Quali domande porre durante i colloqui di valutazione in azienda?

La maggior parte delle organizzazioni che portano avanti un processo strutturato di valutazione dei collaboratori , è passata ormai da un sistema di valutazione annuale ad un’impostazione più periodica, che prevede diversi colloqui manager/dipendente durante il corso dell’anno. Si tratta molto spesso di check-in informali, in cui confrontarsi apertamente sull’andamento delle attività ed i progressi in merito agli obiettivi fissati. I benefici rispetto ad un unico incontro annuale sono notevoli, sia in termini di benessere dei dipendenti che di crescita del business: i collaboratori sono più motivati e coinvolti sapendo che periodicamente potranno confrontarsi con il management sul loro lavoro.

Immaginando di volersi spostare verso questo tipo di approccio, ci sono alcune regole fondamentali da tenere a mente durante la pianificazione del colloquio e delle domande da porre al dipendente:

  • Ricordati lo scopo del colloquio e assicurati che le domande siano pertinenti.
  • Prediligi le domande a risposta aperta, che incentivino il dialogo. Domande che richiedono un solo sì o no come risposta non agevolano la conversazione.
  • Assicurati che le domande siano chiare e concise: domande ambigue ti forniranno risposte altrettanto ambigue.

La qualità dei colloqui di valutazione dipende dalle domande che poni, dal modo in cui le poni, dalle tue reazioni alle risposte ricevute e dal modo in cui imposterai l’incontro. Questo fa la differenza tra un vero leader ed un manager frustrante.

Certo, ogni colloquio, e quindi le domande da porre, va impostato sulla base del collaboratore che si ha di fronte, le sue responsabilità e la sua posizione all’interno dell’organizzazione. Ma ci sono alcune domande tipiche che dovresti includere nei tuoi incontri, riferite e tre aree chiave: costruzione della relazione, priorità a breve termine, obiettivi di lungo termine.

Costruzione della relazione

Anche se parte di un processo di valutazione delle performance strutturato, i colloqui di check-in funzionano meglio se il tono utilizzato è informale e supportivo; i dipendenti non devono sentirsi giudicati, si tratta di momenti che offrono l’opportunità ai manager di costruire e mantenere una relazione produttiva con il team. Per questo è utile porre alcune questioni che non si legano strettamente al lavoro od alle performance, ma che aiutano a rilassare il tono della conversazione.

  1. Come stai?
  2. Hai passato un buon weekend?
  3. Sei poi andato/ hai poi fatto…? (L’ideale è fare riferimento a qualche programma per il tempo libero che ti era stato raccontato nel colloquio precedente)

Priorità a breve termine

Queste domande si focalizzano sul qui ed ora; proprio perchè i colloqui avvengono di frequente (settimanalmente o mensilmente), è importante verificare cosa sia successo dall’ultimo incontro e se siano sorte nuove problematiche.

  1. Su cosa hai lavorato dalla nostra ultima conversazione?
  2. Hai raggiunto i tuoi obiettivi?
  3. Hai incontrato delle difficoltà?
  4. C’è qualcosa che posso fare per aiutarti?
  5. Quali sono i tuoi obiettivi da qui al prossimo incontro?
  6. Sono obiettivi che senti congeniali?
  7. Pensi di aver bisogno di ulteriore supporto o formazione?
  8. C’è qualcosa che ti mette in difficoltà o ti crea preoccupazione?

Obiettivi a lungo termine

La pianificazione a lungo termine è fondamentale per il benessere futuro dell’organizzazione, la retention ed il coinvolgimento dei dipendenti. Per questo è importante che i manager comprendano motivazioni ed ambizioni delle persone che lavorano con loro, e come si incastrino nella strategia di crescita aziendale. Per quanto non porrai queste domande ad ogni check-in con i dipendenti, è importante che queste tematiche vengano discusse regolarmente e che le informazioni siano condivise internamente, così da influenzare le discussioni in merito a sviluppi e piani di carriera.

  1. In base ai piani aziendali, che futuro vedi per la tua carriera?
  2. Ci sono obiettivi specifici che vorresti raggiungere nei prossimi anni?
  3. Cosa stai facendo per raggiungere i tuoi obiettivi?
  4. Come pensi che possa aiutarti l’azienda nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?
  5. Cosa posso fare io per supportarti nel tuo sviluppo professionale?

Il buon andamento dei tuoi colloqui dipende dalle domande che farai, dalla qualità delle conversazioni e da come darai seguito a quanto concordato. Con check-in frequenti, obiettivi definiti e decisioni condivise, è essenziale essere dotati degli strumenti necessari per tenere traccia di tutti i dati raccolti. Senza, è praticamente impossibile tenere traccia di quanto discusso e condiviso.

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