Come migliorare le valutazioni delle performance dei collaboratori

La valutazione delle prestazioni è una parte importante ed all’ordine del giorno all’interno di molte aziende. In un clima imprenditoriale sempre più competitivo, le imprese non possono permettersi di avere personale scarsamente produttivo. Al contrario, hanno bisogno di persone in grado di eseguire ogni compito al massimo e agili abbastanza da rispondere alle novità ed ai cambiamenti del mercato.

Molte persone attestano che la maggior parte dei dipendenti non solo è soddisfatta di avere valutazioni regolari sulle proprie prestazioni, ma che le aziende che hanno smesso di svolgere queste valutazioni, hanno avuto un calo della produttività e dell’impegno, soprattutto da parte dei loro dipendenti migliori.

Tuttavia, come ha osservato un recente sondaggio, ancora molto deve essere fatto per ottenere una giusta valutazioni delle prestazioni. Il 54% dei dipendenti ha descritto la propria ultima valutazione come inutile o che richiedesse troppo tempo, con solo il 14% che ha giudicato il processo come utile per il proprio sviluppo di carriera.

Dunque, cosa si può fare per assicurarsi che le vostre valutazioni uniscano il meglio del nuovo pensiero di performance management con la necessità di un processo formale che consenta ai responsabili di tenere il personale attivo e produttivo?

Chiarire il processo

C’è una tendenza per i manager ad avvicinarsi alla valutazione annua con il pilota automatico. Tendono a porre sempre le stesse vecchie domande e chiedono ai dipendenti di spuntare le stesse vecchie caselle dei questionari di valutazione, senza realmente riflettere sulle ragioni dei colloqui. Vale la pena dedicare qualche tempo a chiarire il processo prima che al prossimo giro di valutazioni il personale si mostri recalcitrante per capire gli obiettivi delle valutazioni. Il tuo scopo è quello di fissare obiettivi e valutare il progresso dei dipendenti in relazione ai compiti assegnati? O forse vuoi che ci si focalizzi di più sullo sviluppo del personale e si aiuti ciascuno a conseguire le proprie aspirazioni? Qualunque sia lo scopo (e può essere più di uno) è importante avere un approccio chiaro, coerente e trasparente.

Focus sulla frequenza

Una delle critiche più grandi alla valutazione annuale è che gli obbiettivi fissati scadono tipicamente prima che i prossimi vengano definiti. In un recente sondaggio, il 62% degli intervistati ha dichiarato che nessuno o solo alcuni degli obbiettivi erano stati rilevati dopo un anno. La revisione annuale è ancora molto utilizzata; in molti casi viene fatta, ad esempio, per alimentare la rivalutazione dello stipendio o per aiutare l’HR a dare priorità al budget di formazione per l’anno in corso. Ma solitamente anche i check-in più informali sono preziosi. Essi sostengono un approccio più agile al lavoro, permettendo ai manager e ai loro team di regolare gli obbiettivi in base alle circostanze che cambiano o a nuove opportunità che vengono alla ribalta. Può sembrare che richieda più tempo, ma l’investimento pagherà i suoi frutti in termini di forza lavoro più reattiva, impegnata e produttiva.

Trovare il giusto formato

È fondamentale trovare il giusto mix tra un processo di gestione delle prestazioni che sia facile per tutti da completare, ma che fornisca al manager informazioni utili su come vanno i propri collaboratori e di cosa hanno bisogno. Moduli e modelli standard sono utili, basta assicurarsi che non siano troppo rigidi o inibiranno la discussione. Per esempio, potresti considerare di combinare elementi di “check-box” con domande più aperte. Ciò fornirà alle risorse umane le informazioni strutturate necessarie per vedere un quadro più completo ed aprirà anche un dialogo sulle aspirazioni delle persone e sulle sfide che possono affrontare.

Sfruttare le tecnologie

Mentre la tecnologia non può certo svolgere i colloqui al posto tuo, può però sostenere il processo di valutazione. Un software di gestione delle prestazioni come Cezanne HR, può essere configurato per notificare ai responsabili l’esigenza di nuove valutazioni e fornire un quadro completo per un approccio più coerente e organizzato. Elimina la necessità di diversi fogli di calcolo Excel, che vengono passati tra manager e HR e spesso sono incompleti e scollegati tra loro. Invece, un buon sistema di gestione delle prestazioni fornisce un posto centrale dove le informazioni possono essere memorizzate e rese facilmente accessibili. È facile controllare ciò che è stato discusso e concordato, aggiornare in modo continuativo le informazioni e fornire uno strumento prezioso per i responsabili che hanno bisogno di tenere traccia dei progressi del loro team.

I train manager lo rendono un processo a due vie

Le valutazioni possono talvolta essere una via a senso unico, con il manager che prende il comando e si concentra sul dare un feedback sulle prestazioni dell’anno passato. La chiave di un processo più coinvolgente e produttivo sta nell’incoraggiare i manager a farne un vero dialogo, dove i dipendenti possono dare la loro prospettiva e condividere le loro idee per portare le prestazioni al livello successivo. Prova ad utilizzare domande aperte che possano incoraggiare a pensare in termini di spostamento verso un processo più dinamico e potente, in cui i dipendenti stanno assumendosi la responsabilità della propria performance e sviluppo e dove gli obiettivi individuali e organizzativi siano più allineati.

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