Gestione ferie ed assenze: come tenere sotto controllo livelli di assenza inaccettabili

L’altro giorno un nostro cliente ci raccontava quanto gli stesse risultando utile il calendario aziendale del nostro software per la gestione ferie ed assenze. Incuriosita gli ho chiesto perché, di tutte le funzionalità, sottolineasse la validità proprio del calendario.

Mi ha spiegato che stavano riscontrando delle difficoltà con un dipendente; quest’ultimo si trova con sempre maggiore frequenza ad assentarsi dal lavoro per malattia. Inizialmente si trattava di un paio di giorni ogni due mesi circa, ma la frequenza delle assenze presto ha iniziato a crescere. Il collaboratore in questione è parte di un piccolo team all’interno dell’azienda, che ricopre però un ruolo particolarmente strategico, ragione per cui le sue assenze hanno un forte impatto sia sulla produttività che sul morale della squadra.

 

Anni fa, quando ancora la gestione di presenze ed assenze avveniva solo in modalità cartacea, è molto probabile che una situazione simile non sarebbe nemmeno stata notata, se non dai colleghi più stretti, il cui malumore sarebbe accresciuto, senza che nessuno intervenisse. In questo caso specifico invece le risorse umane hanno impostato il software Cezanne HR affinché invii delle notifiche quando il numero di assenze supera la soglia stabilita. Preso atto della situazione, hanno quindi modo di agire tempestivamente per risolvere il problema prima che si aggravi, per esempio parlando apertamente con il collaboratore assenteista.

Conversazione che diventa più semplice anche grazie alla visibilità comune del numero di assenze: anche il dipendente infatti può accedere al sistema e verificare in prima persona quanti giorni di malattia ha preso e come questi sono aumentati nel tempo. La conoscenza su cui si baserà il colloquio è quindi comune e non può essere messa in discussione.

Non è mai semplice sostenere una conversazione diretta con un dipendente sui suoi livelli di assenza, ma potersi basare su dati certi è senza dubbio una buona base di partenza. Con Cezanne HR, le assenze vengono registrate appena si verificano e ricevi delle notifiche se vengono superate delle soglie chiave (bradford factor, durata e frequenza…). Armato di queste informazioni, ti trovi in una situazione molto più comoda per confrontarti con i collaboratori e lavorare insieme per trovare una soluzione che funzioni per tutti, business incluso.

Inoltre, una volta stabilito quali azioni intraprendere, potrai registrare e documentare le decisioni prese, così che tutti gli individui coinvolti siano sempre informati.

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