Chi si occupa di risorse umane conosce l’importanza dell’analisi dei dati a disposizione per comprendere dinamiche e problematiche di un’organizzazione. Per farlo ci sono alcune metriche fondamentali da tenere sempre in considerazione; noi ne abbiamo selezionate 10.
-
Staff
È sorprendente scoprire quante imprese non conoscano realmente il numero preciso di collaboratori che hanno. Questo avviene soprattutto perché c’è uno scostamento sulle modalità in cui diversi dipartimenti, per esempio HR ed amministrazione, conteggiano il personale: assunti temporanei, chi in aspettativa, stagisti, freelance… vengono considerati come dipendenti?
Se manca una definizione comune, diventa difficile poter fare affidamento sulle metriche che si hanno a disposizione e trovarsi a lavorare su dati condivisi.
Per esempio, anche se collaborate con lavoratori autonomi, ha senso inserirli nel vostro Gestionale HR; in questo modo quando vi troverete a fare dei report, potrete decidere se conteggiarli o meno. Questo vi consentirà una comprensione più profonda delle risorse presenti e dei costi per il personale e permetterà di tenere traccia più agilmente delle informazioni chiave: scadenza dei contratti, formazione, esperienze precedenti, contatti…
-
Turnover
È inevitabile che alcuni collaboratori dopo un po’ vi abbandonino in favore di altre opportunità lavorative. Alcuni cambiamenti, in particolare al top della nostra organizzazione, potrebbero aiutarvi a gestire più facilmente l’inserimento di nuovi collaboratori e la retention dei vostri dipendenti. Tenere tracciato lo storico del turnover, potrà aiutarti a pianificare lo sviluppo interno e le attività di recruiting. Tracciare i dimissionari ed i nuovi assunti su base regolare semplifica l’individuazione di problematiche insorgenti prima che sia troppo tardi per intervenire. Un 5/10% di abbandoni nel vostro settore di attività potrebbe essere nella media, ma se vi è una concentrazione di dimissioni in un dipartimento aziendale specifico, potrebbe indicare qualche criticità.
-
Dimissioni
Il punto precedente raggiunge il suo massimo rischio quando in azienda sono presenti figure chiave difficilmente rimpiazzabili, le cui competenze sono fondamentali. L’approccio più comune è identificare i ruoli e le persone più importanti ed organizzare con loro colloqui periodici per comprenderne il grado di soddisfazione o la propensione ad abbandonare l’azienda.
È bene cercare gli indizi di insoddisfazione o scarso coinvolgimento: i livelli di assenza sono aumentati? L’impegno è in calo? Perché? Spesso si tratta di problematiche extra-lavorative, ma a volte può essere il segnale che siano alla ricerca di una nuova occupazione.
Hai rispettato le promesse di formazione e sviluppo fatte durante i colloqui di valutazione? Sei riuscito a soddisfare le ambizioni di carriera che i tuoi collaboratori hanno manifestato? Quando è stata l’ultima volta che hanno ricevuto un aumento? La retribuzione è adeguata a quella di altre imprese dello stesso settore? Questo tipo di informazioni sono abbastanza semplici da ottenere durante i colloqui di valutazione delle performance, soprattutto se i manager conoscono le giuste domande da porre e se si ha a disposizione un sistema in cui registrare le risposte.
Certo, comprendere quali figure sono a rischio è solo il primo passo. Armato di queste informazioni, puoi lavorare con il management per trovare una strada che riduca i rischi. Per esempio offrendo possibilità di carriera alternative o mettendo in piedi succession plan adeguati.
-
Costo dei collaboratori
Sapere qual è la spesa per i propri collaboratori, stipendi, benefit, bonus e formazione, è un altro elemento di importanza fondamentale. Questa base di dati ti consente di comprendere il costo di assenze non pianificate o nuove assunzioni, così come di fare un modello dell’impatto di potenziali aumenti di stipendio.
