Gestione delle Performance: i primi passi

In un periodo in  cui le aziende sono spesso sotto pressione per la competitività del mercato, è vitale assicurarsi che il team operi al suo massimo. I datori di lavoro hanno bisogno che i loro collaboratori siano agili, adattabili, produttivi ed in grado di gestire cambiamenti costanti. Tutti gli studi in ambito HR dimostrano una correlazione tra alti livelli di performance, collaboratori coinvolti e colloqui di feedback regolari.

Non avete ancora attivato un processo di gestione delle performance formale o pensate che quello utilizzato non sia più all’altezza? Vediamo qual è il modo migliore per avviare un processo di valutazione del personale efficace.

  • Definire gli obiettivi

È fondamentale essere perfettamente chiari in merito agli obiettivi di base di un programma di gestione delle performance, sia esso nuovo o da rinnovare.

Il progetto è guidato dall’esigenza di raggiungere specifici risultati finanziari o di vendite? Vi serve di supporto al miglioramento del customer service? Si tratta di assicurarsi che il team sia quanto più produttivo possibile o che sfrutti al meglio tutte le sue competenze ed il suo potenziale? O magari il vostro obiettivo è migliorare la retention ed ottenere un coinvolgimento maggiore?

Potreste avere un unico scopo, o molteplici, il quadro sarà differente per ogni azienda, ma la chiave del successo è avere ben chiaro che cosa ci si aspetta dalla valutazione del personale e come si leghi a tutti gli obiettivi  strategici di business.

  • Comunicare chiaramente

I dipendenti aziendali potrebbero non saltare per la gioia all’annuncio che verrà introdotto un sistema di valutazione delle performance; probabilmente andranno in apprensione ritenendo che l’azienda si aspetti molto di più da loro, o avranno il timore di venire puniti per ogni errore od ogni progetto che non avanza al ritmo stabilito. Anche il management potrebbe avere dei dubbi e considerare il processo di valutazione solo una perdita di tempo da aggiungere al carico di lavoro quotidiano. Una comunicazione chiara  e regolare è la chiave. Assicurati che ognuno abbia chiara la ragione per cui la gestione delle performance è considerata una priorità, come si svolgerà nella pratica e cosa significherà per ciascuno personalmente. Siate chiari se pensate di unire i risultati delle valutazioni ad aumenti salariali o possibili promozioni. Se ci aspettiamo che le persone giochino un ruolo entusiastico nel processo, dobbiamo mostrare la massima chiarezza e trasparenza.

  • Formare il management

Mai dare per scontato che i manager abbiano le competenze per gestire correttamente il processo  e che sappiano dare feedback in maniera efficiente. Probabilmente avranno bisogno di formazione, se non di training individuale per autarli a sviluppare capacità e fiducia. Organizzare workshop interni è un ottimo modo per sottolineare l’importanza attribuita alla valutazione delle performance ed i benefici che apporterà a ciascuno. Assicurati che i manager comprendano tempi e meccanismi della gestione delle performance, ma anche che riescano ad apprezzare i feedback costanti come parte integrante della relazione con il loro team e non come qualcosa che avviene solo in fase di valutazione. Crea delle situazioni in cui fare pratica, anche, e soprattutto, nel caso di feedback negativi da dare.

  • Utilizzare la tecnologia

I software per la gestione delle performance possono essere di grande aiuto nell’ottimizzare i processi di valutazione, per esempio, ricordando al management le scadenze che si avvicinano ed assicurando quindi che il processo sia portato a compimento. Tutti i form che devono essere compilati possono essere distribuiti rapidamente online, assicurando che sia manager che dipendenti si presentino alle conversazioni preparati, invece di portare avanti colloqui in cui nessuno sa in anticipo quali siano le tematiche da affrontare. I sistemi per la valutazione dei dipendenti inoltre forniscono uno spazio centralizzato in cui conservare in maniera sempre accessibile le informazioni in merito a ciò che è stato discusso e concordato. Insomma, la tecnologia non vi sostituirà ai colloqui, ma assicurerà che il processo sia consistente evitando confusioni o dispute in merito agli obiettivi stabiliti, le tempistiche, la formazione concordata…

Se è la prima volta che implementate un sistema di gestione performance, potreste considerare di avviare un piccolo progetto pilota per tastare il terreno. Vi aiuterà ad individuare rapidamente ogni problematica ed ad intervenire per aggiustare il tiro. È anche un’ottima occasione per verificare se la formazione fornita abbia dato i suoi frutti o se vi siano aree in cui i manager hanno ancora bisogno di supporto. Dopo ogni ciclo di valutazione è fondamentale prendersi del tempo per analizzarlo e verificare come proceda l’intero processo e condividerne i risultati con tutte le persone coinvolte. Le organizzazioni cambiano continuamente, il processo di gestione performance e gli strumenti a sostegno devono avere la flessibilità necessaria per adattarvisi.

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