Gestione presenze: dal lunedì al venerdì

Abbiamo già parlato diverse volte dell’utilità per qualsiasi azienda di un sistema moderno per la gestione delle presenze dei dipendenti. Stavolta vogliamo affrontare il tema partendo da un esempio: quanto incide nella settimana di un collaboratore dotarlo di un software Cloud per la rilevazione delle presenze e la gestione delle assenze?

Lunedì

Partiamo dal lunedì e da un processo assolutamente banale: Marco (il dipendente che “seguiremo” questa settimana), arriva in azienda, si avvicina ai terminali di timbratura e con il proprio badge registra l’orario di inizio attività. Lo stesso in pausa pranzo ed a fine giornata, prima di rientrare a casa. I terminali che Marco utilizza per censire la propria presenza non sono altro che degli smartphone installati agli accessi aziendali tramite maschere di sostegno costruite ad hoc. Da questi Marco può controllare alcune informazioni personali in merito per esempio alle ore lavorate nel mese, alle anomalie orarie registrate dal sistema…

Martedì

Come al solito Marco arriva in ufficio e timbra la presenza; mentre raggiunge la sua postazione si ricorda che giovedì ha bisogno di prendersi un giorno libero, ma non ha ancora inviato la richiesta al suo responsabile. Prende fuori lo smartphone, apre l’app del sistema HR aziendale, controlla il proprio residuo ferie e registra la richiesta di assenza per giovedì. Il sistema automaticamente invia la richiesta al responsabile; questo riceve una mail di alert in cui risulta che Marco ha chiesto un’assenza, controlla il calendario aziendale per verificare se vi siano altre assenze quel giorno incompatibili con la richiesta di Marco e, con pochi click, conferma la richiesta che viene direttamente registrata dal sistema e scalata dal residuo ferie di Marco.

Mercoledì

Il mercoledì Marco arriva in ufficio, accende il pc e si accorge che è l’ultimo giorno del mese. Prima che l’azienda si dotasse di un sistema HR, era una giornata infernale: oltre alle normali scadenze facenti parte del suo lavoro, capitava sempre che Marco venisse chiamato dal dipartimento Risorse Umane perché non tornavano alcuni dati sulle assenze e le timbrature presenze del mese. Almeno un’ora della giornata veniva persa per fare mente locale sulle anomalie riscontrate e per cercare di risolverle. Oggi invece nessuno chiama Marco sollevando queste problematiche, semplicemente perché qualunque anomalia tra presenze ed assenze sia risultata nel mese, è stata subito notificata dal sistema a tutti i coinvolti, in modo da risolvere tempestivamente e non ritrovarsi errori e dati mancanti all’ultimo minuto. In questo modo a fine mese, tutte le informazioni sono già verificate, estraibili e pronte da essere inviate al consulente paghe per l’elaborazione dei cedolini.

Giovedì

Marco non c’è, la sua assenza risulta nel calendario aziendale del software, tutti ne sono al corrente ed hanno avuto modo di organizzarsi così da non avere difficoltà a coprire la sua assenza.

Venerdì

L’ultimo giorno della settimana Marco è in trasferta per visitare un cliente e non passa nemmeno dall’azienda. Ma questo non significa che non potrà timbrare la sua presenza: lo può fare tramite l’app geolocalizzata installata sul suo cellulare che gli consente quindi di censire anche la giornata di lavoro fuori sede. Allo stesso modo, sempre da app, Marco può registrare tutte le informazioni relative alla trasferta e compilare la nota spese per i rimborsi.

Una settimana piena, ma semplificata dall’uso degli strumenti giusti!

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