Tu e tutto il team HR quanto vi impegnate per fornire allo staff le informazioni necessarie perchè possa lavorare con efficienza?
Avete idea di quanti giorni di lavoro vengano persi ogni mese per assenze? O quanto tempo impieghiate per coprire un ruolo vacante? Molte aziende non ne hanno idea.
Queste domande ed altre simili sono un grande motivo di ansia per diversi senior manager.
Per fortuna molti dei grattacapi possono essere risolti sfruttando le funzionalità di reporting del vostro software HR.
Ma partiamo dal principio: i dati inseriti nel sistema di gestione risorse umane devono essere completi ed accurati. Sembra ovvio, ma non è così: molte organizzazioni hanno a che fare con informazioni dubbie o “grosso modo corrette”.
Le funzionalità self-service del programma (di cui vi abbiamo parlato settimana scorsa qui) rendono tutti i collaboratori responsabili dei loro dati personali, ma sono necessarie rigorose procedure di controllo su quei cambiamenti che richiedono un’autorizzazione dei manager (salari, posizioni, dipartimenti…) ed un utilizzo completo del software. Le HR hanno perso troppo tempo in passato a sistemare report che non tornano per via di omissioni o errori nella raccolta dei dati.
Un secondo punto fondamentale è che i dati siano aggiornati: se le ultime informazioni inserite su assenze o performance risalgono ad un mese fa, le statistiche che potrai estrarre saranno utili solo per analizzare il passato. Anche qui il self-service viene in soccorso perchè ciascuno ha la possibilità di aggiornare i propri dati, richiedere ferie, registrare malattie, senza utilizzare moduli cartacei che poi tocca ad un HR inserire a sistema.
Ora, è tempo di impostare i report corretti. Una volta i sistemi HR erano complessi da programmare secondo le esigenze aziendali, ad oggi per fortuna sono molto più intuitivi ed user-friendly. Riflettete bene su quali siano gli output che vi aspettate dai report, individuate gli elementi chiave ed utilizzate filtri e tutti gli altri strumenti a disposizione per arrivare al risultato desiderato. All’inizio dovrete sperimentare un po’, investite tempo e risorse nel periodo iniziale di implementazione del software per impostarlo al meglio (anche supportati dal vostro fornitore). I dati, e l’abilità di presentarli al meglio, sono una parte fondamentale del lavoro dell’ufficio risorse umane.
I report che produrrete devono permettervi di analizzare:
- compliance, ovvero monitoraggio delle opportunità offerte in azienda, che non siano discriminatorie e controllo del rispetto delle normative sulla privacy.
- andamento finanziario, salari, proposte di aumento…
- crescita delle risorse, risultati delle attività formative, valutazione delle performance, piani dic arriera…
- gestione generale, tra cui livelli di assenza, declino delle performance, problematiche interne a singoli dipartimenti…
Questi sono solo alcuni esempi delle tipologie di report che dovresti riuscire a configurare nel tuo software; una comunicazione fluida con tutti i dipartimenti aziendali ti aiuterà ad individuare le esigenze specifiche del vostro business ed offrire proattivamente le risposte migliori a dipendenti e management.
Per quanto il software possa essere intuitivo, alcuni report potrebbero essere più complessi da impostare; non esitare a chiedere aiuto al tuo fornitore, potrebbe avere a disposizione qualcosa di preconfigurato che tu non conosci da adattare alla tua esigenza con poche modifiche.
Ricorda poi che i dati sono utili a tutta l’azienda, non esserne geloso, ma rendili disponibili a tutti. È il modo migliore per dimostrare l’importanza delle risorse umane in azienda.
Ti preoccupa la sicurezza ed il rispetto del GDPR? Tutti i sistemi HR più moderni si basano su ruoli di sicurezza che vi permettono di aprire il sistema senza perdere il controllo sulla visibilità delle informazioni, consentendo a tutti di accedere solo ai dati che li interessano. Molto più sicuro (e più veloce) della condivisione di informazioni via mail o su fogli excel!
Questo articolo è una libera traduzione di un intervento di Denis Barnard sul nostro blog inglese. Con i suoi interventi, ci sta raccontando quali siano secondo lui i 5 “Big five” di un software HR, quelle funzionalità che portano dei benefici irrinunciabili:
- Self – Service
- Workflow
- Reporting
- Notifiche
- Organigrammi
Denis Barnard è considerato uno dei maggiori esperti nella selezione di software HR e paghe. È stato fondamentale nell’implementazione di progetti HR in svariati settori, tra cui settore pubblico, educazione, manifatturiero… Il suo ultimo libro “Selezionare ed implementare software HR e paghe” è stato acclamato da tantissimi manager HR.
