Software gestione Onboarding: le caratteristiche da ricercare

I sistemi per la gestione dell’onboarding aziendale ti supportano nel fornire un’esperienza coinvolgente ai nuovi assunti così che possano connettersi con la nuova organizzazione ed i colleghi fin dal primo istante in azienda.

I software per l’onboarding sono costruiti per automatizzare ed ottimizzare molti dei compiti amministrativi legati all’assunzione di un nuovo collaboratore, riducendo gli sprechi di tempo.

Senza la tecnologia a supporto, organizzare tutte le attività di inserimento di un nuovo assunto, richiede un sacco di tempo e può mettere sotto pressione tutte le persone coinvolte, dall’HR, al management, ma soprattutto il nuovo arrivato.

Chi si occupa di risorse umane sa da un pezzo che il modo in cui viene gestito l’onboarding dei dipendenti fa la differenza tra un veloce e costoso abbandono del nuovo posto di lavoro ed una relazione proficua e duratura con l’azienda. Tuttavia, molte organizzazioni ancora faticano a coinvolgere e trattenere a lungo i talenti migliori. Una ricerca di quest’anno svolta in 1000 uffici ci racconta che il 4,1% dello staff ha lasciato un lavoro nei primi sei mesi di assunzione ed il 37% ha cambiato opinione sull’azienda dopo il primo giorno. Un onboarding scadente gioca un ruolo fondamentale in questo processo.

Con così tanto da vincere (e da perdere), a cosa devi prestare attenzione quando scegli un software per la gestione dell’onboarding in azienda? Abbiamo riflettuto su alcune caratteristiche irrinunciabili.

Portali di benvenuto

Considerato il grande rischio di abbandono da parte di un neo assunto, è fondamentale che il coinvolgimento sia massimo fin dai primi momenti. I portali di benvenuto sono una funzionalità diffusa dei software per l’onboarding proprio perchè agevolano il coinvolgimento. Presentandosi come spazi informativi, assicurano una comunicazione costante ed offrono un ambiente in cui condividere informazioni indispensabili prima di entrare in azienda (data del primo giorno, indirizzo della sede, contatti principali…).

Le immagini sono probabilmente  la via più potente per entrare subito in contatto con un nuovo dipendente, per questo i portali offrono l’opzione di aggiungere foto e video: un benvenuto dall’AD, interviste ai colleghi, valori ed obiettivi aziendali…

Assicurati che sia semplice aggiungere link ed allegare documenti. Nessuno vuole ritrovarsi spaesato, senza sapere cosa aspettarsi dal nuovo ruolo, per questo il portale di benvenuto è un modo efficace per mettere a proprio agio un nuovo collaboratore.

Gestione dei compiti

Non tutte le responsabilità di onboarding sono in mano all’HR: i compiti da portare a termine sono spesso divisi tra differenti dipartimenti; l’IT ha impostato computer ed email del nuovo arrivato? Il team di finanza si è occupato dei dettagli per lo stipendio? Il line manager ha organizzato l’introduzione al team ed i primi meeting di verifica sull’andamento dell’inserimento?

Senza un software di onboarding è difficile per le risorse umane sapere chi abbia portato a termine i propri compiti e chi invece abbia bisogno di un sollecito. Le soluzioni di gestione onboarding semplificano questo aspetto grazie ad un sistema di notifiche che ricordi a tutti le attività da svolgere e le tempistiche, così che nulla venga dimenticato.

Integrazione

Per evitare che gli sforzi raddoppino, il modulo di onboarding ed il tuo software HR devono lavorare di pari passo: il nuovo assunto diventerà in breve un dipendente a tuti gli effetti, è quindi utile che le informazioni raccolte tramite il portale di benvenuto nella prima fase di inserimento, vengano automaticamente riportate nel profilo del dipendente gestito nel modulo base del software. Allo stesso modo devono funzionare gerarchie di riporto, reportistica e sistema di notifica.

Avere un sistema di onboarding che si integri facilmente con i dati HR pre-esistenti consente davvero un significativo risparmio di tempo. I software HR più moderni nascono con un portale di onboarding già integrato al loro interno, così la fonte dei dati è univoca e consente di evitare errori e duplicazioni o la presenza di dati non aggiornati.

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