Valutazione del personale dipendente: quando i colloqui diventano difficili

Lo sappiamo tutti, i colloqui annuali di valutazione del personale in azienda sono un momento fondamentale per la crescita del business, ma anche una delle incombenze più odiate da tutti i membri del team: HR, Manager e dipendenti.

Dal punto di vista di chi si occupa di risorse umane, la valutazione del personale è uno dei compiti più stressanti dell’anno: è necessario preparare le schede, organizzare il processo, assicurarsi che tutto venga portato a termine secondo scadenza, sostenere i colloqui e tirare le somme. Non si tratta solo di uno stress professionale, ma anche di un impegno forte sul piano emotivo, soprattutto quando vi sono valutazioni che non sono andate come sperato; è sempre difficile trovarsi di fronte a qualcuno e dover richiedere spiegazioni su un risultato disatteso o uno scarso coinvolgimento nell’andamento dell’impresa.

Le conversazioni difficili sono territorio delle HR: sono loro che si occupano di dare le brutte notizie, giustificare le policy impopolari e, appunto, che devono avere a che fare con i dipendenti che non si comportano correttamente o che non stanno avendo buone performance. Per questo, se ti occupi di risorse umane non devi sottovalutare le tue emozioni; dire a qualcuno che il suo ruolo non è più fondamentale può essere difficile sia per chi riceve la notizia che per il messaggero.

Per quanto sia liberatorio sfogarsi nelle situazioni di stress, avere reazioni eccessive non vi metterà in buona luce e potrebbe avere implicazioni negative sul lungo termine sulla percezione che i colleghi hanno di te.

Quindi, quali strategie puoi adottare per gestire le tue emozioni se ti trovi ad affrontare dei colloqui di valutazione del personale dipendente più complessi del previsto?

Preparati

Alcune difficoltà sono imprevedibili, ma in molti casi sarai in grado di comprendere quando una conversazione si fa complicata. Sarà più semplice gestire le tue emozioni se ti sarai preparato in anticipo: se in azienda utilizzate un software per la gestione della valutazione del personale, prenditi un po’ di tempo per analizzare i risultati che avrai archiviato sui risultati passati e cerca di comprendere cosa puoi migliorare nel processo. Rifletti sul modo migliore per far arrivare il messaggio, cerca di prevedere le risposte che riceverai e come reagirai se le emozioni dovessero prendere il sopravvento.

Certo, è impossibile che tutto vada sempre secondo i piani, ma se avrai dedicato del tempo per prepararti al colloquio, ci saranno più probabilità che la situazione volga al meglio per tutti.

Controlla il tuo umore

Come ti senti il giorno dei colloqui gioca un ruolo fondamentale sul tuo approccio agli incontri da sostenere e sui risultati delle valutazioni. Se per raggiungere l’ufficio sei rimasto un’ora bloccato nel traffico, se hai discusso con il tuo compagno, o se semplicemente ti sei svegliato con la luna storta, tutto ciò influenzerà le tue percezioni.

Cerca di essere obbiettivo sul tuo umore e sull’influenza che ha sulle tue interazioni con gli altri nel corso della giornata. Se necessario, fatti forza per modificare il tuo stato d’animo, una passeggiata all’aria aperta o un po’ di musica che ti dia la carica o ti rilassi.

Stai nel momento

Prima di esprimerti, fai un passo indietro e rifletti, non sputare fuori la prima cosa che ti viene in mente. Riconosci le emozioni che stai provando mentre vengono a galla; che sia rabbia, tristezza o frustrazione cerca di metterle da parte in modo da riuscire ad interagire in maniera costruttiva.

Kerrie Fleming nel suo libro “The leaders guide to emotional agility”, sottolinea il beneficio di stare nel momento; questo impedirà alle emozioni di condizionarti eccessivamente nei momenti in cui non è opportuno e devi essere lucido.

Ascolta

Se le emozioni stanno prendendo il sopravvento, può esserti utile ascoltare piuttosto che rispondere d’istinto. Lascia che il tuo interlocutore si esprima, fai domande fino ad arrivare ad avere un quadro chiaro e non condizionato.

Potreste scoprire che le emozioni di entrambi hanno poco a che fare con la situazione in discussione, ma sono causate da altre difficoltà, personali o professionali. Ascoltare ti aiuterà ad arrivare al cuore del problema ed a prenderti il giusto tempo per reagire correttamente.

Mettiti nei panni altrui

Se stai per affrontare un colloquio di valutazione in cui il tuo interlocutore potrebbe sentirsi triste o maltrattato, ti aiuterà metterti nei panni dell’altro. Che cosa sta affrontando in questo momento? Ci sono nuovi progetti che lo preoccupano? Un carico di lavoro eccessivo? Si sente sottovalutato o ha problemi a casa che gli impediscono di concentrarsi?

Se riuscirai a comprendere quale sia il problema, avrai un approccio più empatico ed eviterai che la conversazione vada sui binari sbagliati provocando risentimento in entrambi.

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