Per chi si occupa di risorse umane in azienda, adottare tecnologie innovative non è sempre semplice; si tratta di andare a modificare nel profondo processi e mentalità radicati in anni di attività e che coinvolgono tutti i membri dell’organizzazione. Molto spesso a cambiare non è solo lo strumento, ma le modalità in cui vengono gestite le HR, alla ricerca di forme gestionali più strutturate ed efficienti, ma soprattutto più incentivanti e stimolanti per i dipendenti.
Ma la digital tranformation è qui e le imprese non possono più ignorarla se vogliono rimanere competitive ed al passo con i tempi. Il cambiamento incontra sempre delle resistenze; è il classico “abbiamo sempre fatto così” che frena l’innovazione. Compito delle risorse umane è mostrare tutti i vantaggi di una gestione HR che meglio utilizzi la tecnologia. Una buona comunicazione, la trasparenza su pro e contro, chiarezza su cosa ci si aspetti dai dipendenti, e sessioni formative per coloro che più incontrano difficoltà, possono fare la differenza tra un progetto fallimentare ed un’iniziativa che invece mostra fin dal principio ottimi risultati.
Ma in quali aspetti del quotidiano un dipendente ottiene veramente dei vantaggi se il dipartimento HR aziendale sceglie un gestionale innovativo?
Informazioni e Documenti
Utilizzando un software HR moderno in azienda, tutti accedono in autonomia alle informazioni che li riguardano o gli sono necessarie; in più ciascun dipendente può aggiornare i propri dati, come le coordinate bancarie, senza dover richiedere l’intervento dell’amministrazione o delle risorse umane.
Creazione e distribuzione dei documenti aziendali sono tracciate. Grazie e template pre-impostati risparmi tempo nella stesura del documento, sia una policy aziendale o una lettera di aumento, e sei certo che sia inviato in modo sicuro attraverso il sistema e ricevuto dal destinatario cui puoi richiedere firma elettronica.
Le informazioni possono essere condivise tra tutte le persone interessate attraverso portali HR in cui pubblicare news e documenti o lavorare insieme su progetti specifici.
Notifiche e scadenze
Un sistema di gestione del personale consente a tutti di essere avvisati tramite alert e reminder automatici quando vi siano documenti o attività in scadenza; in questo modo nulla di importante viene dimenticato.
Ferie ed assenze
Poiché ciascun dipendente ha un proprio accesso self-service al software HR può controllare in autonomia il proprio residuo ferie, così come inviare una richiesta di assenza o allegare un certificato di malattia. Verrà poi avvisato da alert automatici quando la richiesta verrà approvata o meno dal suo responsabile.
Allo stesso modo, semplifica la pianificazione delle ferie, consentendo a ciascuno di controllare sul calendario condiviso se altri colleghi siano assenti nel medesimo periodo.
Note spese
Perché obbligare il personale viaggiante a conservare tutti gli scontrini e registrarli per avere il rimborso una volta rientrato in azienda? È una metodologia antiquata che incorre facilmente in errori, scontrini persi e dimenticanze. Per ovviare al problema è sufficiente sfruttare la tecnologia che tutti abbiamo in tasca, lo smartphone.
Grazie a caratteristiche native dei cellulari, come fotocamera e microfono, un software per la gestione delle note spese innovativo consente di registrare le spese più rapidamente.
Attraverso la tecnologia OCR basta fotografare lo scontrino perché il sistema registri in automatico le voci di spesa necessarie a compilare la nota.
Allo stesso modo è possibile sfruttare il microfono per dettare la spesa sostenuta affinché il software la registi, mentre un assistente vocale richiede al dipendente ulteriori informazioni qualora fossero necessarie.
