Passate le prime settimane frenetiche di rientro al lavoro dopo le ferie natalizie, adesso è un buon momento per le risorse umane per pensare alle strategie con cui supportare il business lavorando più efficacemente nel 2020.
Non si tratta dei classici buoni propositi che facciamo anche a livello personale e che, quasi sempre, rimangono poi disattesi, ma l’inizio di una nuova decade fornisce comunque un’importante opportunità per definire degli obiettivi, rivedere le prassi lavorative, migliorare la produttività personale e pensare in generale a come raggiungere un livello di rendimento aziendale superiore.
Non si tratta necessariamente di apportare cambiamenti enormi; molto spesso bastano piccoli aggiustamenti alle modalità di lavoro per fare davvero la differenza.
Abbiamo qualche suggerimento per tutti coloro che vogliono ripartire con una marcia in più.
Fai solo promesse che puoi mantenere
Se fai promesse eccessive, sei destinato a fallire. Molti responsabili risorse umane sono incredibilmente impegnati: il board richiede gli ultimi report sui dipendenti, i manager bussano alla porta con problematiche disciplinari da risolvere, policy da aggiornare, colloqui da svolgere, malattie da gestire. Tutti pensano che le risorse umane abbiano la bacchetta magica per risolvere ogni situazione. Cercare di arrivare in fondo alla to-do-list non è fattibile, così come cercare di rispondere ad ogni richiesta contemporaneamente, può solo portare stress ed esaurimento. Fai un passo indietro e ripensa alle priorità, a cosa sia realistico portare a termine, a come fissare dei confini e gestire le aspettative altrui in relazione alle richieste che puoi soddisfare.
Gestisci il tempo efficacemente
Pensi di gestire al meglio il tempo lavorativo a tua disposizione? Quante interruzioni, distrazioni e piccolezze che ti bloccano subisci durante la giornata, quando dovresti dedicarti a tematiche più rilevanti? Esistono alcune trappole in cui cadiamo tutti; lasciare che le mail che ricevi governino la tua giornata, è una delle più grandi. Spegni le notifiche del tuo PC e del tuo cellulare in modo da non subire la tentazione di interrompere ciò che stai facendo ogni volta che ti arriva un nuovo messaggio. Sono pochissime le persone che hanno davvero la necessità di avere sempre un occhio attento alle email che ricevono per dare pronta risposta. Cerca di impostare un paio di momenti della giornata o pochi di più, in cui controllare la posta ricevuta e poi chiudila in modo da concentrarti e fare progressi con le attività ed i progetti più importanti della tua lista. Il multitasking è un’altra abitudine di cui liberarsi: cercare di fare troppe cose contemporaneamente confonde il tuo cervello. Il semplice concentrarsi su una cosa alla volta può fare un’enorme differenza nei tuoi livelli di produttività. Un’altra buona pratica è quella definita “Mangia la rana” (“Eat the frog” di Brian Tracy) che suggerisce di iniziare la giornata liberandosi di tutti quei compiti che pendono sulla tua testa, ma vengono costantemente rimandati, anche in funzione di attività meno importanti. Una volta tolti di mezzo questi task, il tuo tempo, le tue energie e la tua attenzione, saranno liberi per molti altri progetti importanti.
Ascolta di più
Sembra banale, ma è molto facile trovarsi impantanati nella nostra lista di cose da fare che si allunga ogni giorno di più e non prestare abbastanza attenzione alle persone che lavorano con noi ed hanno bisogno del nostro ascolto. A volte semplicemente offrire ad un manager od un dipendente che ne abbia bisogno, la nostra completa attenzione ed essere completamente aperti all’ascolto di ciò che hanno da dire, può fermare sul nascere un problema prima che diventi più grande e di difficile gestione. Significa anche individuare tempestivamente una buona idea che può avere un impatto reale sulle modalità di organizzazione del lavoro, o allo stesso tempo riconoscere il segnale che uno dei nostri migliori talenti non si sente pienamente soddisfatto ed inizia a guardarsi intorno in cerca di nuove opportunità lavorative. Ascoltare a fondo e cercare anche di intercettare ciò che non viene detto esplicitamente, ti aiuterà a costruire una comprensione più profonda delle dinamiche interne al team.
Esci dal tuo ufficio
Può accadere di trovarsi rinchiusi in una bolla di autoreferenzialità, testa bassa sul proprio pc, e perdere il senso della totalità. Alzarsi dalla propria scrivania e fare networking con altri professionisti, può fare davvero la differenza per il tuo lavoro ed il tuo impatto in azienda. Partecipare ad eventi locali o dedicati al tuo settore aziendale o ad ambiti specifici della gestione risorse umane, potrà aiutarti. Controlla le conferenze in previsione per quest’anno e pianifica la tua partecipazione, in modo da mantenerti sempre aggiornato sulle best-practice, prendere nuovi contatti ed esplorare le pratiche che potresti introdurre nella tua organizzazione. Ma non restringere il tuo network solo a chi si occupa di risorse umane: potresti essere stupito da quante idee ed ispirazioni puoi cogliere anche da chi si occupa di altro.
Non dimenticare le piccole incombenze
Se ancora non hai automatizzato le risorse umane aziendali, il 2020 è l’anno per farlo. Un buon software HR può aiutarti nel quotidiano a gestire quelle incombenze amministrative che sottraggono molto tempo, ma non vanno comunque dimenticate. Potrà per esempio aiutarti ad ottimizzare le modalità di gestione delle assenze, così come portare maggiore consistenza e trasparenza al processo di valutazione delle performance, oltre ad assicurare che venga svolto quando necessario. Un sistema che prevede funzionalità self-service consentirà ai dipendenti di accedere facilmente ai loro dati personali ed alle informazioni che li riguardano in modo che non debbano sempre chiedere all’ufficio risorse umane (interrompendone le attività).
Un gestionale risorse umane darà anche accesso ai line manager alle informazioni in merito al loro team, in modo che possano individuare facilmente le competenze da integrare ed avere conversazioni più informate con i loro team e pianificare la gestione delle risorse e dei processi. I sistemi sono evoluti molto rapidamente negli ultimi anni e ci sono ad oggi software risorse umane che propongono un ottimo rapporto qualità-prezzo e sono a disposizione per organizzazioni di qualunque dimensione e settore. Si tratta di un piccolissimo investimento se comparato ai vantaggi in termini di tempo ed efficienza.
