Assisto a questa conversazione:
un manager ad un HR manager “Dovremmo essere quasi alla fine dei 3 mesi di prova del nuovo assunto.”
L’HR manager “Fammi controllare; in realtà si è concluso 10 giorni fa, ci è sfuggita la scadenza.”
Il manager “Ok, purtroppo sono stato molto impegnato e non ho avuto tempo di occuparmi della sua valutazione. Estendiamo di un mese il periodo di prova.”
Non è per niente strano assistere ad un dialogo di questo tipo; io per primo mi sono trovato varie volte ad ascoltare conversazioni simili: un nuovo assunto che nel periodo iniziale utilizza la sala riunioni come ufficio perchè nessuno è stato avvisato di preparargli la postazione, un manager che non riesce ad accedere ai dati del suo team perchè l’IT non gli ha ancora impostato l’account…
Tutti i casi descritti in precedenza evidenziano delle problematiche comuni. Prima di tutto, mancare di un sistema di reminder strutturato rischia di far cadere nel dimenticatoio attività importanti di fronte alle piccole problematiche quotidiane. In più si corre il rischio di far vivere una pessima esperienza iniziale alle persone inserite da poco nel team. Dopo aver affrontato le fatiche ed i costi di individuare e selezionare un candidato, si rischia poi di trasmettere un messaggio totalmente errato.
Una soluzione semplice a tutti questi grattacapi si trova nel tuo software per la gestione HR, grazie al sistema di reminder e notifiche; questa funzionalità può generare email, messaggi di sistema o SMS quando vi fossero dei dati o dei cambiamenti da comunicare.
Un tipico esempio è l’inserimento di un nuovo assunto nel database HR, in anticipo rispetto al suo primo giorno di lavoro. In questo caso le notifiche configurate faranno partire una serie di alert tra cui:
- Avviso a chi si occupa della sicurezza su nome, ruolo e dipartimento del nuovo assunto
- Avviso all’IT perchè gli configuri tutti gli account necessari
- Avviso all’office manager perchè possa preparare la postazione e le dotazioni necessarie
- In seguito, per esempio ad un paio di settimane dalla fine del periodo di prova, avviso al nuovo assunto ed al suo manager, per fissare un colloquio di confronto e valutazione.
Si intuisce come questi piccoli aggiustamenti possano fare una differenza enorme nei primi giorni in azienda di un dipendente.
Ma con un buon sistema di notifiche puoi fare molto di più: ricordare le scadenze delle visite mediche, i rinnovi della formazione obbligatoria, eventi aziendali…
Sono un grande fan dei sistemi di notifica, li considero uno dei cinque grandi benefit di un sistema HR* (sotto gli ho elencati tutti), non solo per ottimizzare le incombenze amministrative, ma anche per ridurre errori e sviste.
Il mio consiglio è di rivedere i processi aziendali per comprendere come utilizzare la tecnologia per migliorarli e rendere l’esperienza aziendale più gradevole per tutti.
*I 5 grandi benefit di un software HR:
- Self – Service
- Workflow
- Reporting
- Notifiche
- Organigrammi
Questo articolo è una libera traduzione di un intervento di Denis Barnard sul nostro blog inglese. Denis Barnard è considerato uno dei maggiori esperti nella selezione di software HR e paghe. È stato fondamentale nell’implementazione di progetti HR in svariati settori, tra cui settore pubblico, educazione, manifatturiero… Il suo ultimo libro “Selezionare ed implementare software HR e paghe” è stato acclamato da tantissimi manager HR.
