Colloqui di valutazione: perchè sono importanti e come svolgerli al meglio

Nel mondo delle risorse umane, il tema del momento è la “valutazione continua“, incontri più frequenti e regolari tra manager e team. A livello globale, un numero sempre maggiore di aziende importanti (Adobe, IBM, Deloitte…) concentra l’attenzione del proprio dipartimento risorse umane sulla costruzione di un maggiore coinvolgimento, un miglioramento della produttività ed un’organizzazione aziendale più agile.

Il passaggio alla valutazione continua delle performance acquisisce popolarità anche tra i dipendenti stessi, che sentono di trarre beneficio da un dialogo più costante con il management che influenza positivamente il loro lavoro ed i loro piani di crescita.

Una ricerca recente di Gallup sottolinea che, nei team in cui i manager forniscono feedback settimanali, anziché annuali, i collaboratori risultano:

  • soddisfatti di ricevere feedback più significativi
  • motivati nello svolgere al meglio il proprio lavoro
  • più coinvolti con l’andamento del business

Un aspetto che emerge però è che, nel passaggio dalla valutazione annuale a feedback più frequenti, se i dipendenti lo vivono positivamente, le aziende risultano spesso impacciate.

Quindi, se stai considerando di impostare un processo di valutazione più fluido, con colloqui frequenti, cosa devi fare perchè abbia successo?

Prepara l’azienda al cambiamento

Non è sufficiente limitarsi ad introdurre nuove modalità di valutazione continua delle performance e sperare che le persone l’apprezzino e ne comprendano le potenzialità. I manager avranno timore dell’aumento dei carichi di lavoro, ed i dipendenti che significhi avere qualcuno che ne controlla costantemente le attività. Le risorse umane aziendali devono assicurarsi che il management comprenda le ragioni del cambiamento e quanto questo possa essere motivante per i collaboratori e quanto li focalizzi sull’obiettivo comune.

D’altro canto, i dipendenti devono essere rassicurati: non si tratta di avere il management che monitora costantemente il tuo lavoro, ma di un’opportunità per un dialogo più efficace e per ottenere un miglior supporto nell’affrontare le sfide professionali e raggiungere gli obiettivi fissati. Si tratta di aiutare tutti ad avere un cambiamento di approccio e di mentalità.

Forma il management

Non dare per scontato che i manager sappiano adattarsi al nuovo modello più fluido. Chi è sempre stato abituato a modalità maggiormente autocratiche dovrà essere guidato nel passaggio ad uno stile “coaching”; chi viveva la valutazione delle performance come un esercizio di riempimento di questionari, faticherà a dare fin da subito feedback utili: si cercano di evitare quei colloqui in cui riportare esiti negativi, così come si teme che feedback molto positivi creino aspettative irrealistiche.

Il passaggio alla valutazione delle performance continua, può avere successo solo se i manager coinvolti riescono a dare il giusto supporto ai dipendenti (e ne ricevono altrettanto dalle HR) e se hanno allenato le necessarie competenze relazionali per avere dialoghi onesti e sereni.

Crea una strada a doppio senso

Le risorse umane devono essere molto attente nel chiarire che i check-in valutativi informali sono, per loro natura, colloqui a doppio senso. Il management deve essere incoraggiato all’ascolto attento, così che i dipendenti vivano i colloqui più frequenti come un’opportunità per parlare delle sfide che affrontano e chiedere sostegno. È un’ottima occasione perchè ciascuno possa esprimere le proprie idee ed i propri suggerimenti su come migliorare il proprio lavoro e sui progetti in cui si desidera essere coinvolti.

Uno dei vantaggi dei check-in informali è che si svolgono “real-time” fornendo l’occasione per complimentarsi immediatamente dopo un successo o per intervenire tempestivamente qualora vi fossero delle problematiche. Con le valutazioni delle performance annuali è complesso tenere a mente per l’occasione del colloquio ogni cosa accaduta durante l’anno.

Dota le persone degli strumenti necessari

I Software HR possono essere di grande utilità nel superamento delle sfide associate alla valutazione continua e nel rendere i colloqui abituali parte integrante del processo valutativo. Sistemi come Cezanne HR, per esempio, forniscono un modo veloce e semplice per registrare i risultati dei colloqui e gli obiettivi stabiliti, così che tutti in azienda siano allineati. Le schermate sono disegnate per facilitare modalità di lavoro più collaborative e fornire una cornice per far sì che le conversazioni siano più utili e coinvolgenti di un semplice questionario. Le notifiche possono essere impostate affinché i partecipanti siano allertati quando è tempo di un nuovo colloquio o si avvicina una scadenza.

Agisci secondo ciò che è stato concordato

Non c’è niente di più frustrante per un collaboratore che vedersi offrire in sede di colloquio un’opportunità formativa o la crescita in un nuovo ruolo, e non sentirne poi più parlare perchè cadute nel dimenticatoio. Se il management non agisce secondo quanto concordato, i dipendenti perderanno fiducia nel dialogo con i loro responsabili. È quindi fondamentale non fuggire dai colloqui imbarazzanti facendo promesse che non si è certi di poter mantenere. Se, per esempio, non si ha a disposizione il budget necessario per iscrivere qualcuno ad un corso formativo, deve essere chiarito; si potrà poi discutere sulle alternative da mettere in campo affinché il collaboratore possa comunque sviluppare le proprie competenze. Colloqui regolari aiutano la costruzione di una relazione serena tra manager e team, così che, quando non fosse possibile soddisfare tutte le richieste, le porte siano aperte per discussioni costruttive in merito alle altre opzioni sul piatto.

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