Come … garantire una gestione equa delle richieste di ferie

I primi mesi dell’anno sono tradizionalmente il momento in cui, nel tentativo di alleviare lo spirito depresso dal maltempo e dal freddo, le persone cominciano a pianificare le proprie ferie e prenotare una vacanza verso località decisamente più miti. Ma stando ad un recente sondaggio, non fila tutto liscio in ufficio, quando iniziano ad arrivare le richieste di ferie.

how-to-manage-holiday-fairly-bigDa un recente sondaggio di hotels.com emerge che la prenotazione delle vacanze sia una delle principali cause di controversie tra dipendente sul lavoro. Poco più di un terzo dei lavoratori intervistati hanno dichiarato che a causa dei continui scontri con i colleghi, sono dissuasi dal pianificare le proprie ferie; inoltre, questi sono spesso fonte di sentimenti di malessere e risentimento tra i colleghi in ufficio.

Allora, che cosa possono fare i manager per gestire le richieste di ferie in modo equo, assicurandosi comunque di garantire l’apporto sufficiente di personale per la continuità del business?

Definire una policy chiara

Assicurarsi che la procedura da seguire per la richiesta ferie sia chiara a tutti. Se ognuno è ben informato circa quante giornate di ferie ha a disposizione, e se ci sono determinati periodi dell’anno in cui è preferibile non assentarsi ed altri periodi in cui questo è invece incoraggiato (ad esempio durante un picco di produzione o nel periodo estivo) ci saranno minori probabilità di incorrere in discussioni. Siate particolarmente chiari se ci sono regole in merito a quante persone del team possano essere fuori sede in un dato momento, o se ci sono posizioni che non possono assolutamente rimanere scoperte. Se tutti conoscono la situazione in anticipo, sono molto più propensi ad accettare l’eventualità che non possano prendere le ferie esattamente quando desiderano. La più recente tecnologia rende molto più facile per le persone tenere d’occhio il proprio monte ferie. Soluzioni software HR, come Cezanne OnDemand , consentono ai dipendenti di accedere al servizio ed ottenere una panoramica di quante giornate di ferie hanno già utilizzato e quante sono ancora a disposizione, in modo da poter pianificare con anticipo le proprie vacanze, e non devono chiedere continuamente in amministrazione un aggiornamento sul loro stato.

Pianificare con largo anticipo

La gestione delle richieste di ferie è un compito che spesso provoca nei manager un’enorme angoscia. Giostrarsi tra richieste in conflitto, cercando allo stesso tempo di garantire risorse sufficienti per la continuità del business, può diventare un vero incubo di logistica. L’introduzione di una soluzione software HR può fare molto per ridurre sia l’impegno che il tempo necessario per adempiere a compiti meramente amministrativi. I sistemi più evoluti offrono la possibilità di visualizzare il calendario delle ferie in modo da sapere chi è fuori ufficio, non solo all’interno del proprio team, ma anche in altri reparti se necessario. Consente inoltre di pianificare con largo anticipo ed organizzare le attività lavorative del team di concerto, in modo da evitare il rischio di colli di bottiglia o disservizi durante il periodo di ferie.

Incoraggiare le persone a pianificare

Se volete evitare eccessivi accumuli di ferie e garantire a tutti il meritato break dall’ufficio, incoraggiate le persone a formulare le richieste e pianificare le loro ferie con un certo anticipo. Non sarebbe saggio nascondere la testa sotto la sabbia nella speranza che nessuno chieda le ferie proprio nel periodo più indaffarato. Se tutti sanno di dover pianificare con anticipo, non potranno poi lamentarsi se le date preferite sono già prese da altri. Assicuratevi di rispondere tempestivamente alle richieste in modo che i vostri collaboratori siano al corrente della situazione e possano prenotare le loro vacanze o eventualmente riorganizzare i propri piani, se necessario.

Spiegare chiaramente perché la richiesta è rifiutata

Nel malaugurato caso in cui si è costretti a rifiutare una richiesta di ferie, assicuratevi di fornire una chiara spiegazione per la vostra scelta. I più comprenderanno che non possono essere tutti in ferie allo stesso momento ed è necessario per il business garantire un presidio minimo per rispondere alle richieste di clienti ed evadere gli ordini in sospeso. Non aspettatevi che i dipendenti siano propensi a trovare da soli un accordo tra loro quando si tratta di definire il calendario delle ferie, ma siate proattivi nel sollecitare la pianificazione e l’invio delle richieste con ragionevole anticipo. Non sarebbe comunque un esercizio di democrazia lasciare che i dipendenti se la sbrighino tra loro, di sicuro questo non farebbe altro che generare tensione e malumori nel team.

Essere fermi ma leali

Se sorgono controversie, assicuratevi sempre di agire in modo trasparente ed equo. Sdegno e risentimento si insinuano molto rapidamente nel team se dilaga la sensazione che ci siano favoritismi nei confronti, ad esempio, di dipendenti genitori, per i quali sono regolarmente garantite le ferie nei periodi di chiusura delle scuole. Siate pur sempre umani, però! Ci saranno sempre circostanze particolari di cui tenere conto, per esempio se un dipendente deve viaggiare all’estero per partecipare al matrimonio di un caro parente, o se ha l’eccezionale opportunità di fare il viaggio della vita. Assicuratevi che emerga con chiarezza che comprendete l’importanza di questa situazione straordinaria e siete disposti a fare di tutto per andare incontro alla sua richiesta, destreggiandovi tra incarichi e turni di lavoro o ricercando una copertura temporanea per quel periodo. Anche se foste comunque costretti a negare la richiesta, dopotutto, le persone apprezzeranno il fatto di aver tentato il possibile.

La pianificazione delle ferie è un problema per il vostro team? Fateci sapere come riuscite a gestire le richieste in modo armonioso e…non dimenticate di prenotare anche le vostre vacanze!

Potrebbe interessarti anche…

  1. Articolo interessante, utili indicazioni nella gestione del difficile problema delle richieste di ferie sovrapposte nei periodi critici ( ferragosto , natale ecc)

Comments are closed.

Richiedi una demo

Senza alcun impegno, inviaci i tuoi riferimenti attraverso il seguente form e ti contatteremo

I dati personali forniti non saranno comunicati ad altre aziende o utilizzati per scopi non autorizzati. Per maggiori informazioni, si prega di leggere la nostra Policy della Privacy.

Iscriviti!

Sottoscrivi la nostra Newsletter per ricevere altri articoli come questo.