Onboarding aziendale: come renderlo efficace

La settimana scorsa nel nostro blog abbiamo affrontato il tema dell’onboarding aziendale sottolineando l’importanza di un piano di inserimento dei neoassunti ben strutturato ed efficace.

Si tratta di un tema importante, cui vogliamo dedicare ulteriore spazio per aiutare chi si occupa di risorse umane in azienda ad individuare le strategie di avviamento migliori per i propri dipendenti.

Progettare un piano ben strutturato che funzioni, richiede che vi vengano investiti tempo e risorse, sia nella fase preparatoria che in quella di attuazione; è inutile infatti stilare fantastici decaloghi di inserimento se poi non vi è una verifica continua della messa in atto. Questo perchè avere delle strategie di onboarding preconfezionate è sicuramente utile poiché diversi aspetti saranno uguali per qualsiasi neoassunto, ma molte cose cambieranno da persona a persona, ecco perchè è bene dedicare la propria attenzione ad un nuovo arrivato nei suoi primi mesi, per assicurarsi che i piani stabiliti vengano messi in atto e per aggiustare il tiro se ci si accorge che non funzionano.

Lo scopo deve essere quello di fornire ad un nuovo arrivato tutte le conoscenze e gli strumenti necessari per svolgere bene ed in serenità il proprio lavoro; per farlo, gli aspetti da chiarire e mettere in luce sono numerosi: a partire dalle dotazioni, per far sì che fin dal primo giorno abbia a diposizione tutti gli strumenti che gli servono, per arrivare alla condivisione della cultura aziendale, passando naturalmente per la conoscenza di tutto il team.

Quanto appena detto, chiarisce come stilare ed attuare un piano di onboarding efficace non sia per nulla semplice, molti sono gli aspetti da tenere in considerazione ed ancor di più le persone da coinvolgere.

Ma ci sono alcuni piccoli aspetti organizzativi che se ben gestiti, possono semplificare il processo:

  • Prima cosa da fare è comprendere quali sono le informazioni necessarie al nuovo assunto e fare in modo che le abbia tutte a portata di mano, in modo che non debba perdere tempo e non si senta spaesato. Questo non significa sommergerlo di nozioni che dimenticherà, ma metterlo nella condizione di muoversi agilmente in azienda senza dover chiedere aiuto continuamente. Stiamo parlando di tutte le indicazioni pratiche: parcheggio, organizzazione della pausa pranzo, collocazione dei bagni, dotazioni, persone cui fare riferimento, policy… A queste si aggiungono altre informazioni altrettanto importanti legate alla cultura ed alla vision aziendale: quali sono valori ed obiettivi dell’azienda? Quali contributo può dare ciascuno?
  • Sì, ti abbiamo appena detto di dare al nuovo arrivato tutte le informazioni necessarie fin dal principio, ma questo non significa avere fretta ed aspettarsi che sia autonomo dopo i primi giorni. Abbiamo suggerito di partire dalle informazioni fondamentali proprio perchè è bene che sia un inserimento graduale in cui ogni giorno di più il neoassunto possa sentirsi parte del team e riconoscere il valore attribuito al proprio operato. Impostare un processo che non sia frettoloso, ti consente anche di aggiustare il tiro qualora qualcosa non stesse funzionando come ti aspettavi ed intervenire prima che sia troppo tardi.
  • Proprio perchè si tratta di un percorso lungo (un inserimento efficace dura dai 3 ai 6 mesi), la pianificazione deve prevedere delle scadenze in cui controllare come procedono le attività e se sia stato portato a termine quando stabilito. Darsi dei tempi è fondamentale per non sovraccaricare il nuovo arrivato ed allo stesso tempo non lasciarlo troppo a lungo in un angolo senza compiti rilevanti da svolgere. Nessuno si aspetta che ti tenga tutto a mente: cose da fare, tempistiche, persone da coinvolgere… se in azienda utilizzate un software per la gestione HR moderno, probabilmente avrà al suo interno delle funzionalità dedicate proprio all’onboarding dei neoassunti, come liste di task e notifiche per le scadenze che vi aiutino a tenere tutto sotto controllo.
  • Succede a volte che i manager o le figure senior cui viene richiesto di affiancare un nuovo collaboratore nella fase di onboarding, vivano questo processo come una seccatura ed una perdita di tempo e non vi si dedichino di conseguenza con la giusta cura. In questo modo in nuovo arrivato vivrà una senzazione di spaesamento, avrà l’impressione di essere un fastidio per le persone con cui dovrà lavorare. Devi evitare l’innescarsi di questo meccanismo, chiarendo a ciascuno il proprio ruolo e l’importanza di un piano di inserimento svolto in maniera corretta.

Si tratta solo di piccoli suggerimenti che se attuati semplificheranno l’integrazione nel gruppo del nuovo assunto, rendendolo più velocemente produttivo e coinvolto nel business.

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