Il manager capace si vede nel momento del bisogno

5 passi per migliorare le Performance dei tuoi collaboratori

Dover gestire performance di basso livello è senza dubbio tra le sfide più complesse che manager ed HR si trovano ad affrontare; quando montagne di altri compiti richiedono la tua attenzione, la tentazione di nascondere i problemi sotto il tappeto ed ignorarli è fortissima. Ma credimi, non si risolveranno da soli. Anzi, con tutta probabilità, i dipendenti continueranno a commettere gli stessi errori, le scadenze non saranno rispettate, i clienti si lamenteranno e gli altri membri del team inizieranno a sviluppare risentimento per la mole di lavoro che cade sulle loro spalle a causa di mancanze altrui.

Lo so, il quadro dipinto è mortificante e di fronte a certe situazioni vorresti solo essere invisibile, ma c’è qualcos’altro che puoi fare: pianifica; mettiti seduto con un collaboratore alla volta e progettate insieme un piano di miglioramento delle performance.

Non sai da dove partire? Esistono 5 elementi che non possono assolutamente mancare.

Identifica ogni aspetto del problema

Prima di mettere in piedi il piano, assicurati di avere ben chiara ogni criticità che si nasconde dietro a performance scarse: il dipendente è in difficoltà perché non è stata fornita la formazione necessaria? I colleghi sono sgradevoli e poco collaborativi? Ci sono problematiche personali che gli impediscono di concentrarsi? Ricordati che i tuoi collaboratori non sono sempre del tutto onesti in merito ai problemi che li gravano perché temono conseguenze sull’opinione che avete di loro e sulla loro posizione lavorativa. Devi andare alla radice delle problematiche in modo da fornire il supporto corretto ed apportare cambiamenti efficaci.

Coinvolgi i dipendenti

Le persone accolgono con maggiore entusiasmo i piani di rinnovamento se sentono di aver preso parte al processo che li ha fatti nascere, quindi parla con tutti delle tue riflessioni e dei cambiamenti che vuoi apportare. Deve essere un dialogo non uno scontro: offri a ciascuno l’opportunità di esporre il proprio punto di vista e mostrati aperto a nuove idee e suggerimenti; d’altronde sono le loro performance che devono migliorare. È giusto che possano esprimere la propria opinione sul da farsi. Non si tratta di diventare il miglior amico di ciascuno, ma di far comprendere che nessuno giudicherà ciò che diranno, e che le opinioni di tutti hanno lo stesso valore. Allo stesso tempo però sii fermo nel sottolineare le mancanze da parte loro e gli atteggiamenti non graditi. È da quelli che devi partire per migliorare. Un’altra domanda che devi porti è: chi coinvolgo in questa fase del piano? Chiamare in causa troppe persone potrebbe dare l’impressione di essere sotto esame, troppo poche che il tema per te è di scarso valore. Cerca il giusto equilibrio.

Definisci obbiettivi chiari

Obbiettivi ben definiti e misurabili sono il cuore di un piano di sviluppo delle performance efficace: le persone devono conoscere esattamente quali criticità hai notato ed in quale direzione vi state muovendo per risolverle. Imposta risultati realistici, anche in base al tempo a disposizione per lavorarci, ma non troppo semplici da raggiungere (personalmente sono più motivata quando intravedo un traguardo che so essere raggiungibile, ma che mi richiede un discreto sforzo per essere raggiunto). Se un obbiettivo sembra impossibile, prova a spacchettarlo in tanti piccoli step da raggiungere uno alla volta: così le persone vedono i propri progressi e tu hai un quadro chiaro di come proceda il progetto, con la possibilità di apportare aggiustamenti passo passo. Tutto questo non può e non deve rimanere archiviato solo nella tua testa, assicurati di avere un sistema che ti permetta di avere memoria storica dei processi avviati e di monitorarli.

Organizza training e supporto

La mancanza di competenze adeguate può essere alla base di performance scarse. A volte le persone vengono lanciate nel loro ruolo e lasciate confuse a trovare un modo per gestire compiti per i quali non sono adeguatamente equipaggiate. O magari il loro ruolo è cambiato e gli viene richiesto di gestire nuove attività od agire in aree che non gli sono familiari. In situazioni simili, formazione e sviluppo devono essere parte integrante del piano di miglioramento delle Performance. Una volta individuate le mancanze di competenze e conoscenze, potrai pensare al modo migliore per risolverle. Non significa per forza iscrivere le persone a dei corsi di formazione formali, a volte affiancare un collega esperto nel proprio lavoro può essere un metodo sufficiente per acquisire nuove capacità. Oppure puoi prendere in considerazione di assegnare un mentore ad alcuni collaboratori, che sappia guidarli nella gestione di compiti o situazioni insidiose. Ogni attività di formazione deve essere accuratamente documentata nel piano, in modo da avere sempre visione di ciò che si sta facendo e dei progressi. Non puoi lamentarti delle scarse performance dei tuoi collaboratori se non stai facendo nulla per aiutarli a sviluppare le competenze necessarie per far bene il loro lavoro.

Esamina i progressi

Fissa degli incontri regolari in cui esaminare e documentare i progressi con i tuoi collaboratori; in questo modo fornirai a tutti un obbiettivo verso cui muoversi ed avrai l’opportunità per verificare se ciò che è stato stabilito procede regolarmente o è necessario apportare degli aggiustamenti. Se hai rispettato i passaggi precedenti, di solito qualche miglioramento si riscontra, ma se così non fosse, devi passare al livello successivo: assicurati che i processi disciplinari della tua azienda siano chiari, così come i passi da fare nell’avviare un processo formale, che renderai noto a tutte le persone coinvolte. In questo modo tutto ciò che deciderai di fare sarà trasparente, privo di incomprensioni o sotterfugi.

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