Come arrivare preparati ad un colloquio di valutazione delle performance

“Oh no, è tempo di colloqui con i dipendenti”

Può essere che qualche manager si sia lasciato andare a queste esclamazioni in alcuni momenti dell’anno; o, se non l’avete mai sentito, ci sentiamo di assicurarvi che l’avrà sicuramente pensato. Confrontarsi con i propri collaboratori per discutere dell’andamento delle loro performance e dei risultati raggiunti non sempre piace al management, che lo vive come uno spreco di tempo nel marasma delle attività da portare avanti ogni giorno. Ma a spaventare è anche il timore di non saper gestire la conversazione, di non riuscire a mettere a proprio agio il dipendente pur senza perdere di vista anche quegli aspetti da discutere che potrebbero non essere gradevoli, come performance in calo o obiettivi non raggiunti.

Ma la situazione può, anzi deve, cambiare. Il momento di incontro con il dipendente per la valutazione delle performance può essere un’imperdibile opportunità per instaurare un dialogo sereno con il team ed assicurarsi che ciascuno sia soddisfatto e stia esprimendo il proprio potenziale. Si tratta di un’occasione per dimostrare il proprio supporto a chi vive un momento di difficoltà e cercarvi soluzione insieme, per costruire una relazione proficua tra manager e collaboratori.

Ma cosa fare per affrontare con lo spirito giusto i colloqui di valutazione e darvi un’impostazione di successo e soddisfacente per tutti gli attori coinvolti?

Preparati

Presentarsi ad un colloquio di valutazione senza averlo preparato prima non può dare risultati ottimali; è necessario avere la giusta predisposizione per impostare un incontro proficuo, altrimenti il dipendente che ti trovi di fronte comprenderà la tua impreparazione ed il tuo disagio e si sentirà svilito. Non è sempre semplice trovare il giusto tempo per prepararsi ad un colloquio tra tutte le cose che gestiamo ogni giorno, ma è fondamentale trovare un momento prima dell’incontro per chiarirti lo scopo del colloquio, gli aspetti da affrontare con ciascun collaboratore e per prepararti alle problematiche che eventualmente potrebbe mettere in luce. Anche lo spazio in cui vi incontrerete è importante: deve essere tranquillo e mettere entrambi a vostro agio.

Imposta il dialogo

Un processo di valutazione ben strutturato deve avvalersi di procedure prestabilite e trasparenti che includano, per esempio, form da completare in precedenza ed a seguito dei colloqui per registrare quanto stabilito ed eventuali osservazioni. Nel seguire un processo rigoroso però, bisogna fare attenzione a non trasformare il colloquio in un momento poco naturale, eccessivamente rigido, mirato esclusivamente alla raccolta dei dati richiesti. Al contrario il dialogo che si crea con il collaboratore deve risultare fluido, aperto, in cui anche il dipendente si senta libero di esprimersi e far emergere le proprie esigenze o perplessità.

Guarda al futuro più che al passato

Accade di frequente che i colloqui con i dipendenti diano grande importanza al rendimento ed alle performance dell’anno precedente; domandarsi dove si possa fare meglio ed elogiare i successi ottenuti è importante, ma in un mercato che cambia sempre più rapidamente, è importante tenere sempre un occhio verso il futuro per adeguarsi ad esigenze e priorità che mutano. Dedica quindi parte dell’incontro ad analizzare la situazione in cui si trova il business oggi ed a pianificare o correggere gli obiettivi da darsi, sia sul breve che sul lungo termine; è fondamentale anche comprendere cosa si aspettino i tuoi collaboratori dal domani, quali siano le loro aspettative e le loro aspirazioni di carriera. In questo modo potrai prepararti per conciliare le volontà individuali con le necessità aziendali ed avere sempre a disposizione tutte le competenze necessarie per crescere e rimanere competitivi.

Dimostra positività

Prepararsi ad un colloquio e tendere lo sguardo al futuro, significa anche predisporsi con fare rilassato e positivo all’incontro, evitando di focalizzarsi solo sugli errori passati. Per un dipendente, infatti, uscire da un colloquio in cui si è parlato solo di ciò che non ha funzionato nell’anno passato è profondamente demotivante e non gli offre spunti per comprendere come migliorarsi e come raggiungere i nuovi obiettivi fissati. Una persona può essere consapevole delle proprie mancanze, ma conosce anche tutte le situazioni in cui ha dato il massimo ed ha raggiunto traguardi importanti: non vederseli riconosciuti non farà altro che abbatterlo. Concentrarsi con positività su ciò che è andato bene, riconoscere gli sforzi individuali, incentiverà il team a fare sempre meglio.

Non nascondere i problemi

Sembrerà in contraddizione con quanto detto poco fa, ma così non è; giusto dimostrarsi positivi ed entusiasti, ma se qualcosa non ha funzionato, è necessario parlarne e comprenderne le ragioni. Dare dei riscontri negativi non è mai semplice, preparati ad affrontare l’effetto che avrà su chi hai di fronte. Assicurati inoltre di essere chiaro e che non rimangano dubbi o zone d’ombra: porta esempi in merito agli errori riscontrati, dimostrati aperto a trovare una soluzione condivisa che porti un miglioramento e fai in modo che il collaboratore si senta compreso e supportato.

Un colloquio di valutazione porta con sé una gigantesca mole di informazioni che non devono andare perse per non rendere vano il processo di gestione delle performance. Dotarvi di un software che vi supporti nelle valutazioni dei dipendenti vi aiuterà a non perdere dati importanti, oltre ad assicurarvi che quanto concordato in fase di colloquio rimanga tracciato e tutte le persone coinvolte possano averne visibilità. Ogni persona tendenzialmente ha la volontà di dare il massimo: sentirsi coinvolto e partecipare ad un processo trasparente, non può che spingerlo a fare sempre di più.

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