asegurarse de que las personas que siguen en sus puestos se sientan valoradas, y no solo que se confíe en ellas.
Llega julio, el calendario se llena de «vacaciones» y, de alguna manera, el trabajo que hay que sacar adelante sigue siendo el mismo, pero con menos manos disponibles para hacerlo. Si a cualquier responsable de equipo le suena esto, no es una impresión: es un patrón estacional bastante estudiado, con causas identificables y, sobre todo, con margen de maniobra para anticiparse en lugar de simplemente aguantar el chaparrón.
Por qué el rendimiento baja cada verano
No suele ser un único motivo, sino varios factores que coinciden en el tiempo.
Las vacaciones tienden a concentrarse en las mismas semanas, especialmente en equipos con empleados que tienen hijos en edad escolar: basta con que tres o cuatro personas cojan sus días en la misma quincena para que el resto del equipo empiece a asumir tareas de cobertura además de las suyas propias, lo que desgasta rápido. A eso se suma el calor, que según distintos estudios de bienestar laboral en España aumenta la fatiga, dificulta la concentración y puede traducirse en un descenso real del rendimiento, sobre todo en puestos con trabajo presencial o expuesto a altas temperaturas.
Y todo esto ocurre en un país donde la productividad por ocupado ya venía mostrando una tendencia débil antes de que llegara el verano: el Instituto de Estudios Económicos ha señalado que la productividad por trabajador lleva varios trimestres sin avanzar de forma significativa, lo que deja muy poco colchón para absorber una caída adicional en la temporada estival.
El resultado es una sensación generalizada de «todo el mundo está de vacaciones menos yo», que afecta a la concentración incluso de quienes no se han movido de su puesto.
Cómo gestionar los solapamientos de vacaciones sin estar todo el día apagando fuegos
El principal consumidor de tiempo aquí no son las vacaciones en sí, sino la falta de visibilidad sobre ellas.
Si un manager puede ver de un vistazo quién está fuera y cuándo, detecta un solapamiento antes de que se convierta en un problema, en lugar de descubrirlo la semana anterior. Un calendario de equipo compartido o un sistema de gestión de ausencias integrado con el resto de RR. HH. cumple esta función mucho mejor que una hoja de cálculo que alguien se olvida de actualizar, porque se actualiza sola a medida que se aprueban las solicitudes.
También ayuda acordar de antemano una norma sencilla para los periodos de mayor actividad, como un límite al número de personas de un mismo equipo que pueden estar fuera a la vez. Esa norma debe fijarse antes de que arranque el verano, no a mitad de la temporada, y debe explicarse con claridad para que se perciba como algo justo y no arbitrario.
Qué hacer cuando falta medio equipo y los plazos no se mueven
El primer paso es ser honesto con la capacidad real del equipo en lugar de actuar como si no hubiera cambiado nada.
Si la próxima semana van a faltar tres personas, esa es la semana para posponer lo no urgente, no para lanzar algo nuevo. Redistribuye las tareas según quién tiene margen de verdad, y sé transparente con el resto de la organización sobre los plazos realistas en lugar de confiar en que todo saldrá adelante por sí solo.
La formación cruzada entre puestos también compensa especialmente en esta época: si solo una persona sabe hacer una tarea concreta, sus vacaciones se convierten en un problema para todos los demás. Repartir ese conocimiento con antelación, antes de que llegue el verano, hace que la cobertura sea mucho menos dolorosa cuando toca cubrirla.
Cómo mantener motivadas a las personas que sí están en la oficina
Esta es la parte que muchos managers pasan por alto.
Es fácil dar por hecho que quien sigue en su puesto está bien porque no es quien se ha ido de vacaciones, pero con frecuencia son justo esas personas las que sienten que se les exige de más, o simplemente se aburren si el ritmo de trabajo ha bajado. Ese segundo escenario merece atención: la falta prolongada de estímulo en el puesto también desgasta la motivación, igual que el exceso de carga, aunque se hable menos de ello.
Pequeños gestos ayudan: dar a alguien un proyecto con algo más de autonomía mientras el ritmo general es más tranquilo, hacer seguimiento con algo más de frecuencia de lo habitual y reconocer explícitamente cuando alguien ha cubierto a un compañero. No hace falta un gesto grande. Solo hace falta que se note.
¿Tiene sentido relajar algunas normas en verano?
Muchos managers comprueban que un poco de flexibilidad —una salida algo más temprana los viernes, por ejemplo— genera mucha confianza a cambio de muy poco coste. La jornada intensiva de verano, de hecho, va en esa línea: aunque el Estatuto de los Trabajadores no la regula de forma expresa y su aplicación depende del convenio colectivo o de un acuerdo de empresa, distintos estudios de recursos humanos apuntan a que el personal con más flexibilidad para organizar su jornada suele registrar menos ausencias.
Dicho esto, conviene consultarlo siempre con RR. HH. antes de aplicar cualquier cambio de forma informal: la coherencia entre equipos importa, y no interesa que un departamento funcione con reglas distintas a las del de al lado.
Cómo ayuda la tecnología a que todo esto sea menos manual
Un buen sistema de gestión de ausencias quita buena parte del trabajo de adivinar cómo va a quedar el equipo cada semana de verano. Visibilidad en tiempo real de quién está fuera, solicitud de vacaciones en autoservicio y comprobaciones automáticas contra las normas de cobertura que haya fijado cada equipo se traducen en menos sorpresas y menos tiempo dedicado a perseguir información. También evita esos momentos incómodos en los que, sin darse cuenta, se han aprobado varias vacaciones clave en la misma semana.
La conclusión: no es un problema de actitud, es un problema de planificación
La caída de productividad en verano no responde a una falta de compromiso, y tratarla como tal suele ser contraproducente. Es un problema de planificación y de energía, y ambos responden bien a un poco de anticipación: visibilidad clara sobre quién está fuera, conversaciones honestas sobre la capacidad real del equipo, y un esfuerzo genuino por que quienes siguen en su puesto se sientan valorados y no simplemente aprovechados.
Preguntas frecuentes
¿Por qué baja el rendimiento del equipo en verano?
Suele deberse a una combinación de vacaciones que se solapan, calor, y una ralentización general del ritmo de trabajo, más que a una causa única.
¿Cuántas personas de un mismo equipo pueden estar de vacaciones a la vez?
No hay una cifra universal: depende del tamaño del equipo y de la carga de trabajo, pero acordar un límite o un criterio claro con antelación evita conflictos posteriores.
¿Es normal que quienes siguen trabajando sientan cierto malestar por cubrir a sus compañeros?
Sí, y conviene abordarlo de forma directa. No reconocer ese esfuerzo es una de las formas más rápidas de dañar la moral de un equipo, aunque nadie haya hecho nada mal.
¿Puede un manager relajar el horario en verano por su cuenta?
Es recomendable consultarlo antes con RR. HH., ya que la coherencia entre departamentos y el respeto al convenio colectivo aplicable son claves para evitar agravios comparativos.
¿Ayuda de verdad un software de gestión de ausencias a reducir la carga administrativa?
Sí. La visibilidad en tiempo real de quién está fuera y los flujos de aprobación automatizados eliminan buena parte de las comprobaciones manuales que consumen el tiempo de un manager.
