Valutazioni delle Performance: possiamo fare di meglio!

Gli ultimi mesi dell’anno sono il periodo in cui molte organizzazioni pianificano o attivano il processo di valutazione delle performance dei dipendenti.

Per le risorse umane può essere un periodo sfidante e frustrante. Alcuni manager devono essere inseguiti accanitamente per far sì che dedichino il loro tempo alle valutazioni, e non comprendono perchè dovrebbero considerarla una priorità. In più arriva sempre quel momento in cui alcune valutazioni non sono andate come sperato ed alcuni dipendenti contrariati si rivolgono alle HR per contestare i feedback ricevuti o rigettare alcune decisioni in merito alle attività formative che gli è stato richiesto di svolgere.

Tuttavia, con una pianificazione attenta, è possibile ridurre molti dei grattacapi legati alla valutazione delle performance.

Cosa possono fare le risorse umane per impostare un processo destinato al successo ed assicurarsi che l’organizzazione raccolga i frutti delle conversazioni che si svilupperanno tra manager e team?

  • Aiuta manager e dipendenti a comprendere ciò che conta

Per un manager, l’idea di dover dedicare tempo a diverse valutazioni in giornate già sotto pressione, può essere spaventosa. Non è difficile da comprendere la ragione per cui spesso sia un’attività che finisce in fondo alla lista delle priorità. I colloqui di valutazione vengono pianificati per poi essere cancellati quando subentrano altre attività. Ancora, la mancanza di tempo significa che spesso le valutazioni diventano meri esercizi di stile, quiz, e non parte di qualità di un processo di valorizzazione delle risorse aziendali.

Parte del problema è la difficoltà di mostrare quanto beneficio ne può trarre il business. Fare un lavoro di preparazione antecedente l’avvio del processo aiuterà le risorse umane a costruire consapevolezza e supporto. Per i manager vanno sottolineati i benefici per l’azienda (retention, coinvolgimento, sviluppo…) e l’importanza delle valutazioni come strumenti per aumentare la produttività e l’efficienza. Per i dipendenti il focus va spostato sull’opportunità data dai colloqui di esporre i propri feedback sulle attività aziendali ed esprimere le proprie esigenze di formazione, crescita e sviluppo.

  • Assicurati che i manager abbiano le competenze necessarie

Alcune persone sembrano avere innate doti comunicative, altre invece vanno nel panico di fronte alla prospettiva di dover sostenere un colloquio con i dipendenti in cui dare feedback costruttivi e sollevare le problematiche emerse. È più semplice fare finta che i problemi di performance non esistano rispetto al dover affrontare conversazioni oneste per comprendere cosa non stia funzionando, soprattutto di fronte a dipendenti nervosi che temono conseguenze disciplinari o sulla loro carriera.

Workshop brevi dedicati ai manager possono aiutarli a costruire questa tipologia di soft skills, aprirli all’ascolto ed incentivarli a richiedere il supporto delle risorse umane quando necessario. Se attivare delle sessioni formative non dovesse essere praticabile, premuratevi di fornire delle linee guida e consigli utili. Potete inserirli direttamente sul software di gestione delle valutazioni insieme alle schede di valutazione, assicurandovi che tutti i collaboratori comprendano gli scopi del processo e di risultati attesi.

  • Incoraggia il focus su punti di forza ed opportunità di crescita

Le ricerche dimostrano che le valutazioni finiscono per rivelarsi spesso un’esperienza negativa per i dipendenti. Accade che abbandonino i colloqui con la sensazione che tutte le cose buone fatte durante l’anno siano state ignorate, lasciando dominare la conversazione da ciò che invece non ha funzionato al meglio. I colloqui di valutazione possono essere più efficaci se si sposta il focus sui punti di forza di ciascuno. Questo non significa ignorare le performance non all’altezza o i gap di competenza emersi; al contrario si tratta di aiutare i manager a far emergere ciò che le persone sanno fare al meglio incoraggiandole a dare sempre di più.

  • Sottolinea l’importanza di una comunicazione costante

I feedback sono per sempre, non solo per natale; è uno dei messaggi principali che le risorse umane devono cercare di trasmettere a proposito delle valutazioni delle performance. Certo, il colloquio di valutazione annuale fornisce un momento di confronto importante per guardare a ciò che è stato ottenuto, comprendere che attività formative vadano messe in atto ed impostare obiettivi misurati per l’anno che verrà. Ma i collaboratori hanno bisogno anche di feedback costanti ed immediati sulle attività svolte. I manager devono essere incoraggiati ad organizzare check-in regolari con il team così da essere sicuri di avere tutto sotto controllo e di intervenire subito su problematiche insorgenti prima che diventino ancor più grandi e difficili. 5 minuti dedicati ad una persona per complimentarsi di un lavoro ben svolto, o analizzare cosa può essere migliorato, a volte hanno effetti migliori di un lungo colloquio formale durante il quale potrebbe essere difficile ricordare esempi concreti di ciò che è accaduto durante tutto l’anno.

  • Lascia che sia la tecnologia a faticare per te

Le valutazioni generano una grande quantità di dati utili che le risorse umane posso estrarre ed utilizzare per il succession planning, i piani di formazione, e le strategie di sviluppo della forza lavoro. Sono una miniera di informazioni valide in merito alle aspirazioni individuali ed alle competenze, utili per prendere decisioni di business informate. Ma le informazioni intrappolate in form cartacei, i dati non confrontabili, non sono affatto utili. Sai di avere a disposizione informazioni potenzialmente preziose, ma non sai come estrarle, confrontarle e trarne beneficio.

Un buon software HR di valutazione delle performance può supportarti rendendo il processo più trasparente, consistente ed ottimizzato per tutte le persone coinvolte. In più fornisce uno spazio centralizzato, facilmente accessibile in cui conservare i dati, confrontarli ed analizzarli per studiare strategie di gestione delle risorse umane efficaci.

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