Perchè le risorse umane devono essere digitali

Documenti cartacei, foglio excel e sistemi obsoleti, troppo spesso questi strumenti sono il cuore della gestione aziendale, con le risorse umane che sprecano tantissimo tempo per coordinarli. Oggi che il lavoro da remoto ha preso il sopravvento all’improvviso, è più che mai evidente che le organizzazioni non possono continuare a lavorare basandosi su questi strumenti, ma devono affidarsi a sistemi Cloud-based che consentano a tutti l’accesso alle informazioni, senza però comprometterne la sicurezza.

Vediamo qualche esempio di funzionalità che possono semplificare la gestione delle risorse umane, anche a distanza.

illustration of a hand popping out of a pile of paper

Autorizzazione ferie ed assenze

Perchè, nel 2020, abbiamo ancora bisogno di form di autorizzazione che il dipendente deve compilare per richiedere un’assenza? Le ferie sono un diritto; le uniche restrizioni sono legate a circostanze particolari, come periodi di aumento del carico di lavoro in cui è preferibile non assentarsi o figure che non possono prendere ferie contemporaneamente. Ma queste regole possono essere gestite molto meglio da un software, che dalla memoria di un responsabile.

Attraverso le funzionalità self-service dei gestionali ferie ed assenze, i dipendenti possono consultare il calendario aziendale ed i loro residui, ed inviare richiesta di assenza che viene inoltrata automaticamente al responsabile, il quale, dopo le opportune verifiche, accetta la richiesta. A questo punto è il gestionale ad aggiornare automaticamente i residui ed il calendario con la nuova assenza. In questo modo si evitano gli errori, tutte le regole aziendali sono sempre rispettate, i calendari di team aggiornati real-time.

Alle assenze, ciascun collaboratore può allegare la documentazione necessaria, come per esempio i certificati di malattia, in modo che siano disponibili in tempo reale ed archiviati anche per consultazioni future in uno spazio accessibile, ma sicuro, nel rispetto delle normative in merito alla protezione dei dati personali.

Un altro vantaggio per chi si occupa in azienda di gestire i collaboratori, è che consente di avere rapidamente a portata di mano report in merito alla quantità di ferie accumulate da ciascun collaboratore, così da comprendere quando e se sollecitare qualcuno a prendersi alcuni giorni di assenza.

Gestione delle performance dei dipendenti

In questo periodo, non facciamo riferimento solo alla consueta valutazione annuale, ma anche a check-in più frequenti tra manager e team sull’andamento delle attività. Accade infatti che si creino periodi di forte stress, in cui le persone possono sentirsi smarrite perchè gli obiettivi cambiano ancor più rapidamente e con essi le attività prioritarie per il business. Confrontarsi con periodicità consente di rimanere tutti allineati, raggiungere insieme i risultati attesi e far sì che tutti si sentano utili e non abbandonati a svolgere attività di cui non comprendono il senso. Avere a disposizione un software di gestione performance vi aiuterà a tenere traccia dei colloqui con i collaboratori e di quanto viene stabilito, così da mantenere una comunicazione trasparente e lineare.

Organizzazione

Non essere insieme fisicamente in un unico ufficio, significa anche incontrare maggiori difficoltà nel reperire le informazioni necessarie; prima magari chiedevi al tuo vicino di scrivania, che in modo informale faceva una chiamata al suo responsabile e ti trovava rapidamente la risposta che cercavi. Ora è necessario avere chiaro chi sia il referente giusto per ogni diversa situazione in modo da rivolgersi a lui direttamente, senza sprechi di tempo. Per questo avere un sistema online che renda consultabile da tutti l’organigramma aziendale sempre aggiornato, diventa uno strumento importante per semplificare la comunicazione ed il reperimento dei dati.

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