Autunno e malanni di stagione: gestire le assenze

L’autunno bussa alle nostre porte e con lui tutti quei piccoli disturbi stagionali che conosciamo bene: raffreddori, mal di gola, cervicale…

Per chi si occupa di gestione del personale in azienda, uno dei compiti più ardui è proprio gestire le assenze non programmate in maniera equa ed appropriata.

In molte organizzazioni, i senior manager vedono le assenze come un costo ed una questione fastidiosa che va tenuta sotto controllo. E le statistiche giustificano la loro preoccupazione: secondo l’Inps in Italia nel settore privato sono stati richiesti 16.6 milioni di giorni di malattia nel 2018, con 2.5 milioni di certificati. Il 13% del totale richiede un solo giorno di malattia.

La maggioranza dei dipendenti vuole andare a lavoro e svolgere al meglio le proprie attività. I lavoratori non hanno la tendenza ad ingigantire il proprio malessere per stare a casa, al contrario, è più probabile che si presentino al lavoro pur non stando bene, allungando i tempi di ripresa e rischiando di contagiare anche i colleghi.

Qual è il modo migliore per gestire le assenze per malattia, in modo che sia funzionale per il business, ma assicuri attenzione al benessere della forza lavoro?

Considera il quadro generale

Quanto sei informato in merito al benessere dei tuoi collaboratori? Vi sono assenze per malattia che si potrebbero evitare perchè causate dall’ambiente di lavoro? Potresti pensare di organizzare un’analisi del benessere aziendale almeno una volta all’anno per tastare il polso aziendale e comprendere se vi siano problematiche nascoste che innalzano il livello di assenze per malattia. Anche dei focus group di dipendenti possono aiutare ad andare a fondo ed individuare le ragioni di insorgenti mancanze di coinvolgimento.

Fai un buon uso dei dati

Un buon software HR contiene moltissimi dati che puoi utilizzare per analizzare le assenze. Ti può aiutare ad avere uno sguardo più completo sulle assenze per malattia, dalla loro frequenza divisa per dipendente, anzianità di servizio, dipartimento, periodo dell’anno

Il modulo di Cezanne HR specifico per la gestione assenze include dei report di monitoraggio, utili per generare delle metriche come il costo delle assenze o il Bradford Factor di ciascun dipendente; il Bradford Factor per chi non lo sapesse, è un punteggio assegnato a ciascun collaboratore basato sul numero di assenze a breve termine richieste. È utile per avere un punto di partenza qualora fosse necessario affrontare l’argomento con un collaboratore risultato troppo spesso assente. Non è raro infatti che un dipendente non sia consapevole dell’ammontare delle sue assenze, di quanto costino all’azienda e dell’impatto sui colleghi.

Contrasta le cause alla radice

I dati che estrai dal sistema HR possono far emergere diversi trend interessanti. Se dovessi individuare un numero eccezionalmente alto di assenze a breve termine in un dipartimento specifico, potrebbe trattarsi di un problema con il management di quel dipartimento o di un ambiente di lavoro poco sereno. Un numero alto di persone assenti per stress può indicare carichi di lavoro eccessivi e scadenze impossibili da rispettare, oltre alla mancanze del supporto necessario. Lo stress lavoro-correlato è una delle cause più diffuse per le assenze dal lavoro, congiuntamente a problemi muscolari.

Se riesci a comprendere cosa accade sotto la superficie potrai adottare misure per prevenire queste problematiche e supportare le persone nel modo migliore.

Forma il management

I line manager sono in prima linea nella gestione delle assenze, ma molti non sono equipaggiati degli strumenti e della formazione adeguati. Assicurati che i manager comprendano a fondo tutti i processi e le procedure per registrare e gestire le assenze, così da assicurare un approccio consistente a livello aziendale. È utile condividere il quadro generale in modo che comprendano quanto costino le assenze al business e perchè debbano essere tenute sotto controllo.

Un altro aspetto su cui il management potrebbe aver bisogno di formazione è quello dei colloqui con i dipendenti; se il livello di assenze di un collaboratore diventa inaccettabile sarà necessario parlargliene, ma alcuni manager potrebbero non avere le competenze e la sicurezza necessarie.

Adotta un approccio proattivo

Può essere preoccupante per un manager doversi confrontare con un dipendente che affronta una malattia di lungo termine; il timore è di essere indelicati o che qualcuno possa risentirsi. Assicurati che il management abbia chiaro il confine tra le problematiche che può gestire autonomamente e le situazioni in cui è opportuno rivolgersi alle risorse umane, chiarisci tutto il supporto che l’azienda può offrire. Affiancare le persone ed impostare un rientro al lavoro più morbido e graduale è la chiave per non perdere collaboratori di talento.

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