Come migliorare la gestione delle ferie: funzionalità essenziali di gestione delle assenze per ogni sistema HR

Se allunghiamo lo sguardo verso i prossimi mesi, tutti noi guardiamo all’arrivo della bella stagione speranzosi di poterci concedere un periodo di ferie. Per evitare che questo crei confusione in azienda, è opportuno verificare come funzionano i processi di gestione delle assenze e identificare cosa potrebbe essere migliorato.

In un mondo ideale, le ferie annuali sarebbero prenotate e approvate con mesi di anticipo con un perfetto equilibrio tra un livello di copertura appropriato per l’attività aziendale e la possibilità per tutti di andare in ferie quando lo desiderino. Ma non è quasi mai cosi: molto spesso assistiamo a situazioni in cui le persone richiedono un periodo di congedo con un preavviso molto breve, soprattutto ora, che si cerca di approfittare di qualsiasi allentamento delle restrizioni COVID-19. Una politica aziendale chiara può in qualche modo evitare i problemi più evidenti, come i dipendenti che prenotano viaggi costosi non rimborsabili prima che la loro richiesta di ferie venga approvata o la pianificazione di una pausa infrasettimanale che coincida con un incontro aziendale essenziale.

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Tuttavia, le policy non risolvono tutto da sole. Ciò che le fa funzionare nella pratica è un sistema HR che renda più semplice per te – e per i manager e i loro dipendenti – lavorare insieme per gestire le ferie nel miglior modo possibile.

Ecco 8 caratteristiche essenziali in un buon sistema di gestione delle assenze per gestire facilmente le ferie.

Calcolo automatico delle ferie maturate

Garantire che il maturato sia calcolato in modo equo e in tempo reale sulla base di orari di lavoro specifici, festività locali e regole aziendali (e legislazione locale) ti farà risparmiare ore di tempo e assicurerà che a tutti venga assegnata la giusta quantità di tempo libero.

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Self-service sicuro

Inutile dire che il tuo sistema delle risorse umane deve essere dotato di funzionalità self-service per i dipendenti e che l’accesso deve essere sicuro. Se i dipendenti non trovano facile controllare i loro residui ed inserire una richiesta di ferie o se si preoccupano della sicurezza dei loro dati personali, semplicemente non useranno il sistema.

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Flussi di lavoro multi-approvatore

Per alcune aziende, è sufficiente un’approvazione in un unico passaggio (o persino l’autoapprovazione). Tuttavia, se i dipendenti ricoprono più incarichi o sono coinvolti in diversi progetti o aree dell’azienda, più manager potrebbero dover approvare una richiesta di assenza, o almeno essere informati dell’assenza.

Calendario di team

Calendari condivisi rendono più semplice per i dipendenti controllare quando i colleghi siano assenti, o la presenza di eventi aziendali, in modo da pianificare le assenze per ridurre al minimo gli impatti negativi sull’attività.

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Notifiche di assenze sovrapposte

Ai manager potrebbe sfuggire la presenza di richieste di assenza in conflitto, ma il software delle risorse umane consente invece di individuarle facilmente. Ad esempio, le email di richiesta di ferie di Cezanne HR mostrano chiaramente i dettagli di eventuali assenze sovrapposte. Il sistema attiva anche le notifiche e-mail prima degli eventi di assenza, così da non restare sorpresi se qualcuno sarà assente ad una riunione del team di lunedì mattina.

Delega di approvazione

Anche i manager vanno in ferie, quindi è essenziale che il sistema delle risorse umane consenta loro di delegare le approvazioni ai loro colleghi, o risorse umane, mentre sono assenti.

Gestione dei residui

Il software delle risorse umane deve riflettere le regole aziendali in merito al residuo di ferie annuali che un dipendente può mantenere l’anno successivo e quante invece vadano consumate entro scadenza. Avere un sistema che genera report in merito al residuo di ciascun collaboratore ed al tempo rimanente per sfruttarlo, aiuterà a far sì che non ci si riduca all’ultimo per prendere le ferie, soprattutto se puoi generare rapporti che mostrano quanto tempo ciascun dipendente abbia ancora a disposizione, in modo da poterli spingere a utilizzarlo in tempo utile.

Reporting

Se non puoi misurarlo, non puoi gestirlo. Il reporting rapido, semplice e specifico è un elemento essenziale di qualsiasi sistema HR, soprattutto quando si tratta di calcolare quanti giorni di ferie i dipendenti devono ancora prenotare o concentrarsi sulle assenze di un team in particolare per capire come organizzarsi affinché le richieste di ferie siano compatibili tra loro e con le esigenze aziendali.

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