-
Posizioni aperte
Quando sono i line manager ad occuparsi in prima persona delle assunzioni all’interno del loro team, può essere difficile per le HR conoscere perfettamente le posizioni aperte o quelle che si libereranno a breve. Ma ci sono ottimi motivi per cui le risorse umane dovrebbero sempre essere allineate con il resto dell’azienda su questo tema: i collaboratori devono essere introdotti, formati e supportati; se le HR non vengono coinvolte fin dal principio, è facile che si verifichino sprechi di tempo e di denaro.
Avere una visione chiara delle incombenti esigenze di recruiting, assicura che queste vengano gestite nel modo più efficiente possibile. Le risorse umane possono per esempio negoziare il miglior accordo possibile con le agenzie per il lavoro, assicurarsi che il software HR pubblichi gli annunci di lavoro su tutti i portali principali e consentire un risparmio di tempo ottimizzando il processo di selezione e la comunicazione con i candidati.
-
Tempi e costi d’assunzione
La capacità di occupare rapidamente le posizioni aperte ha un impatto diretto sulle performance del business. Assicurati di conoscere il costo e la durata di ogni nuovo processo di selezione ed assunzione. Se riesci, è bene quantificare anche i costi nascosti (il tempo speso per selezionare i CV, fare i colloqui e comunicare con i candidati…), così che la comparazione con i costi di un’agenzia sia più accurata.
Una volta assunto un nuovo collaboratore, tieni d’occhio i tempi con cui si adatta al nuovo ruolo; colloqui di valutazione frequenti possono essere utili per individuare gli aspetti su cui ha più difficoltà ed intervenire prontamente.
-
Assenze
Le assenze non pianificate possono essere un costo significativo per l’azienda. Nella maggior parte dei casi le assenze sono giustificate, ed è giusto che un dipendente stia a casa quando ne ha bisogno. Tuttavia, è vero anche che, in alcuni casi si sviluppano delle prassi poco idonee come prendersi un giorno di malattia se la sera prima si è esagerato un po’ o se il meteo è avverso e non si ha voglia di farsi il viaggio a lavoro sotto la pioggia. Tracciare le assenze accuratamente e mapparle nelle diverse aree del business, vi fornirà le metriche necessarie per identificare le situazioni problematiche.
È molto utile anche avere sempre a portata di mano il residuo ferie di ciascun collaboratore, sia per pianificare al meglio le ferie che per avere la situazione finanziaria sotto controllo.
-
Dati demografici
Avere informazioni sulla conformazione della forza-lavoro, fornisce un punto di vista informato per decisioni chiave che le HR devono prendere in merito a retention e sviluppo dei dipendenti, come la tipologia di informazione su cui investire, l’approccio al lavoro flessibile, i benefit da offrire…
-
Performance
Impostare obbiettivi di sviluppo e di performance specifici, è un metodo efficace per far sì che tutti focalizzino su crescita delle persone e del business che vadano nella stessa direzione. Tuttavia, se manager e dipendenti non tracciano obbiettivi condivisi, le iniziative di performance management perdono in fretta di utilità. Avere una visione dall’alto dei risultati attesi e dei progressi fatti, vi consentirà di fornire un aiuto più mirato e stilare piani di sviluppo più soddisfacenti per tutti.
-
Conformità
Ultimo, ma non per importanza, affrontiamo il tema della conformità. Quasi tutte le problematiche dei dipendenti arrivano alla porta delle risorse umane; sulla base del settore in cui lavori ci saranno questioni e normative che devi conoscere. Un esempio semplice è il tema di salute e sicurezza sul lavoro. Sai quanti membri del tuo staff debbano seguire delle sessioni formative obbligatorie? O quanti abbiano delle certificazioni in scadenza? Riesci a tenere traccia degli infortuni sul lavoro? Chi è il responsabile sicurezza dell’ufficio?
La buona notizia è che mettere insieme molte di queste metriche, non è un lavoro duro come sembra. I software HR di ultima generazione fanno il lavoro sporco al posto vostro, semplificando la raccolta delle informazioni e presentandole in modo semplice da comprendere ed analizzare. Non solo, un sistema di alert e notifica vi informa quando per esempio sono stati superati i livelli massimi di assenze stabiliti.
