Chi lavora nelle risorse umane si trova spesso nella posizione non invidiabile di affrontare richieste provenienti da molte direzioni. Bilanciare gli obblighi legali e di conformità, le attività di supporto al management e le richieste dei dipendenti, non è facile, soprattutto se queste richieste non sono allineate.
Allora, cosa fare quando vi sentite sopraffatti e non sapete da dove cominciare? La creazione di una gerarchia che determini la modalità di assegnazione delle priorità alle attività e alle richieste è essenziale per chi si occupa di gestione delle risorse umane.
Quali sono le cose da fare?
I compiti che devono rimanere sempre una priorità per le risorse umane sono quelli che rientrano nella categoria “legale e conformità”. Sebbene ogni azienda abbia una diversa propensione al rischio, stabilire e attenersi ad una linea di base per tenere il passo sulle attività legali e quelle relative alla conformità è molto importante.
In “6 modi in cui Cezanne HR può aiutarvi a migliorare i profitti“, abbiamo parlato di come l’utilizzo di un sistema HR possa aiutarti a mantenere la conformità. Il software Cloud HR di Cezanne ti consente di archiviare tutta documentazione in un luogo sicuro e in un modo facile da trovare, ti aiuta a registrare e gestire i processi e ti consente di fornire un Audit Trail, cioè un record immutabile che tiene traccia di tutte le azioni avvenute nel sistema, che l’HR può utilizzare in caso di contestazioni per questioni legali o di conformità.
Oltre a utilizzare la tecnologia, il team HR dovrebbe essere molto chiaro su chi è responsabile di cosa in termini di esigenze legali e di conformità. Assicurarsi che coloro a cui sono stati assegnati questi compiti abbiano le qualifiche giuste per completarli. Delegare a membri del personale inesperti può causare stress inutile ed errori evitabili, facendo perdere ulteriore tempo alle risorse umane.
Dare la priorità al resto …
Una volta che ti sei assicurato di operare legalmente ed in modo conforme – e questa potrebbe non essere sempre la cosa per cui il top management preme maggiormente, probabilmente supponendo che sia ovvio che ci si prenda cura di questi aspetti – devi determinare il resto della tua gerarchia delle priorità.
Può essere allora utile pensare ai compiti in termini di bisogni e valori. Cosa deve fare HR per continuare a funzionare?
Elaborazione dei cedolini paga
Se la responsabilità di elaborare le buste paga è una attività assegnata all’ufficio HR, dovrebbe essere in cima all’elenco. Se non paghi i dipendenti, non avrai più una forza lavoro… a meno che non siano volontari. Quindi, il “giorno di paga” dovrà sempre avere una priorità molto alta e se i manager cercano di sottrarre risorse a questa attività, l’HR deve ricordare loro quanto l’elaborazione delle paghe sia importante.
Attività critiche per l’azienda
Le risorse umane devono anche pensare a ciò di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro. Mentre le risorse umane sono sommerse dalle richieste, devono anche pensare a tutto ciò che è fondamentale per l’azienda, come assicurarsi che un nuovo dipendente possano effettivamente iniziare a lavorare dal primo giorno. Un sistema HR con un modulo di onboarding e liste di controllo rende molto semplice soddisfare questa priorità. È importante che le risorse umane non lascino da parte le attività business critical perché non solo ciò impedirà alle persone di essere in grado di svolgere i propri compiti, ma danneggerà anche il rapporto tra HR e azienda.
Valori dell’organizzazione
Con le attività HR più urgenti ben identificate, è un po’ più facile per le risorse umane gestire la pressione a cui sono sottoposte. Essere in grado di articolare queste priorità sia per i manager che per il personale dovrebbe aiutare a proteggere le risorse umane da richieste irragionevoli. Alle richieste non essenziali potrebbero quindi essere assegnate priorità in base a quanto sono allineate con i valori dell’azienda; e lavorare con i manager aziendali per allineare regolarmente il tempo delle risorse umane ai valori della tua organizzazione dovrebbe aiutare a ridurre la pressione indesiderata sulle risorse umane.
Se, ad esempio, la tua azienda sta lavorando per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, le risorse umane possono concordare con i dirigenti di dedicare il loro tempo alle attività di coinvolgimento e ai sondaggi per misurare il successo delle iniziative collegate. O forse la tua organizzazione ha identificato i problemi ambientali come un’area di interesse e le risorse umane vogliono promuovere iniziativa green. Qualunque sia il valore su cui le risorse umane scelgono di concentrarsi, assicurati che sia fatto in condivisione con tutta l’azienda, in modo che tutti rispettino il modo in cui le risorse umane trascorrono il loro tempo.
Attività di routine
Considerazione a parte va fatta per le attività che devono essere completate regolarmente quando si elabora la propria gerarchia di priorità. Le revisioni annuali o semestrali delle prestazioni ne sono un esempio e richiedono tempo al team HR, ai manager di linea e al personale. L’utilizzo di un modulo di performance in un software HR cloud può aiutarti a gestire questo processo: scopri di più leggendo “Why Cezanne HR’s integrated module is your best choice for performance management” .
Per il bene della tua pipeline di talenti, vorrai anche dedicare un po’ di tempo alla mappatura dei talenti, capire quali competenze hai nella tua attività e pianificare come colmare eventuali lacune. Sebbene questa attività potrebbe non avere la stessa urgenza della elaborazione delle buste paga, è importante per il futuro della tua azienda e richiede di conseguenza la giusta attenzione.
Le risorse umane riceveranno sempre le richieste da tutte le aree dell’azienda; fa parte della natura del ruolo: le risorse umane sono lì per “le persone”. Ma i responsabili HR devono avere fiducia nella propria esperienza e capacità di stabilire le priorità, in modo da poter spiegare al management perché alcune attività avranno sempre più priorità rispetto ad altre e fornire una solida motivazione per una gerarchia delle priorità. Essere chiari su ciò che rientra negli obblighi “legali e di conformità”, nelle esigenze fondamentali delle risorse umane di un’azienda, nei valori che le risorse umane possono supportare attivamente e nelle attività di routine consente alla funzione HR di mantenere una posizione più credibile quando saranno trascinati in molte direzioni diverse.
