Pianificare le ferie natalizie con efficienza e risparmio

In qualsiasi azienda, l’ultimo periodo prima di natale si rivela spesso un incubo: le attività da portare  a termine si moltiplicano, bisogna ottimizzare i risultati per chiudere bene, pianificare l’anno seguente ed incastrare tutto con gli impegni personali che si moltiplicano (compra regali, organizza cene, pensa a dove trascorrere e festività).

Per le risorse umane aziendali la pianificazione delle ferie natalizie è, come l’estate, un grattacapo: l’esigenza di una programmazione efficace che soddisfi le richieste dei dipendenti senza essere bloccante per le attività aziendali, si scontra con la disorganizzazione: dipendenti che decidono le ferie all’ultimo minuto, altri che vogliono stare a casa a tutti i costi per smaltire il residuo entro fine anno e le richieste invece inviate per tempo ma che non sono mai state approvate e messe a calendario perché perse tra la valanga di mail o moduli che intasano le scrivanie dei responsabili.

Chiarire le regole

Tutto il personale dell’organizzazione deve avere ben chiare le policy relative alle ferie: ci sono dei giorni di chiusura aziendale durante le ferie natalizie? O viceversa giorni in cui cadono delle scadenze importanti e non si possono chiedere assenze? L’ideale è condividere le policy aziendali sul portale del vostro software HR in modo che tutti ne abbiano visibilità e possano consultarle quando ne hanno bisogno, senza dover chiedere sempre alle risorse umane, riducendo gli sprechi di tempo per tutti.

Tenere sotto controllo i residui

Sempre attraverso il vostro software di gestione del personale, potrete verificare, tramite report specifici chi arrivi a fine anno con un numero eccessivo di giorni di ferie da smaltire così da sollecitarlo ad organizzarsi in tempo ed iniziare ad utilizzarle anche prima, senza ridursi al periodo delle festività.

Snellire il processo di richiesta ed approvazione

Come detto ad inizio articolo, le richieste di assenze che non vengono gestite attraverso un processo strutturato, sono causa di enormi perdite di tempo ed insoddisfazione delle persone coinvolte, dai dipendenti ai responsabili. Se ancora non utilizzate un programma di gestione ferie ed assenze, ma solo infiniti scambi di mail, saprete bene di cosa stiamo parlando.

Attraverso un software HR invece, ciascun collaboratore accede, anche da app installata sul proprio smartphone, verifica il proprio residuo ed il calendario di team per controllare se, nelle giornate in cui vorrebbe assentarsi, vi siano già richieste dei suoi colleghi. Da lì invia la richiesta che viene inviata direttamente dal sistema al responsabile (o ai responsabili qualora fossero più d’uno) affinché l’approvi o declini.

Efficienza e risparmio

È evidente come un software possa migliorare la gestione di ferie ed assenze in azienda, riducendo gli sprechi di tempo e gli errori. Il ritorno sull’investimento, selezionando un sistema moderno e tecnologicamente all’avanguardia, risulta immediato, grazie a rapidi tempi di implementazione ed avviamento; scegliere un software come Cezanne HR, vi consentirà di essere rapidamente operativi, eliminando i costi di licenza ed i lunghi processi di implementazione. L’uso delle più moderne tecnologie Cloud ci consente di offrirvi un sistema aggiornato regolarmente senza costi aggiuntivi, accessibile anche da app mobile ed elimina i costi e le lungaggini di installare hardware in azienda.

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