Perché a volte le aziende sono riluttanti nell’investire in tecnologia per le HR?
Nonostante i costi di un software HR si siano abbassati radicalmente negli ultimi anni, molte organizzazioni oppongono resistenza ai cambiamenti tecnologici e continuano a gestire i dati delle risorse umane con documenti cartacei, excel o vecchi sistemi fatti in casa. Può risultare molto frustrante per chi lavora nelle risorse umane doversi adattare a sistemi antiquati che causano incredibili sprechi di tempo ed un significativo calo della produttività.
Abbiamo voluto riflettere sui 3 imperativi di business principali che rendono evidente l’esigenza di dotarsi di un sistema per la gestione delle risorse umane in azienda.
GDPR compliance
Con la nuova legislazione in merito alla protezione dei dati personali dietro l’angolo, è più importante che mai avere il controllo delle informazioni che riguardano i dipendenti e mantenerle al sicuro. Il GDPR entrerà in vigore il 25 Maggio, imponendo l’esigenza di soddisfare numerosi requisiti tra cui una maggiore informazione ai dipendenti in merito ai loro diritti sui dati che li riguardano e maggiore enfasi sulla sicurezza e la trasparenza.
Risultare inadempienti rispetto alla nuova normativa rischia di avere importanti ricadute finanziarie sull’azienda, con sanzioni che possono arrivare fino al 4% del fatturato mondiale annuo dell’impresa.
Ma in che modo un software HR Cloud come Cezanne HR può aiutarvi ad essere compliant al GDPR?
- Più sicuro di Excel e documenti cartacei: dove sono conservati i dati HR della tua azienda? Chi può accedervi? Excel e fogli di carta sono notoriamente difficili da tenere tracciati ed al sicuro. I migliori software HR SaaS sono costruiti dedicando grande attenzione alla sicurezza, in modo da assicurare la protezione dei dati. Ciò significa che i rischi di incorrere in adempienze rispetto al GDPR si riducono e con essi la possibilità di essere sanzionati finanziariamente.
- Maggiore accuratezza: con il GDPR, le responsabilità sui dati dei dipendenti aumentano e dovrete assicurare che tutte le informazioni siano sempre aggiornate. Non è semplice se i dipendenti non hanno accesso ai dati, ma con un software HR moderno ciascun collaboratore può controllare le proprie informazioni ed aggiornarle senza che HR e manager ne perdano il controllo.
- Risposta rapida ad ogni richiesta: secondo il GDPR ciascuno ha il diritto di fare richiesta dei propri dati personali e questa richiesta deve essere soddisfatta in tempi ragionevoli. Un sistema HR consente di rispondere a questa esigenza con efficienza e senza complicazioni.
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Business più efficiente
Nel giustificare il budget per un nuovo software HR, devi chiarire che si tratta di un investimento e non di una spesa fine a se stessa e che porterà benefici a tutti, non solo alle risorse umane. Automatizzando molti dei compiti quotidiani, il software libererà tempo a manager e dipendenti per focalizzarsi su aspetti più significativi del loro lavoro.
- Migliorare l’efficienza: Gestire fogli di calcolo ed inserire dati manualmente può sottrarre molto tempo e quasi certamente non è la parte preferita del lavoro di nessuno. Processi manuali non automatizzati sono ciò che ruba più tempo alle HR; invece di perdere tempo, e di conseguenza denaro, approvando richieste di ferie, inserendo malattie ed assicurandovi che i dati siano accurati, potrete concentravi su aspetti più strategici del vostro lavoro.
- Ridurre gli errori: gli errori umani causano dati poco accurati; può essere frustrante lavorare con file excel che passano da un ufficio all’altro e non sapere mai quale sia la versione più aggiornata. Utilizzare un software HR significa avere tutti i dati centralizzati in un unico spazio, assicurando così che tutti lavorino sui dati più aggiornati e riducendo il rischio di errori.
Migliore gestione delle informazioni
Raccogliere tutti i dati dei dipendenti in un unico sistema non solo consente di risparmiare tempo e denaro, ma semplifica la gestione dei dati personali ed agevola l’individuazione di trend. Questo può avere un impatto molto positivo sull’efficienza dell’azienda, consentendo di prendere decisioni meglio informate.
Per esempio:
- C’è un trend nel andamento delle assenze durante la settimana? Qual è la ragione?
- State eccedendo con le ore di straordinario?
- Vi è un numero troppo alto di dipendenti che lascia l’azienda? Si concentrano in un dipartimento specifico?
- I dipendenti che partecipano ad un certo corso di formazione hanno performance migliori?
- Quanti dipendenti non hanno raggiunto l’obbiettivo di performance l’anno passato? Perché?
Utilizzare il software HR per individuare trend consente alla compagnia di andare alla radice dei problemi, intervenire velocemente e migliorare la produttività.
