Ancora oggi, basta fare una piccolo ricerca sulle aziende che conosciamo per accorgerci che le tecnologie HR dotate di Portali HR e self-service dipendenti faticano a diffondersi, in imprese di qualunque dimensione o settore. Fino a pochi anni fa non ci sarebbe stato nulla di cui stupirsi poiché ancora i sistemi di gestione risorse umane diffusi erano costosi e di lunga implementazione. Ma la tecnologia è evoluta rapidamente e, soprattutto grazie al cloud, soluzioni innovative ed alla portata sono a disposizione di tutte le imprese.
Qualunque HR lungimirante dovrebbe prendere seriamente in considerazione di dotarsi di un software HR con al suo interno funzionalità self-service per il personale.
Vediamo perché:
È il progresso
Le HR non acquisiranno mai posizioni di rilievo all’interno delle aziende se non attuano pratiche per dimostrare la valenza del loro ruolo. Automatizzare alcuni processi come le richieste di ferie e dotare manager e team di strumenti in cui reperire le informazioni utili sempre aggiornate, può aiutare nel ridurre gli sprechi di tempo legati ad attività burocratiche a scarso valore aggiunto. Anche le azioni più piccole come condividere policy aziendali e documenti su di un portale social interno possono drasticamente ridurre il numero di mail e telefonate inutili. Anche un sistema self-service per i dipendenti agevolerà il team risorse umane nel ridurre le incombenze giornaliere, consentendogli di concentrarsi su ciò che è prioritario.
Migliora l’efficienza HR
Diverse ricerche hanno dimostrato che l’aumentare di incombenze burocratiche per le HR ne riduce l’efficienza organizzativa e la percezione come di un team strategico. Quando le attività prioritarie trovano spazio, migliora l’efficienza dello staff risorse umane e di tutta l’organizzazione. In poche parole, il modo in cui le HR impiegano il loro tempo lavorativo, fa la differenza e ne migliora l’immagine, con ricadute positive anche sull’influenza che queste riescono ad avere sulle decisioni aziendali.
Guida il coinvolgimento dei dipendenti
I portali social interni, spesso parte integrante dei moderni software per la gestione HR, giocano un ruolo molto importante nella costruzione del coinvolgimento dei dipendenti. Tutto il personale si sentirà maggiormente partecipe dei successi dell’azienda e quindi invogliato a fare sempre meglio se potrà leggerli e condividerli, commentarli con i colleghi di altri reparti, ed avere feedback immediati alle domande che porranno. Molte organizzazioni utilizzano i portali HR per stimolare collaborazione e creatività, raccogliere feedback ed opinioni. Chi si occupa di HR sostiene che il coinvolgimento dei dipendenti sia tra le priorità, perciò social tools interni possono essere un grande supporto.
È ciò che si aspettano i dipendenti
Nel mondo del lavoro sono ormai entrati diversi appartenenti alla generazione y, i cosiddetti nativi digitali, che daranno per scontato di poter gestire informazioni e contatti con i colleghi online, da qualunque dispositivo. Se le HR desiderano costruire relazioni produttive con i dipendenti devono comunicare nella via a loro più congeniale. Inoltre, avere in azienda persone giovani, avvezze all’utilizzo di questi strumenti, aiuterà anche quelle generazioni che incontrano più difficoltà ad utilizzare tecnologie per loro nuove.
Supporta la crescita aziendale
I gestionali HR di ultima generazione non solo riducono le incombenza burocratiche, ma producono dati di valore relativi al personale, che possono essere utilizzati per migliorare la produttività e prendere decisioni di business più informate. I manager hanno un overview dei livelli di performance nei loro team, dati sempre aggiornati e reperibili in un click. In più il sistema cresce insieme all’azienda: si possono aggiungere facilmente i nuovi assunti, che avranno accesso immediato alla parte self-service.
Di fronte a queste ragioni è difficile comprendere come mai diverse aziende stiamo ancora aspettando ad introdurre software HR dotati di una parte self-service. Accade che nonostante il team risorse umane sia convinto dei benefici, fatichi a farli comprendere al management, che pone problemi di budget e priorità. Probabilmente non tengono presente che ad oggi vi sono sistemi gestionali HR alla portata di qualsiasi azienda, perché economici e rapidi da attivare.
