Nuovo software HR? Le regole per un avviamento di successo

Una delle sfide più grandi quando le risorse umane aziendali decidono di inserire un nuovo gestionale HR, è fare in modo che i dipendenti lo utilizzino. Le persone generalmente non amano il cambiamento e si lamentano che “Come facevamo prima funzionava benissimo” o di non avere tempo per apprendere il nuovo approccio. Troppo spesso un nuovo sistema HR viene vissuto come una forzatura, ed il team ha la sensazione che non siano stati presi in considerazione i suoi bisogni.

Se state valutando di implementare un nuovo sistema di gestione risorse umane, qual è il modo migliore per coinvolgere i collaboratori attivamente per un avviamento di successo?

Parlane per tempo

Le persone che utilizzeranno il sistema in prima persona sono le migliori per aiutarti a comprendere cosa sia necessario, cosa funzionerà e cosa invece potrà creare problemi. Coinvolgere gli utilizzatori finali fin dal principio vi farà risparmiare moltissimo tempo ed energie. Chiedi al management quali processi sottraggano il maggior tempo e quali ritengono utile automatizzare. Anche i dipendenti potranno darti indicazioni sugli aspetti più frustranti delle attività in essere e sulle modalità in cui la digitalizzazione può migliorare la loro esperienza. Coinvolgere alcuni collaboratori già nelle fasi iniziali vi consentirà di avere un gruppo pilota che possa aiutarvi a testare il sistema ed eliminare le difficoltà principali prima di aprirne l’uso a tutta l’organizzazione.

Chiedi feedback regolarmente

Non c’è nulla di più frustrante di sentirsi chiedere la propria opinione e poi non sapere più nulla sulle decisioni prese o l’avanzamento del progetto. Se coinvolgerai le persone, poi dovrai mantenerle aggiornate passo passo sull’implementazione del software e spiegare come le loro idee sono state integrate nel processo. Se invece le loro proposte non sono state accettate, spiegane le motivazioni  così che le persone non si sentano demotivate perchè il loro coinvolgimento è stato solo di facciata.

Identifica gli early adopter

Ogni team ha al suo interno gli entusiasti della tecnologia ed i “preistorici”; una volta che il software HR è pronto a partire, identifica le persone con maggiore dimestichezza con la tecnologia e coinvolgile immediatamente nel progetto. Fai in modo che siano i primi ad essere formati ed ad iniziare ad utilizzare il sistema, così che quando aprirai a tutti, potranno essere di supporto a chi dimostra meno dimestichezza. L’ideale è fare leva su quegli aspetti del sistema HR che risultano più interessanti anche per l’utente finale: tra questi vi è senza dubbio la gestione di ferie ed assenze. Per i dipendenti è fantastico poter verificare i propri residui ferie o richiedere un’assenza in pochi click, senza dover passare da moduli cartacei  e dall’ufficio risorse umane. Questo renderà tutti più ricettivi anche in merito ad altri progetti gestibili sul software.

Sottolinea i vantaggi per tutti

Se per chi si occupa di HR i benefici di un approccio più moderno e tecnologicamente avanzato sono ben evidenti, per i dipendenti sarà necessario renderlo più esplicito. Come già detto, identificare alcune funzionalità che manager e collaboratori potranno apprezzare renderà più semplice l’accettazione. Pianifica una campagna di comunicazione interna per coinvolgere tutto il team e sottolineare i vantaggi del nuovo sistema.

Crea un legame

È improbabile “affezionarsi” ad un software, ma si possono adottare alcune strategie di avvicinamento. Potreste per esempio chiamarlo con un nome che sia familiare a tutto lo staff, magari organizzando un sondaggio interno per sceglierlo. È importante anche la prima interazione che i dipendenti avranno con il sistema, la prima impressione conta. Potreste utilizzarlo per mandare un primo messaggio a tutti i dipendenti che ne incentivi il coinvolgimento. o un reminder su un imminente evento aziendale. In questo modo sarà chiaro a tutti che il nuovo sistema non è solo legato all’amministrazione del personale, ma uno spazio condiviso utile a tutti.

Comincia dalle cose semplici

Nel primo periodo non sovraccaricare i dipendenti nell’utilizzo del nuovo software. Comincia da pochi e semplici compiti, come caricare la loro foto, così che possano iniziare a prendere familiarità con il sistema e la gestione dei loro dati personali. Fornisci loro tutte le istruzioni necessarie affinché non si sentano spaesati e richiedi feedback costanti; in questo modo individuerai tempestivamente qualunque difficoltà stiano incontrando.

Condividi i successi

Se continui a notare una scarsa predisposizione del team verso la novità, cerca di individuare quei dipartimenti in cui il sistema è stato accolto con entusiasmo ed incentiva le persone che lo utilizzano con successo a parlarne agli altri. Quanto tempo ha risparmiato ogni manager nel caricamento dei dati dei dipendenti? Quanto è utile avere sempre a portata di mano il calendario di team, per progettare le attività allocando sempre le risorse corrette? I dipendenti possono essere incentivati a raccontare l’utilità di avere tutti i dati personali raccolti in un unico spazio centralizzato e sicuro, ma sempre accessibile anche quando lavorano fuori sede. Condividere questa tipologia di successi è utile anche in quelle circostanze in cui l’implementazione del software HR voglia essere estesa a più sedi o a livello globale.

Mostra fermezza

Solo utilizzando il sistema le persone possono comprenderne i benefici. Per questa ragione ogni volta che un manager ti chiederà di reperire per lui informazioni che potrebbe trovare da solo, o che un dipendente ti dirà che non gli è stato spiegato bene come utilizzare il sistema e gli devi aggiornare tu i dati personali, non cedere. Devi offrire alle persone al formazione necessaria per utilizzare il gestionale in modo proficuo e che consenta a tutti di risparmiare tempo, e questo non significa utilizzarlo al posto loro. Il vantaggio di un software HR moderno è che tutti hanno accesso a diverse funzionalità di un unico sistema da cui gestire tutti i processi legati al personale aziendale.

 

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