Come garantire una gestione equa delle richieste di ferie

Ormai le ferie estive sono dietro l’angolo, le aziende stanno per chiudere per una o due settimane e le valigie sono già pronte per essere riempite. Ma la pianificazione in azienda dovrebbe essere già iniziata molti mesi fa, portandosi con sè quasi sempre purtroppo tensioni e difficoltà organizzative.

Un sondaggio di hotels.com fa emergere un dato interessante: tra colleghi sul lavoro una delle maggiori cause di controversie è proprio la prenotazione delle vacanze; molti lavoratori pur di evitare continui scontri con i colleghi, preferiscono pianificare le ferie sulla base delle esigenze altrui, riducendo così malessere e risentimenti all’interno del team.

È il momento giusto per risorse umane e management aziendale per riflettere e cercare di comprendere come gestire le richieste di ferie equamente, senza scontentare nessuno, ma garantendo la continuità del business. In questo modo, la prossima estate, le ferie potranno essere un momento di relax davvero per tutti! Cosa fare quindi?

Definire una policy chiara

Il primo passo da fare è assicurarsi che la procedura da seguire per la richiesta di ferie ed assenze sia chiara a tutti i collaboratori aziendali. Chiarire gli eventuali periodi dell’anno o giorni in cui sia preferibile evitare di assentarsi (per esempio durante un picco di produzione od in coincidenza con eventi particolari), fare in modo che ognuno possa verificare facilmente il proprio residuo ferie, renderà più semplice l’organizzazione riducendo il numero di discussioni.

È necessaria la massima chiarezza: vi sono regole sul numero di persone dello stesso team che possono assentarsi contemporaneamente? Quali posizioni non possono assolutamente rimanere scoperte?

Se tutti hanno chiare le policy aziendali fin dal principio, accetteranno più facilmente l’eventualità di dover modificare il proprio piano ferie tenendo conto anche delle esigenze aziendali e dei colleghi.

Le tecnologie per la gestione di ferie ed assenze rendono più semplice per le persone avere sotto controllo il proprio monte ferie. Software come Cezanne HR consentono ad ogni collaboratore di accedere alla piattaforma con un profilo self-service ed avere a disposizione una panoramica chiara di quante giornate di ferie abbiano già utilizzato e quante siano ancora a loro disposizione, così da poter pianificare con il giusto anticipo le proprie vacanze e non doversi rivolgere continuamente ad HR o amministrazione per avere un aggiornamento sul loro stato.

Pianificare con largo anticipo

Come già detto, pianificare le ferie può essere un momento stressante per tutti: giostrarsi tra le richieste in conflitto e garantire la presenza delle risorse necessarie per la continuità del business, può diventare un incubo logistico.

Introdurre in azienda l’uso di un software per la pianificazione ferie ed assenze, può ridurre significativamente l’impegno ed il tempo perso nello svolgimento di compiti amministrativi a scarso valore aggiunto. Un sistema HR con funzionalità di gestione ferie consente a tutti di tenere sotto controllo il calendario aziendale in modo da sapere in ogni momento chi sia fuori ufficio, sia all’interno del proprio team che negli altri dipartimenti. In più permette di pianificare con largo anticipo così da organizzare le attività del team di concerto evitando rischiosi colli di bottiglia o disservizi nei periodi caldi delle ferie.

Incoraggiare le persone a pianificare

Pianificare le ferie in anticipo e formulare le richieste per tempo, vi aiuterà ad evitare periodi di assenza sovrapposti che potrebbero risultare problematici, garantendo a tutti il meritato relax. Restare in attesa, sperando che non si affollino tutti a chiedere ferie nel periodo più indaffarato, non è un approccio efficace. Se invece chiarirete a tutti quali sono i termini per richiedere le ferie, nessuno potrà lamentarsi se le date preferite sono già state occupate da altri. Allo stesso tempo, quando vi viene inoltrata una richiesta, assicuratevi di rispondere tempestivamente, soprattutto in caso di rifiuto, così che i vostri collaboratori possano prenotare le loro vacanze o riorganizzare i propri piani se dovesse essere necessario.

Spiegare chiaramente perché la richiesta è rifiutata

Anche con un’attenta pianificazione e policy chiare, accade purtroppo di dover rifiutare una richiesta ferie; in questi casi è importante fornire una spiegazione approfondita delle necessità che vi hanno portato a questa decisione. Sarà più semplice per i dipendenti comprendere che non tutti possono assentarsi nello stesso momento perchè le attività aziendali devono rimanere presidiate ed i clienti devono comunque ricevere risposta alle loro richieste.

Se avrete sollecitato una buona pianificazione e l’invio delle richieste con il giusto anticipo, avrete contribuito alla creazione di una mentalità collaborativa che potebbe portare il team nel tempo ad organizzarsi in autonomia per trovare un accordo nella definizione del calendario ferie. Se questo non dovesse accadere, dimostratevi fermi nell’evitare che si generino malumori e tensioni.

Essere fermi ma leali

Qualora dovessero comunque sorgere delle controversie tra colleghi, assicuratevi di agire in maniera trasparente ed equa in ogni circostanza. Se dovesse diffondersi l’impressione che vi siano favoritismi, per esempio verso i dipendenti che hanno dei figli a cui vengono sempre garantite le ferie nei periodi di chiusura delle scuole, risentimento e demotivazione potrebbero diffondersi rapidamente.

Questo non significa però mettere del tutto da parte il fattore umano: vi saranno sempre circostanze particolari di cui tenere conto! Fate emergere con chiarezza la vostra attenzione a queste situazioni ed il vostro impegno per soddisfare la richiesta speciale, magari destreggiandovi tra diversi incarichi e turni di lavoro o cercando qualcuno che possa coprire temporaneamente quella posizione. Dopo tutto il vostro impegno, anche se doveste essere comunque costretti a negare la richiesta, le persone apprezzeranno i vostri tentativi.

La pianificazione delle ferie è un problema per il vostro team? Fateci sapere come riuscite a gestire le richieste in modo armonioso e…non dimenticate di organizzare anche le vostre vacanze!

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